Questões Abordadas no Webinar: Pergunte Sobre Gestão de Projetos

Pergunte Sobre Gestão de Projetos


No webinar gratuito “Pergunte sobre Gestão de Projetos”, realizado no dia 26 de Maio, demos respostas a dúvidas colocadas pelos participantes.

Deixamos aqui as perguntas que foram analisadas durante a sessão:

Q1: Num ambiente de consultoria de IT onde os projetos são de âmbito fechado, prazo e preço fixo, como é que uma metodologia ágil (por exemplo Scrum) pode ser implementada?


Q2: Ao utilizar a metodologia ágil, a gestão do risco é diferente da tradicional (em waterfall)? Se sim, em que medida?


Q3: As metodologias ágeis enfatizam a redução ou eliminação de documentação desnecessária (que não acrescenta valor ao projeto). Como é que se define que documentação deve ser obrigatória?


Q4: Qual a forma mais eficiente para gestão de projetos?


Q5: A metodologia Kaizen é uma boa aposta na gestão de projetos?


Q6: De que forma se pode implementar uma metodologia como a Kaizen para gestão de projetos em pequenas empresas?


Q7: Porque uma app de Gestão de Projetos?

Nesta sessão também discutimos sobre:

  • Lições aprendidas e reuniões de retrospectiva na metodologia scrum (agile).
  • Exemplos reais de aplicação de metodologias de gestão de projetos.

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Quer melhorar o desempenho de seus negócios? Podemos ajudá-lo a implementar um processo consistente na sua empresa, utilizando as melhores práticas de gestão de projetos.

Quer aprender? Ensinamos gestão de projetos de uma forma prática. Levamos os conhecimentos de gestão de projetos da teoria à prática num projeto real. Conheça algumas das nossas formações: Preparação para a Certificação PMP®, Gestão Avançada de Projetos, The 1st Floor Challenge, Integração da Sustentabilidade nos Processos de Negócio, Implementação de um Escritório de Projetos(PMO).

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When Should An Agile Method Be Used In A Project?

When Should An Agile Method Be Used In A Project?

Agile has become very popular in the last few years. Its iterative and flexible approach is considered more and more suitable to manage information technology development projects in fast changing organizations.

There are multiple Agile software development methods that can be adopted, Extreme Programing (XP), SCRUM, Lean Development (LD) and Dynamic System Development Methodology (DSDM) are some of them. From those, SCRUM is the most popular and widely used. The Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) includes Agile methods under the Project Lifecycle definition: “Adaptive life cycles are intended to respond to high level of change and ongoing stakeholder involvement. Adaptive methods are also iterative and incremental, but differ in that iterations are very rapid (usually with a duration of 2 to 4 weeks) and are fixed in time and costs”. PMBOK ® Guide Fifth Edition, page 46.

When an Agile method should be applied to a project? In order to take that decision you may verify the following characteristics in your project:

Project size: Agile works better in small projects where you can provide small and punctual deliverables in very short periods of time in order to build gradually the final product. It is also good to use Agile in complex projects where the customer has difficulties to define the requirements or those are subject to change very frequently. You may also break a big project into smaller parts and apply Agile to manage those parts individually.

Customer / stakeholder’s availability: Agile requires high stakeholder engagement as deliverables are to be produced in very short periods of time covering multiple iterations. Stakeholders provide high-level input to produce those deliverables and they normally participate in the testing process. Collaboration between stakeholders is very important.

Project objectives and requirements: if requirements change frequently, Agile provides a flexible approach that let you prototype ideas to the customer in a fixed time-scale, allowing modifications to deliverables in each iteration. In an Agile approach requirements emerge gradually by constant feedback cycles and interaction among project participants.

Project team: in Agile, the team is empowered and self-organized to accomplish the tasks. They work in a truly cooperative environment where leaders collaborate with team members to produce the deliverables in an incremental way. It is important to take on account if the team is collocated or geographically dispersed in order to evaluate the organization and communications difficulties you may face.

Project estimation and planning: when using Agile the iterations are the planning units for your project. In every iteration, a set of activities related to certain deliverable(s) is completed. You may not get the deliverable(s) for that iteration totally correct, then you would refine them in the next iteration and so on. If planned deliverables cannot be completed within the specified iteration, functionality may be reduced or tasks may be rescheduled.

Project’s value for the Customer: verify with your client if the project results will add more value if they are accomplished incrementally, in small pieces or if his expectations will be fulfilled only when he can see a complete product.

Organization’s experience in Agile methodology: if your organization is new to Agile concepts it will take more time and effort to adopt those processes before you can apply them to a project. If that is your case, you may start talking about Agile and promote its use among your teams.

Some projects suit Agile more than others. For example. if your project’s main objective is to implement an ERP module where the supplier has a pre-defined process and detailed steps, it might be better to adopt a water fall approach. By contrast, if your project is related to a reporting system where multiple reports will serve diverse business units or it includes the deployment of a system that requires multiple iterations to be setup and tune, an Agile approach would work better.

In my next entry I’ll talk about the project manager role in Agile projects.

Are you using Agile already to manage your projects? Share your experience with us, we’ll be happy to hear from you.

A Gestão De Projetos Nos Dias De Hoje: TechDay 2013

Seguem algumas reflexões da palestra “A Gestão de Projetos nos dias de hoje”, realizada no passado 23 de Maio no evento TechDay 2013 que decorreu na Universidade Lusófona do Porto.A Gestão De Projetos Nos Dias De Hoje: TechDay 2013

Existem 8 fatores que nos dão uma visão de onde está hoje em dia a Gestão de Projetos e para onde caminha.

1. GESTÃO DE PROJETOS UMA COMPETÊNCIA DO SÉCULO XXI

Até recentemente, chegávamos a ser gestores de projeto por acidente. Éramos aqueles técnicos que, ao fazer um bom trabalho, éramos premiados com a liderança de um projeto. O problema desta abordagem é que as competências necessárias para sermos gestores de projetos bem-sucedidos nada tem a ver com as competências necessárias para sermos bons técnicos. Éramos também postos nessa nova posição sem a formação adequada. O resultado? Projetos realizados sem sucesso, noites sem dormir, e fins de semana a trabalhar.

Hoje em dia a indústria, na sua maioria, reconhece a gestão de projetos como uma profissão. Reconhece que o gestor de projetos possui um conjunto de qualidades únicas que são necessárias para o bom funcionamento organizacional. Reconhece que o gestor de projetos precisa de “soft skills”, liderança, boa comunicação, saber motivar, gerir adequadamente o seu tempo, ter conhecimentos de coaching, etc.

Vemos que nos dias de hoje existe no mercado um conjunto de certificações, tais como, PMP®, Scrum e GPM®, que dão credibilidade à gestão de projetos como uma competência separada da parte técnica.

O PMI (Project Management Institute), que tem sido o maior defensor mundial da profissão de gestão de projetos, existe desde 1969. No entanto, só agora é que começa a existir um despertar neste campo. A profissão já é considerada uma competência básica para o século XXI.

O conhecimento das boas práticas na gestão de projetos é o pilar onde se sustentam os próximos 7 fatores, sendo o primeiro deles “Equipas virtuais de trabalho”.

2 – EQUIPAS VIRTUAIS DE TRABALHO

Num mundo onde as pessoas estão a começar a exigir um nível de equilíbrio entre trabalho/vida que envolve menos viagens e mais tempo com a família, o gestor de projetos tem de aprender como trabalhar com:

  • recursos humanos distribuídos por várias zonas geográficas
  • diferentes fusos horários
  • diferentes culturas
  • diferente legislação

O gestor de projeto bem sucedido precisa de saber como usar ferramentas de colaboração de projeto e efetivamente gerir equipas virtuais.

3 – A SUSTENTABILIDADE COMEÇA COM A GESTÃO DE PROJETOS

Lala Deheinzelin, pioneira em economia criativa no Brasil, alerta frequentemente nas suas palestras para o facto de que nos dias de hoje ainda nos damos ao luxo de utilizar a palavra “Sustentabilidade” como um adjetivo, que ainda podemos “ser” ou “não ser” sustentáveis, e que isto no curto prazo irá mudar. A sustentabilidade tem de formar parte da nossa cultura.

Estamos a assistir ao facto de que a sustentabilidade na gestão de projetos é um passo evolutivo natural para esta disciplina, e que ela nos vai permitir maximizar o valor, a longo prazo, da profissão gestão de projetos. E porquê? Porque a sustentabilidade em projetos se correlaciona com a sustentabilidade da organização (pessoas, planeta, lucro, processos e produtos). Projetos sustentáveis significam uma organização sustentável.

Neste sentido, o guia de referência GPM® para a Sustentabilidade em Gestão de Projetos, contêm as boas práticas para a integração da sustentabilidade com base na metodologia PRiSM Project Management.

4 – METODOLOGIAS ÁGEIS

Metodologia Ágil é uma alternativa à gestão tradicional de projetos, normalmente usada no desenvolvimento de software. Ela ajuda às equipas de trabalho a responder à imprevisibilidade através de uma abordagem incremental e iterativa, utilizando iterações conhecidas como sprints. Dado que um sprint, é realizado numa janela de tempo muito curta (normalmente 1 mês), este tipo de metodologia serve como resposta às mudanças, que acontecem cada vez mais depressa à nossa volta.

O Scrum é a metodologia ágil mais utilizada.

5 – TRASFORMAR ESTRATÉGIA EM AÇÃO

Se seleccionar e iniciar projetos é a maneira de transformar a estratégia em ação, porque é que ainda não estamos a seleccionar os projetos mais adequados nas nossas organizações? Qual é o nível de maturidade da gestão de projetos dentro da nossa empresa? Será que os projetos que estamos a executar atualmente estão alinhados com a nossa estratégia? Será que temos projetos, para todas e cada uma das nossas estratégias? Ou será que temos estratégias sem projetos, e projetos que não estão associadas a nenhuma das estratégias?

Convém reflectir sobre o que andamos a fazer.

6 – A ÚNICA CONSTANTE É A MUDANÇA

Gestores de projetos bem-sucedidos terão de se adaptar :

  • às novas tecnologias
  • a diferentes métodos de comunicação
  • a diferentes meios de comunicação social
  • a trabalhar na internet
  • a novos formatos de hardware
  • a novas aplicações

Tudo isso vai mudar a nossa forma de gerir pessoas, projetos, clientes, organizações e informação. A mudança tem tendência a aumentar e quem abraçar as mudanças, se adaptar às novas abordagens, e estiver disposto a assumir riscos, vai colher os benefícios de sucesso.

7 – CRESCIMENTO EMPRESARIAL

Como se consegue? Construindo resultados. Como construímos resultados? Com projetos bem sucedidos.
Os quatro elementos para reflexionar na construção de resultados são:

  • A maturidade da gestão de projetos. Hoje em dia a gestão de projetos está mais madura, o que nos permite construir resultados. Não entendamos isto como que o fim justifica os meios. É necessário ter o equilíbrio entre resultados e pessoas, equilíbrio este que nos permite manter a sustentabilidade da empresa.
  • O crescimento organizado.
  • A minimização de problemas: é mais caro financiar a crise do que planear.
  • A gestão do âmbito, risco, comunicações, e recursos humanos. Tendo especial atenção aos recursos humanos, que são a componente mais difícil de gerir. Não foi colocado aqui custo nem prazo, porque estes são uma consequência direta da gestão de âmbito, risco, comunicações e recursos humanos.

8 – SUPERAR BARREIRAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Este oitavo fator foi colocado de último porque é o maior desafio na implementação da gestão de projetos na organização. Um processo consistente com a cooperação dos colaboradores, é sem dúvida um grande desafio.

O maior obstáculo? O recurso humano.
Os principais elementos? A crise e a atitude.

  • Crise → ganância, insegurança, preocupações, oportunidades, desafios. São palavras que nos vêm à mente quando falamos de crise. Infelizmente, como a ganância, a insegurança, e as preocupações falam mais alto, a crise é a desculpa para não avançarmos na direcção correta.
  • Atitude → Disciplina, responsabilidade, transparência, persistência, é o que temos de ter para conseguir superar as barreiras.

Faça parte da transformação, não seja você uma barreira na implementação!

PORQUE NÃO?

Esta é a frase que nos deveria orientar ao pensar no progresso!

Porque não estudamos gestão de projetos se é uma competência essencial no século XXI?
Porque não gerimos adequadamente projetos se a sustentabilidade começa com a gestão de projetos?
Se a selecção e iniciação dos projetos é a maneira de transformar a estratégia em ação, porque ainda não estamos a utilizar, técnicas e ferramentas de selecção de projetos na nossa empresa?
Se ter projetos bem sucedidos é a base de um crescimento empresarial, porque ainda não trabalhamos de uma forma organizada?

O que é que nos detêm?

Não pense que a gestão de projetos é só para grandes empresas. A eficácia e eficiência não têm nada a ver com o tamanho da empresa, mas sim com a forma de trabalhar.

A gestão de projetos é uma ferramenta que o ajuda a trabalhar de forma inteligente.

Agora é a sua vez. Que outro fator acha que podíamos adicionar a esta lista? Como pensa que podemos superar as barreiras que nos detêm na implementação de boas práticas na empresa?