Introducing Itcize.org

Itcize - Resources to support non-profit organizations in their missionsWe believe that Information Technology solutions, awareness, education, and resources are valuable assets to support non-profit organizations in their missions. Enabling them to manage information, communicate, perform, account and handle various others IT related tasks, will allow them to keep growing, thus improving our society and environment: our world.

We have developed three programs:

  • Online Outreach Program: We offer tools and services to help non-profits achieve and sustain a strong web presence. Having a “web 2.0” strategy help to leverage the power of community, collaboration and collective expertise to bring great results.
  • Staff Technology Capacity Program: Training programs in Technology give conditions to reduce the lack of knowledge affecting internal staff, and create a positive environment for obtaining better results with technologic solutions.
  • Staff Project Management Capacity Program : Non-profit organizations have to understand international Project Management standards, good practices and tools, in order to be more efficient in their missions.

We provide this programs for non-profit organizations, offering to each one an average of 10.000€ in services per year. At his moment, for every 50€ in donations we can give an average of 170€ in services. But with more volunteers we can do better.

Technology can do amazing things. Non-profits are always challenged with small budgets and funds for services and programs, making IT a low priority area compared with others. Help non-profits become more productive and efficient.

ITCIZE is a fundamental part of Emeteclass’s way of doing programs that focus on creating value for our society.

Solução de Gestão Documental na Área da Construção

Implementação de uma solução de gestão documental com a finalidade de gerir o crescente fluxo de informação de um projeto complexo na área da construção.

O DESAFIO
Equipa de cerca de 150 colaboradores distribuídos em localizações geográficas distintas e mais de 550 projetos. A natureza do projeto obriga a que os colaboradores estejam distribuídos geograficamente, e dado o alto número de documentos a serem distribuídos para a pessoa correcta no tempo certo, era importante não perder o controlo da documentação emitida tanto por entidades externas como internamente. A implementação de processos automáticos de distribuição de documentos e a minimização de erros na distribuição era um factor de êxito para o projeto.

Anteriormente, os documentos eram fotocopiados para cada pessoa envolvida, e distribuídos manualmente. A empresa precisava de uma solução independente da posição geográfica, com capacidade para armazenar grandes quantidades de informação, desmaterializar documentos, e ainda, conseguir que a informação fosse distribuída correctamente e atempadamente, aumentando a produtividade dos colaboradores.

A SOLUÇÃO: BUZZSAW® COMO FERRAMENTA COLABORATIVA NO CENTRO DA ESTRATÉGIA
Foi implementada uma solução Web, que permite a constante troca de documentos entre a sede e as diferentes equipas de projeto localizadas em estaleiros de obra. Depois de ser criado o Plano de Classificação, foi preparada uma matriz de distribuição de documentos que suporta as diferentes equipas formadas para cada um dos projetos.

O processo de desmaterialização e distribuição de documentos foi estruturado através da utilização do Buzzsaw® e de ferramentas desenvolvidas internamente, com a finalidade de:

  • Enviar documentos às diferentes equipas de projeto.
  • Receber documentos das equipas de projeto diretamente na sede.
  • Automatização do fluxo de distribuição de documentos.
  • Permitir, em diversas situações, a troca de informação com empreiteiros.

BENEFICIOS
A utilização do Sistema de Informação proposto, permite a troca de informação entre a sede e as equipas de projeto de uma maneira rápida e controlada.

Redução e Optimização de Custos

  • Diminuição de custos associados a deslocações, consequente da implementação do envio electrónico de documentos.
  • Redução de custos associados à eliminação de fotocópias/impressão de documentos.

Aumento da Produtividade

  • Redução do tempo de processamento de documentos.
  • Aumento da % de produtividade dos colaboradores: menos tempo em deslocações e mais tempo para análise de documentos.

Benefícios Ambientais

  • Redução de papel: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição da emissão do papel, protegendo o ambiente.
  • Redução de CO2: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição das deslocações entre as equipas de projeto e a sede, protegendo o ambiente.

Outros Benefícios

  • Rapidez: É enviado um e-mail com links diretamente ao colaborador que está envolvido no projeto.
  • Facilidade de arquivo: O documento é armazenado automaticamente na estrutura de arquivo da organização, seguindo o Plano de Classificação da empresa.
  • Facilidade de pesquisa do documento para posterior visualização.
  • Maior controlo da documentação com a centralização do arquivo.

“As organizações estão constantemente à procura de estratégias de redução de custos. A gestão documental é uma oportunidade não só para diminuir custos mas que pode também ter efeitos ambientais positivos permitindo às empresas serem socialmente mais responsáveis”

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Autodesk® Buzzsaw® software-as-a-service (SaaS) features document, model, and data management tools to support Building Information Modeling (BIM) workflows with more secure access to project information from your desktop, web, or mobile device.

Sustainability Management as a Project Management Knowledge Area

Sustainability Management as a Project Management Knowledge AreaAn Initial Approach to Integrate Sustainability Management into the Project Management Body of Knowledge.

In a world where an ever-increasing population is demanding more and more resources, global sustainability is getting significant relevance in everything we undertake. Nowadays people involved in projects should think in a socially responsible way, making decisions which benefit not only the businesses but also the society and the environment. Governments are imposing regulations, environmental organisations and social groups are rising their hands and companies are including sustainability in their business practices as they realised they can deliver sustainable products while getting more profits. All these factors are impacting the way project managers develop their work and evaluate project constraints. In that sense, every phase in a project presents a potential opportunity for project managers to incorporate sustainability principles while moving towards delivery of sustainable products and services.

As project manager professionals, we think our profession has reached the point of maturity where sustainability management could be effectively integrated into project management practices. This approach would assure project managers will fully consider sustainability in projects as an important component throughout the project life cycle and it will also enable the delivery of sustainable outcomes. In addition, this approach complementing and reinforcing the sense of social responsibility described on it.

The main objective goes beyond the “green” wave the world is experiencing at all levels in our economies. More than “green”, the outcome of projects should be sustainable to the full extent of the concept. This is the big picture, the big challenge all project managers face today in developing solutions for a sustainable future.

Marianela Abarca, MBA, PMP. Business Consultant (Lausanne, Switzerland)
Mirla Ferreira, MBA, PMP. Emeteclass Lda (Aveiro, Portugal)