International Project Management Day. Expert Interview With Frank Saladis

Frank Saladis

FRANK SALADIS Founder IPM Day

Why you should listen to him:

Frank P. Saladis, PMP, is a Consultant and Instructor / Facilitator within the project management profession. He is a senior trainer and consultant for the International Institute for Learning and has conducted numerous project management training seminars domestically and internationally. He is a Project Management Professional and has been a featured presenter at the Project Management Institute ® Annual Symposiums and World Congresses and many other project management events. Mr. Saladis is a graduate of the PMI Leadership Institute Masters Class and has held several positions within The Project Management Institute including President of the NYC Chapter, President of the PMI Assembly of Chapter Presidents and Chair of the Education and Training Specific Interest Group. Mr. Saladis served as editor of the internationally distributed project management newsletter for allPM.com, and is the author of “Positive Leadership In Project Management,” co- author of Value Driven Project Management with Dr. Harold Kerzner, and numerous articles about project leadership. Mr. Saladis is the originator of International Project Management Day and was recognized as PMI Person of the Year for 2006.

Interview:

Mirla Ferreira Project Managers focus their days getting projects completed on time, and within budget and scope, meaning that Project Management is a profession with a lot of accountability in organizations. What was your main idea when you created “International Project Management Day”? Why an International Project Management Day is so important for the profession?

Frank Saladis International Project Management Day was created to set aside some time to recognize the dedication and commitment project managers provide to their organizations. Many people really don’t understand the role of the project manager and how challenging that position can be. It is often referred to as ” the unappreciated profession.” project managers must provide leadership, managerial skills, and must have a strong sense of business to achieve project success. Often the work of the project manager is not properly recognized. International Project Management Day is a way of saying thank- you to the many thousands of project managers who work very hard to meet their organizations needs.

Mirla Ferreira Do you think organizations have to create a culture with a clear focus on Talent Management? In your experience, what is the most important thing when developing mentor programs for Project Managers?

Frank Saladis A few thoughts: project management training provides an individual with “life skills” such as planning, organizing, leading, managing, dealing with conflict and working with people effectively. The project manager is part of a very special group of talented individuals who understand the importance of teamwork and also in achieving business objectives. Organizations who promote project management will have a solid talent pool to support the missions and objectives and will find “talent management” to be less difficult. The truly effective project manager is adaptive to the organizations needs and can develop an effective strategy to meet the challenges of each new assignment.

When developing mentor programs for project managers it is important to emphasize the leadership aspect of the assignment. Project managers are accountable for success. They must motivate their teams, set clear direction, and focus on the big picture. Leaders create an environment of pride, respect and trust. All of these are essential for project and organizational success.

Mirla Ferreira For you .. What is the biggest challenge facing Project Managers today?

Frank Saladis There are many challenges a project manager must deal with but one of the most significant challenges is the lack of managerial support, the gap between what executives perceive to be project management and the actual project ,and the tendency of upper management ignore the processes that are put in place to manage a project effectively, such as change control. Project managers must develop the skills and capability to manage upward and work to clearly set expectations with sponsors and executive management.

IPM Day is always the first Thursday in November. Are you planing to schedule some event or activity in recognition of the Project Management Profession?

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Gestores De Projeto Treinam Com O SimulTrain®. Entrevista Com Pilar Braz

Pilar Braz

PILAR BRAZ: Learning is experience… everything else is just information.

Porque devemos ouvi-la:

Pilar Braz, psicóloga, coach, líder e facilitadora de seminários de desenvolvimento de soft skills, desde 1994. Trabalha com pessoas e equipas para o aumento da sua eficiência e satisfação pessoal, assim como, no apoio ao desenvolvimento e à mudança necessária em pessoas/equipas em organizações, para poderem lidar positivamente com os seus desafios e alcançarem com sucesso os seus objetivos.

Desde 2003 a liderar com sucesso a empresa Learning Loops Lda, especializada na formação e desenvolvimento de líderes e de equipas através de simulações de negócio e atividades action oriented. Possui mais de 6 anos de experiência de coaching de gestores de projeto e de equipas de projetos estratégicos, multi-funcionais, multi-culturais, em contexto de trabalho de projeto presencial e virtual. A Learning Loops é parceira do grupo suiço Stucki Leadership-Teambuilding e da STS, empresa especializada em e-learning e simulações para o desenvolvimento de competências de Gestão de Projetos, com quem partilha know-how sobre a aprendizagem experiencial, base de todo o seu trabalho.

Para ela: “Learning is experience… everything else is just information.”

Entrevista:

Mirla Ferreira: A utilização de técnicas de simulação é um recurso interessante na aprendizagem e muito utilizado em diversas profissões. Porque criar um simulador de projetos?

Pilar Braz: Tal como para os pilotos de aviões seria impensável pilotar um avião sem a experiência de um simulador de vôo, no qual colocam em prática tudo o que aprenderam na teoria , “apuram” competências e testam a sua capacidade de vôo em diferentes cenários também para um gestor de projetos deveria ser impensável fazerem toda a sua aprendizagem de um ponto de vista teórico e puramente cognitivo sem porem à prova as suas competências reais e sem se confrontarem com o resultado das suas decisões na prática. Tanto num caso como noutro as consequências financeiras e ao nível humano podem ser muito grandes e muito lesivas e não há a necessidade de correr tantos riscos. Todo o investimento que se pode fazer para ter gestores de projeto mais sensíveis às implicações nos mais variados indicadores de um projeto e às múltiplas consequências das suas decisões é pouco! acho que compensa largamente não os deixar apenas aprender e ganhar experiência com a realidade…

Mirla Ferreira: O que é o SimulTrain®?

Pilar Braz: O SimulTrain® é um simulador de Gestão de Projetos informático (com versão online ou desktop) que, muito à semelhança de um simulador de vôo, colmata a lacuna que existia na formação de gestores de projetos proporcionando-lhes a experiência do que vem a seguir à assinatura do charter do projeto e ao planeamento (project task breakdown, definição de flow chart, gantt chart e estudo dos recursos necessários para realizar com sucesso o projeto…), isto é, da gestão real de um projeto desde a implementação de uma determinada estratégia através da alocação dos recursos, da tomada de medidas de gestão do risco, de controlo de qualidade e da tomada de toda uma série de decisões decorrentes da realização de projetos em diferentes cenários e com graus de exigência diferentes, e veio proporcionar a oportunidade aos futuros gestores de projeto de testarem as competências adquiridas e aprenderem diretamente com o resultado das suas decisões, boas e más, sem o custo e o impacto real que estas poderiam ter se fossem tomadas num projeto real. Treina e desenvolve competências técnicas e comportamentais.

Mirla Ferreira: A simulação computacional apresenta diversas vantagens para todas as etapas de desenvolvimento de projetos. Qual é o conceito pedagógico por trás do simulador SimulTrain® que o faz tão efetivo?

Pilar Braz: Basicamente o SimulTrain® é uma ferramenta de aprendizagem experiencial, “action oriented” e “hands-on”, que envolve os participantes a um nível intelectual, emocional e fisicamente tornando a experiência de aprendizagem rica a diferentes níveis. Coloca os participantes, 4 por simulador, a funcionar como uma equipa que comunica para analisar situações e tomar decisões, negociando entre si, gerando indiretamente aprendizagens e insights ao nível dos soft skills tão essenciais para a gestão de projetos – cada elemento assume uma perspetiva e uma responsabilidade diferente no projeto: qualidade, tempo, custo ou motivação – recria o stress e a tensão real existente na tomada de decisões que são idênticas às que surgem na realidade, ditadas pelas diferentes perspetivas dos múltiplos e diferentes stakeholders.

A sua construção assentou numa investigação exaustiva realizada na universidade de Lausanne pelo Prof. Roland Sauter, fundador da STS, sobre a formação e a preparação que recebiam os gestores de projetos e sobre as lacunas, sentidas e relatadas por estes, quando se confrontavam com a responsabilidade real de gerir projetos, muitos dos quais de grande complexidade aos mais diversos níveis: humano, técnico e financeiro e de cujo resultado dependia o sucesso ou insucesso das empresas a que pertenciam.

Interessado em realizar uma Simulação de Gestão de Projetos com o SimulTrain®? A Emeteclass é parceira da STS na utilização do SimulTrain®. Inscreva-se na formação Simulação de Gestão de Projetos e venha aprender num ambiente de stress, a tomar as decisões mais acertadas de problemas que ocorrem no dia-a-dia dos projetos.

Formação Presencial e Formação Intra-empresa disponível.

A sua vez ….
Considera que o simulador de gestão de projetos é interessante como ferramenta de aprendizagem? Já utilizou o SimulTrain®? Deixe-nos aqui o seu feedback.

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When Should An Agile Method Be Used In A Project?

When Should An Agile Method Be Used In A Project?

Agile has become very popular in the last few years. Its iterative and flexible approach is considered more and more suitable to manage information technology development projects in fast changing organizations.

There are multiple Agile software development methods that can be adopted, Extreme Programing (XP), SCRUM, Lean Development (LD) and Dynamic System Development Methodology (DSDM) are some of them. From those, SCRUM is the most popular and widely used. The Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) includes Agile methods under the Project Lifecycle definition: “Adaptive life cycles are intended to respond to high level of change and ongoing stakeholder involvement. Adaptive methods are also iterative and incremental, but differ in that iterations are very rapid (usually with a duration of 2 to 4 weeks) and are fixed in time and costs”. PMBOK ® Guide Fifth Edition, page 46.

When an Agile method should be applied to a project? In order to take that decision you may verify the following characteristics in your project:

Project size: Agile works better in small projects where you can provide small and punctual deliverables in very short periods of time in order to build gradually the final product. It is also good to use Agile in complex projects where the customer has difficulties to define the requirements or those are subject to change very frequently. You may also break a big project into smaller parts and apply Agile to manage those parts individually.

Customer / stakeholder’s availability: Agile requires high stakeholder engagement as deliverables are to be produced in very short periods of time covering multiple iterations. Stakeholders provide high-level input to produce those deliverables and they normally participate in the testing process. Collaboration between stakeholders is very important.

Project objectives and requirements: if requirements change frequently, Agile provides a flexible approach that let you prototype ideas to the customer in a fixed time-scale, allowing modifications to deliverables in each iteration. In an Agile approach requirements emerge gradually by constant feedback cycles and interaction among project participants.

Project team: in Agile, the team is empowered and self-organized to accomplish the tasks. They work in a truly cooperative environment where leaders collaborate with team members to produce the deliverables in an incremental way. It is important to take on account if the team is collocated or geographically dispersed in order to evaluate the organization and communications difficulties you may face.

Project estimation and planning: when using Agile the iterations are the planning units for your project. In every iteration, a set of activities related to certain deliverable(s) is completed. You may not get the deliverable(s) for that iteration totally correct, then you would refine them in the next iteration and so on. If planned deliverables cannot be completed within the specified iteration, functionality may be reduced or tasks may be rescheduled.

Project’s value for the Customer: verify with your client if the project results will add more value if they are accomplished incrementally, in small pieces or if his expectations will be fulfilled only when he can see a complete product.

Organization’s experience in Agile methodology: if your organization is new to Agile concepts it will take more time and effort to adopt those processes before you can apply them to a project. If that is your case, you may start talking about Agile and promote its use among your teams.

Some projects suit Agile more than others. For example. if your project’s main objective is to implement an ERP module where the supplier has a pre-defined process and detailed steps, it might be better to adopt a water fall approach. By contrast, if your project is related to a reporting system where multiple reports will serve diverse business units or it includes the deployment of a system that requires multiple iterations to be setup and tune, an Agile approach would work better.

In my next entry I’ll talk about the project manager role in Agile projects.

Are you using Agile already to manage your projects? Share your experience with us, we’ll be happy to hear from you.

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Sustainability Starts With Project Management! Expert Interview With Joel Carboni

Joel Carboni

JOEL CARBONI advocate for Sustainability in Project Management

Why you should listen to him:

Joel Carboni GPM® IPMA-B® MPM® is the President of GPM Global, a project management professional development organization dedicated to the advancement of project management practices that decouple socio-environmental degradation and economic growth.

He is the author of the PRiSM project method and has over 15 years’ in project and program management, working in both the private and public sectors for organizations in Banking/Finance, Energy, Legal, Technology, as well as local government. Joel currently serves as the director of standards for the asapm (IPMA-USA).

Interview:

Mirla Ferreira: I think project management is more important now than before, one of the reasons is the responsibility that project manager has about sustainability. What is your perception about sustainability in projects? Why sustainability in projects is so important?

Joel Carboni: In the past two years, the number of Fortune 500 companies that are producing sustainabilty reports, joining the UN Global Compact and or the Global Reporting Initiative has increased dramatically. A study by KPMG in 2012 reported that 62 percent of companies polled have a strategy for corporate sustainability and between 2001 and 2010, an equity portfolio of sustainability leaders outperformed a portfolio of sustainability laggards by more than 30 percent. A similar study by Accenture stated that Sustainability is increasingly being seen as a source—even a primary source—of revenue and business growth for companies intent on becoming high-performance businesses.

I point this out because as indicated in PMI’s Pulse of the Profession, between 2010 and 2020, an estimated 15.7 Million new project management jobs will be added globally, reaching an economic impact of over $18 trillion accross seven project-intensive industries. In the same report it indicates that one of the top three steps to minimize risk is to ensure the alignment of organizational strategy with projects. If corporations are including sustainability as a part of their strategy project management needs to account for it also.

From a more altruistic perspective, our natural resources are diminishing and our population is increasing. Unless as a profession we start to take responsibility in addressing these issues through improved project practices, future generations will not be able to meet their own needs.

Mirla Ferreira: Where to start? How can we integrate sustainability and project management?

Joel Carboni: I think the key is to understand that sustainability [as a practice] is important to projects. When a product or service is conceived and translated into requirements there are social, fiscal, and environment impacts that should be measured and accounted for in terms of development, life-span, servicing, maturity of process, efficiency etc. We call this P5 or People, Planet, Profit, Process and Product.

When a PM looks at how the project and resulting product/service will impact society, the ecological environment, and the fiscal impact [both internal and external], they can more effectively plan risk and develop sustainability objectives. It is also important to understand the organization’s corporate social responsibility policies and ensure that the project aligns with them.

Mirla Ferreira: What is your vision about the future?

Joel Carboni: Sustainability in projects has, up until now, been categorized primarily under personal ethics. In the latest release of the PMI PMBOK(r) Guide, sustainability makes an entrance and the IPMA ICB 3.0 has a competency that includes sustainability elements, however I forsee that in order for sustainability to become common practice, PMs will have to look beyond the constraints of project scope and look at the bigger picture. We see signs that this is occurring more and more. As an organization, we have grown by leaps and bounds and requests for PRiSM (our methodology) have increased among some of the larger companies. From a vision standpoint, I as much as anyone who is an advocate for project management want to see a world with increased project success but with the inclusion of sustainable methods being a key factor.

To Joel Carboni “Sustainability starts with Project Management!”. I agree with him. Projects and products/services have an impact on society and environment.
What do you think? Do you integrate sustainability and project management in your organization? Share your experience.

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A Gestão De Projetos Nos Dias De Hoje: TechDay 2013

Seguem algumas reflexões da palestra “A Gestão de Projetos nos dias de hoje”, realizada no passado 23 de Maio no evento TechDay 2013 que decorreu na Universidade Lusófona do Porto.A Gestão De Projetos Nos Dias De Hoje: TechDay 2013

Existem 8 fatores que nos dão uma visão de onde está hoje em dia a Gestão de Projetos e para onde caminha.

1. GESTÃO DE PROJETOS UMA COMPETÊNCIA DO SÉCULO XXI

Até recentemente, chegávamos a ser gestores de projeto por acidente. Éramos aqueles técnicos que, ao fazer um bom trabalho, éramos premiados com a liderança de um projeto. O problema desta abordagem é que as competências necessárias para sermos gestores de projetos bem-sucedidos nada tem a ver com as competências necessárias para sermos bons técnicos. Éramos também postos nessa nova posição sem a formação adequada. O resultado? Projetos realizados sem sucesso, noites sem dormir, e fins de semana a trabalhar.

Hoje em dia a indústria, na sua maioria, reconhece a gestão de projetos como uma profissão. Reconhece que o gestor de projetos possui um conjunto de qualidades únicas que são necessárias para o bom funcionamento organizacional. Reconhece que o gestor de projetos precisa de “soft skills”, liderança, boa comunicação, saber motivar, gerir adequadamente o seu tempo, ter conhecimentos de coaching, etc.

Vemos que nos dias de hoje existe no mercado um conjunto de certificações, tais como, PMP®, Scrum e GPM®, que dão credibilidade à gestão de projetos como uma competência separada da parte técnica.

O PMI (Project Management Institute), que tem sido o maior defensor mundial da profissão de gestão de projetos, existe desde 1969. No entanto, só agora é que começa a existir um despertar neste campo. A profissão já é considerada uma competência básica para o século XXI.

O conhecimento das boas práticas na gestão de projetos é o pilar onde se sustentam os próximos 7 fatores, sendo o primeiro deles “Equipas virtuais de trabalho”.

2 – EQUIPAS VIRTUAIS DE TRABALHO

Num mundo onde as pessoas estão a começar a exigir um nível de equilíbrio entre trabalho/vida que envolve menos viagens e mais tempo com a família, o gestor de projetos tem de aprender como trabalhar com:

  • recursos humanos distribuídos por várias zonas geográficas
  • diferentes fusos horários
  • diferentes culturas
  • diferente legislação

O gestor de projeto bem sucedido precisa de saber como usar ferramentas de colaboração de projeto e efetivamente gerir equipas virtuais.

3 – A SUSTENTABILIDADE COMEÇA COM A GESTÃO DE PROJETOS

Lala Deheinzelin, pioneira em economia criativa no Brasil, alerta frequentemente nas suas palestras para o facto de que nos dias de hoje ainda nos damos ao luxo de utilizar a palavra “Sustentabilidade” como um adjetivo, que ainda podemos “ser” ou “não ser” sustentáveis, e que isto no curto prazo irá mudar. A sustentabilidade tem de formar parte da nossa cultura.

Estamos a assistir ao facto de que a sustentabilidade na gestão de projetos é um passo evolutivo natural para esta disciplina, e que ela nos vai permitir maximizar o valor, a longo prazo, da profissão gestão de projetos. E porquê? Porque a sustentabilidade em projetos se correlaciona com a sustentabilidade da organização (pessoas, planeta, lucro, processos e produtos). Projetos sustentáveis significam uma organização sustentável.

Neste sentido, o guia de referência GPM® para a Sustentabilidade em Gestão de Projetos, contêm as boas práticas para a integração da sustentabilidade com base na metodologia PRiSM Project Management.

4 – METODOLOGIAS ÁGEIS

Metodologia Ágil é uma alternativa à gestão tradicional de projetos, normalmente usada no desenvolvimento de software. Ela ajuda às equipas de trabalho a responder à imprevisibilidade através de uma abordagem incremental e iterativa, utilizando iterações conhecidas como sprints. Dado que um sprint, é realizado numa janela de tempo muito curta (normalmente 1 mês), este tipo de metodologia serve como resposta às mudanças, que acontecem cada vez mais depressa à nossa volta.

O Scrum é a metodologia ágil mais utilizada.

5 – TRASFORMAR ESTRATÉGIA EM AÇÃO

Se seleccionar e iniciar projetos é a maneira de transformar a estratégia em ação, porque é que ainda não estamos a seleccionar os projetos mais adequados nas nossas organizações? Qual é o nível de maturidade da gestão de projetos dentro da nossa empresa? Será que os projetos que estamos a executar atualmente estão alinhados com a nossa estratégia? Será que temos projetos, para todas e cada uma das nossas estratégias? Ou será que temos estratégias sem projetos, e projetos que não estão associadas a nenhuma das estratégias?

Convém reflectir sobre o que andamos a fazer.

6 – A ÚNICA CONSTANTE É A MUDANÇA

Gestores de projetos bem-sucedidos terão de se adaptar :

  • às novas tecnologias
  • a diferentes métodos de comunicação
  • a diferentes meios de comunicação social
  • a trabalhar na internet
  • a novos formatos de hardware
  • a novas aplicações

Tudo isso vai mudar a nossa forma de gerir pessoas, projetos, clientes, organizações e informação. A mudança tem tendência a aumentar e quem abraçar as mudanças, se adaptar às novas abordagens, e estiver disposto a assumir riscos, vai colher os benefícios de sucesso.

7 – CRESCIMENTO EMPRESARIAL

Como se consegue? Construindo resultados. Como construímos resultados? Com projetos bem sucedidos.
Os quatro elementos para reflexionar na construção de resultados são:

  • A maturidade da gestão de projetos. Hoje em dia a gestão de projetos está mais madura, o que nos permite construir resultados. Não entendamos isto como que o fim justifica os meios. É necessário ter o equilíbrio entre resultados e pessoas, equilíbrio este que nos permite manter a sustentabilidade da empresa.
  • O crescimento organizado.
  • A minimização de problemas: é mais caro financiar a crise do que planear.
  • A gestão do âmbito, risco, comunicações, e recursos humanos. Tendo especial atenção aos recursos humanos, que são a componente mais difícil de gerir. Não foi colocado aqui custo nem prazo, porque estes são uma consequência direta da gestão de âmbito, risco, comunicações e recursos humanos.

8 – SUPERAR BARREIRAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Este oitavo fator foi colocado de último porque é o maior desafio na implementação da gestão de projetos na organização. Um processo consistente com a cooperação dos colaboradores, é sem dúvida um grande desafio.

O maior obstáculo? O recurso humano.
Os principais elementos? A crise e a atitude.

  • Crise → ganância, insegurança, preocupações, oportunidades, desafios. São palavras que nos vêm à mente quando falamos de crise. Infelizmente, como a ganância, a insegurança, e as preocupações falam mais alto, a crise é a desculpa para não avançarmos na direcção correta.
  • Atitude → Disciplina, responsabilidade, transparência, persistência, é o que temos de ter para conseguir superar as barreiras.

Faça parte da transformação, não seja você uma barreira na implementação!

PORQUE NÃO?

Esta é a frase que nos deveria orientar ao pensar no progresso!

Porque não estudamos gestão de projetos se é uma competência essencial no século XXI?
Porque não gerimos adequadamente projetos se a sustentabilidade começa com a gestão de projetos?
Se a selecção e iniciação dos projetos é a maneira de transformar a estratégia em ação, porque ainda não estamos a utilizar, técnicas e ferramentas de selecção de projetos na nossa empresa?
Se ter projetos bem sucedidos é a base de um crescimento empresarial, porque ainda não trabalhamos de uma forma organizada?

O que é que nos detêm?

Não pense que a gestão de projetos é só para grandes empresas. A eficácia e eficiência não têm nada a ver com o tamanho da empresa, mas sim com a forma de trabalhar.

A gestão de projetos é uma ferramenta que o ajuda a trabalhar de forma inteligente.

Agora é a sua vez. Que outro fator acha que podíamos adicionar a esta lista? Como pensa que podemos superar as barreiras que nos detêm na implementação de boas práticas na empresa?

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