Implementing A PMO Is Often Facing Challenges. Expert Interview With Bill Dow

Bill Dow

BILL DOW is a result-oriented, industry recognized, passionate professional who has a strong background in PMO management, development methodologies, and tactical project execution.

Why you should listen to him:

Bill has successfully built several PMO’s, as well as having ran large industry impacting projects. His IT industry background spans government, health care, real estate, software, and wireless. He has strong organizational and planning skills, and focus on building customer partnerships. He has a proven track record on being able to drive strategy, vision, and be forward looking. He is also focused on staying on top of the latest project management industry trends. Through the books that he has published, he has created PMO and Project Communication tools that are used in companies all around the world.

He is the co-author of the Project Management Communication Bible. This is an 801 page reference manual, published in 2008 for Wiley publishing. It can be found on Amazon.com and consistently in the Top 100 for Project Management books.

The second book he wrote is called “The Tactical Guide for Building a PMO” . The book takes his personal experience in building and implementing PMO’s over a 10 year period and puts it into a format that is easy to read and use for any PMO Manager. This book can also be found on Amazon.com.

His third book “Project Management Communications Tools” will be release in the June 2015 timeframe. More information on this book can be found on his www.dowpublishingllc.com website in the coming weeks.

Bill is, also a part time Adjunct Professor at Bellevue College where he teaches several project management classes in the certification program. “I have a deep passion and enthusiasm for teaching and mentoring, so my work at Bellevue College is one of my great accomplishments.” – he says.

Interview:

Mirla Ferreira: Hi Bill, as an author of “The Tactical Guide for Building a PMO” book, What do you think is the highlighter obstacle to implement a PMO that really works?

Bill Dow: I think that PMO Managers throw away process to quickly. Process is a good thing, too much process is not good, but too little doesn’t work either. There is something to be said for all project managers to be managing their projects in a repeatable and consistent manner. So many PMO managers are quick to throw out process because of the growing pressures to be agile, and I would say those folks have the biggest obstacles to be successful.

Mirla Ferreira: In your opinion, what are the best benefits of PMO as a service? In what circumstances should a company choose a PMO as a service approach?

Bill Dow: PMO as a service is a brand new concept that is just starting to take off. I would say that we are far too early to have this model working consistently across companies. Companies are so different and I think this concept of PMO as a Service has a long way to go before it is proven and we see consistent results. If companies are going to go with this concept, then they would be one that are much smaller and want to have outside experts driving their end to end efforts. Still too early frankly and not yet proven.

Mirla Ferreira: For you, what is the biggest challenge that professionals have when leading an effective, value driven PMO?

Bill Dow: The challenge is around executive support. I see PMO’s fail all the time and even document it in my book with a term called the “PMO Cycle”. Basically, it states very simply, when you lose your executive support, you lose your PMO. I have seen it happen many times myself and to my PMO Manager peers. It is a way of life of this profession and something that we to live with. So, go out there and secure the support from multiple executive for the best chance of your PMO succeeding into the future.

Mirla Ferreira: Thanks Bill, it was a pleasure talking to you today”.

Share your experience implementing a PMO!

Produtos, Projetos e Estratégia. Entrevista Com Ricardo Vargas

Ricardo Vargas

RICARDO VARGAS Especialista em gestão de projetos, riscos e portfólio.

Porque devemos ouvi-lo:

Ricardo Viana Vargas é especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos. Foi, nos últimos 15 anos, responsável por mais de 80 projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 18 bilhões de dólares.

Atualmente, é diretor do Grupo de Práticas de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS, na sigla em inglês) e vive em Copenhagen, na Dinamarca. Seu trabalho tem como foco a melhoria da gestão dos projetos humanitários, de construção da paz e de desenvolvimento de infraestrutura em dezenas de países, como Haiti, Afeganistão, Iraque e Sudão do Sul.

Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de 600 mil membros e profissionais certificados em 175 países.

Ricardo Vargas escreveu doze livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 250 mil exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award e em 2011 o PMI IS CoP Professional Development Award pela sua contribuição para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos. Recebeu também o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos.

Conheça mais sobre Ricardo Vargas diretamente no seu website ricardo-vargas.com

Entrevista:

Mirla Ferreira: Olá Ricardo…. Em linhas gerais muitos responsáveis de empresas não sabem bem “por onde começar”. Qual é a sua opinião? Devemos começar por elaborar a estratégia, os produtos que suportam essa estratégia e os projetos associados? Ou pelo contrario, começamos por criar produtos que preencham uma necessidade do mercado, criamos as estratégias e logo os projetos?

Ricardo Vargas: Na minha visão a estratégia permeia todo o direcionamento. Se vc não tem uma estratégia vc não sabe nem qual projeto escolher. O grande problema das organizações é que pensar estrategicamente é abstrato e nem sempre conclusivo. Aí todos preferem pensar apenas nos projetos. Esse é o desafio permanente.

Mirla Ferreira: Segundo a sua experiencia porque é tão difícil fazer uma boa Gestão de Portfólio. Qual é o maior desafio que as empresas enfrentam nesta área?

Ricardo Vargas: É difícil por causa da falta de estratégia e pela falta de critérios claros. A disputa pelos projetos deixa de ser um assunto técnico focado em critérios claros e passa a ser uma disputa de poder onde quem é mais forte tem os projetos escolhidos…

Mirla Ferreira: Considera que a criação de um PMO na empresa ajudaria a estabelecer o equilíbrio necessário entre Produtos, Projetos e Estratégia?

Ricardo Vargas: Depende do PMO. Se for um escritório estratégico de projetos com foco em portfólio sim. Agora se for um PMO operacional esse benefício certamente não é atingido, uma vez que o foco está no cumprimento de prazos e custos.

Mirla Ferreira: Excelente. Muito obrigada pelo seu tempo, Ricardo. Foi um prazer poder conhecer a sua opinião sobre um tema tão interessante como este. Até à próxima!


Ricado Vargas – Critérios de Seleção de Projetos


Escritório de Projetos (PMO): A Ponte Entre a Estratégia Empresarial e a Gestão De Projetos

Escritório de Projetos (PMO): A Ponte Entre a Estratégia Empresarial e a Gestão De Projetos

Seleccionar e iniciar projetos é a maneira como se transforma a estratégia em ação.

Muito se fala sobre a avaliação e selecção de projetos e a importância de seleccionar projetos que estejam de acordo com a estratégia empresarial. No entanto, não é suficiente fazer uma selecção adequada, temos de garantir que o projeto tenha êxito, é aí onde reside a importância do Escritório de Projetos (PMO).

O foco do PMO é coordenar todos os programas e projetos da organização e ser o centro de excelência que suporta os gestores de projetos na implementação das funções necessárias para concluir o projeto com êxito.

Quando analisamos em detalhe o ambiente organizacional, reparamos que, a maioria das acções que executamos no dia-a-dia pertencem a algum projeto. Desde abrir uma nova filial, contratar um funcionário, adquirir um equipamento, elaborar uma proposta, quase todas as funções precisam de ser planeadas, executadas, monitorizadas e controladas. O outro tipo de acções que executamos no dia-a-dia, pertencem à área operativa, e isso requer, certamente, conhecimentos de gestão de operações.

Benefícios do PMO

Gestão da Empresa

Participar na iniciação de projetos.
Disponibilizar fundos para projectos.
Maximizar a utilização de recursos.
Aumentar e fortalecer a capacidade de governação da empresa.
Aumentar a eficiência.
Optimizar recursos financeiros.
Aumentar a satisfação do cliente através de obtenção de resultados.

Gestão de Portfolio

Optimizar a gestão de portfólio.
Coerência na prática da gestão de portfólio.
Alinhar os projetos a estratégia empresarial,

Gestão de Programas e Projetos

Suporte ao Gestor de Projetos.
Criação e recolha de métricas.
Suporte na gestão de riscos.
Relatório de desempenho.
Formação em Gestão Projetos, e competências essenciais.

Interessado na Implementação de um PMO?
Participe da nossa formação Implementação De Um Escritório De Projetos (PMO), uma formação focalizada nas técnicas para construir um PMO eficaz.

“Uma vez que a necessidade de ter um PMO se torna evidente, a tarefa mais difícil de fazer é superar as barreiras relacionadas com a sua implementação.”

Conte-nos sobre as estratégias de implementação do Escritório de Projetos (PMO) na sua empresa..