The Project Management Sustainability Calculator

“Can I see some data to back that up?” and “You can’t manage what you don’t measure.”

If I had a nickel for every time I heard these two sayings, I could at least buy a grande triple latte at Starbucks. (Possibly even a scone.) There are many tools, formulas, and calculators out there to measure sustainability?. Many of which are very good. When it comes to project management however, none quite fit. One challenge is that you can’t dictate a standard for measuring sustainability as it pertains to projects because there are no two that are the same. How then do you quantify the value of integrating sustainable methods to project delivery unless you can set baselines and develop metrics to set targets for improvement?

Our P5 Model looks at the triple bottom line from an integration standpoint. The graphic below illustrates how we correlate a project’s product and process impacts to each triple bottom line category, sub-category, and element. If this table looks familiar, it is because it is an adaptation from the sustainability checklist that was developed at the 2010 IPMA Expert Seminar ‘Survival and Sustainability as Challenges for Projects”. (Silvius 2010)

P5 Integration Graphic

A calculator for projects must have the ability to establish baselines and provide clear metrics that project stakeholders could easily digest and needed to be flexible enough to adapt to what is important to a variety of organizations and project types. Based on feedback from GPMs who are actively using our PRiSM methodology, our training providers, and course participants, we put our collective heads together and have released GPM® Calculator 1.0

Our tool, which we expect to refine and improve on a regular basis, measures the impact products (based on deliverables and objectives), processes and recourses against the eleven categories and three base bottom lines to deliver a six point rating system that can be translated into base scores. The executive dashboard (shown below) shows a simple pie chart that shows direct impact of a single project, while the two line graphs a the botttom show the measure of process and product.

P5 Dashboard

The P5 dashboard displays in real time, nine charts that measure economic, social, and environmental impact that the user defined objectives, deliverables, processess have.

P5 Dashboard

The easy to use interface, uses a six point color coded scale and custom inputs to allow for ease of use and configurability to all project sizes and types.

P5 Impact Sheet

This tool has been made available to our training partners and to our subscribed members. This measurement tool along with our partner Objective World’s xD Sustainability Manager, which uses our PRiSM methodology are just a couple of the ways that we are raising the bar.

Sustainability starts with project management!

The original article was posted in Treading Lightly and tagged with Green Project Management, Sustainabilty in Project Management, Triple Bottome Line, Project Processes, PRiSM

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O Valor da Gestão de Projetos nas Pequenas e Médias Empresas (PMEs)

O Valor da Gestão de Projetos nas PMEs(Illustration credit: Jessica Triana)
O que o impede, ainda, de utilizar as boas práticas da gestão de projetos na sua empresa?

Não pense que a gestão de projetos é só para grandes empresas. A eficácia e eficiência não têm nada a ver com o tamanho da empresa, mas sim com a forma de trabalhar. A gestão de projetos é uma ferramenta que o ajuda a trabalhar de forma inteligente.

Se está interessado em executar o seu trabalho de uma forma organizada, respeitando o âmbito, cumprindo o prazo, dentro do custo e com a qualidade desejada, é imprescindível que desenvolva um processo que lhe permita “ter o trabalho feito” de uma forma eficiente e efetiva. As pequenas e médias empresas tendem a desenvolver a ideia de que são demasiado pequenas para ter uma metodologia em gestão de projetos, desconhecendo que, independentemente do tamanho, qualquer empresa deve ter um método consistente para a realização de seus projetos, criando uma base para atingir novos níveis de produtividade.

Dada a natureza competitiva do ambiente de negócios atualmente, a necessidade de iniciar projetos que sejam rentáveis para a empresa é fundamental e esta necessidade é tão crítica, se não mais crítica em empresas pequenas como em grandes empresas.

Como a Gestão de Projetos Beneficia às PMEs?

A Gestão de Projetos é uma ferramenta que, usada corretamente, pode transformar a sua organização:

Vantagem Competitiva

Uma das vantagens competitivas mais importantes é a elaboração de propostas com informação realmente fiável em termos de análise de custos, prazo, risco e qualidade. Estimativas fiáveis e uma boa análise de impactos entre as variáveis fundamentais, beneficia o relacionamento com o cliente, fazendo-o perceber que está a fazer negócio com profissionais.
A outra vantagem competitiva, e não menos importante, tem a ver com a gestão do conhecimento dentro da sua empresa. As lições aprendidas e as boas práticas podem ser registadas pelos seus colaboradores e automaticamente serem utilizadas em novos projetos. Esta forma de trabalhar, transforma informação em conhecimento e coloca a empresa empresa num nível superior.

Seleção e Avaliação de Projetos

Uma análise de custo/benefício permitirá à sua empresa seleccionar os projetos internos que lhe tragam mais benefícios. Esta análise garante que não se iniciem projetos com custos e prazos inexequíveis, que só prejudicam o balanço financeiro da empresa, assim como, projetos que não estejam alinhados com a sua estratégia empresarial. Um projeto mal sucedido cria mau ambiente entre colaboradores, transmitindo falta de profissionalismo aos seus clientes.

Planeamento e controlo eficiente do custo e do prazo.

Dinheiro e tempo, são fatores críticos de sucesso.
Como ajuda a Gestão de Projetos?
» Na fase de planeamento permite criar estimativas fiáveis de custos e prazos, mostrando logo desde o início a rentabilidade do projeto.
» Utilizando os indicadores de custo e prazo na fase de controlo, pode avaliar como está o projeto e fazer previsões para o futuro.
» Um dos fatores mais importantes em pequenas empresas é o fluxo de caixa (cash flow), ter consciência do dinheiro que precisa ter disponível ao longo do projeto, vai-lhe permitir tomar decisões acertadas para cumprir com as suas obrigações financeiras.

Base metodológica standard que permite o crescimento empresarial.

Adopte as boas práticas na área de gestão de projetos. Não tente reinventar a roda. As boas práticas criam um clima onde todos os colaboradores falam a mesma linguagem evitando conflitos. Todos sabem o que têm de fazer e do que são responsáveis, permitindo o crescimento individual e empresarial. Uma metodologia standard dentro da empresa, facilita a melhoria contínua e ajuda a identificar e eliminar processos obsoletos que estejam ainda em vigor dentro da empresa.

A Gestão de Projetos oferece valor a empresas de qualquer tamanho, é fácil de implementar e não é preciso um grande investimento.

Como começar?

» Seleccione uma área da sua empresa onde queira aplicar a Gestão de Projetos.
» Capacite colaboradores de diferentes níveis em Gestão de Projetos e em competências essenciais como comunicação, liderança e motivação.
» Crie um PMO (Project Management Office), com a finalidade de, através de uma forma centralizada e organizada, melhorar as práticas e resultados da gestão de projetos dentro da organização.
» Crie modelos simples para serem utilizados pelos colaboradores de uma forma consistente.
» Crie métricas para medir a eficácia dos Gestores de Projetos dentro da organização.

Interesado na Gestão de Projetos?

Participe das nossas formações, focalizadas nas boas práticas da Gestão de Projetos.

Agora é a sua vez

O que o impede, ainda, de utilizar as boas práticas da gestão de projetos na sua empresa?

Skills To Succeed At Work

Skills To Succeed At Work
Today, many companies are reporting that their number one constraint on growth is the inability to hire workers with the necessary skills. – William J. Clinton

Develop soft skills not only help you achieve success in the workplace but in life. What are soft skills? What do employers look for in new employees? What soft skills we have to learn? These are frequent questions in professional environments.

Each company looks for a different mix of soft skills and experience depending on the business it’s in. Soft skills are important because they help people to do a better job, increase productivity, quality, retention and at the same time reduce stress and conflicts. Soft skills represent an indicator of job performance like hard skills. Successful people usually develop skills, attitudes and behaviour that help them to have a positive impact on the choices inside their organization.

The most common skills companies look for are:

» Ability to give, receive, accept and learn from construct criticism
» Assertiveness and negotiations,
» Creative thinking
» Effective decision making
» Flexibility, adaptability and observation
» Good communications
» Influencing
» Leadership
» Positive attitude
» Problem solver
» Reflection
» Self-confidence
» Strong work ethic
» Teamwork and collaboration
» Time management and work organization
» Working well under pressure

Each person is different…

Are you really ready to work?
Your mix of skills and experience will be different and depend on job characteristics.Remember, it’s your combination of hard and soft skills that increase your chances of being considered for a job position.

Tell us what other soft skill do you think is important?

Want more?
You can learn more about soft skills in our courses. The courses will provide you with the essential personal development to achieve positive results and increase your contribution in the workplace.

Tools & Techniques In Project Management

Tools And Techniques In Project Management
According to the PMBOK® Guide, project management is the process of the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements. PMBOK® Guide, Fourth Edition p.6

The application of skills, tools and techniques can enhance the chances of success in projects. There exists a wide range of different project management tools and techniques which can be used to support project managers in making effective decisions during the lifecycle of projects.

What is a tool? and What is a technique?
A tool is an item or implement used for a specific purpose. A tool can be a physical object or a technical object such as a web authoring tool or software program.

A technique is a systematic procedure, or routine used to accomplish a specific activity or task.

Our Goal
By creating the following list, we have two goals in mind:

  • To provide a specific list to the project team, so by having a quick access to the tools and techniques in project management, the team will enhance the chances of success in its projects.
  • To learn, keep focus and organize project team time.

Some project management tools & techniques

» Acquisition
» Advertising
» Affinity diagrams
» Alternatives analysis
» Alternatives identification
» Analogous estimating
» Applying leads and lags
» Approved change requests review
» Assumption analysis
» Benchmarking
» Bidder conferences
» Bottom-up estimating
» Brainstorming
» Cause and effect diagrams
» Change control meetings
» Checklist analysis
» Claims administration
» Co-location
» Communication methods
» Communication models
» Communication requirement analysis
» Communication technology
» Conflict management
» Contingent response strategies
» Contract change control system
» Contract types
» Control charts
» Cost aggregation
» Cost of quality
» Cost-benefit analysis
» Critical chain method
» Critical path method
» Data gathering and representation techniques
» Decomposition
» Dependency determination
» Design of experiments
» Diagramming techniques
» Documentation reviews
» Earned value management
» Expert judgment
» Facilitated workshops
» Flowcharting
» Focus group
» Force fields analysis
» Forecasting
» Forecasting methods
» Funding limit reconciliation
» Ground rules
» Group creativity techniques
» Group decision making techniques
» Histogram
» Historical relationships
» Independent estimates
» Information distribution tools
» Information gathering techniques
» Inspection
» Internet search
» Interpersonal skills
» Interviews
» Issue log
» Make-or-buy Analysis
» Management skills
» Matrix diagrams
» Negotiate settlements
» Negotiation
» Networking
» Nominal group analysis
» Observation and conversation
» Observations
» Organization charts and position descriptions
» Organizational theory
» Parametric estimating
» Pareto chart
» Payment systems
» Performance reporting
» Performance reviews
» Performance Reviews
» Planning meetings and analysis
» Pre-Assignment
» Precedence diagramming method
» Prioritization matrices
» Probability and impact matrix
» Process analysis
» Procurement audits
» Procurement negotiations
» Procurement performance reviews
» Product analysis
» Project management estimating software
» Project management information system
» Project management software
» Project performance appraisals
» Proposal evaluation techniques
» Proprietary quality management methodologies
» Prototypes
» Published estimating data
» Quality audits
» Quantitative risk analysis and modeling techniques
» Questionnaires and surveys
» Recognition and rewards
» Records management system
» Reporting systems
» Reserve analysis
» Resource leveling
» Risk audits
» Risk categorization
» Risk data quality  assessment
» Risk probability and impact assessment
» Risk reassessment
» Risk urgency assessment
» Rolling wave planning
» Run chart
» Scatter diagram
» Schedule compression
» Schedule network  analysis
» Scheduling tool
» Stakeholder analysis
» Statistical sampling
» Status meeting
» Strategy for negative risks or threats
» Strategy for positive risks or opportunities
» SWOT analysis
» Team-building activities
» Technical performance measurement
» Templates
» Three-point estimates
» To-complete performance index
» Training
» Variance analysis
» Variance and trend analysis
» Vendor bid analysis
» Virtual teams
» What-if scenario analysis

Our recommendation
When using this tools and techniques do not forget to get involved with real life. Try to learn from others, go to conferences, join groups, and engage with people face to face. Learning from others is the real value of your network.

How Do You Work?
What is (or will be) the impact of using the right tools and techniques in your projects?

Want more?
You can learn more about project management tools and techniques in our course PMP® Exam Preparation.

O que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA na Preparação para o Exame PMP®

O que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA na Preparação para o Exame PMP®(Illustration credit: Jessica Triana)

Interessado em obter a Certificação PMP®? … Mas .. Por onde começar? …

Esta é a questão que surge no inicio. É nesse momento que pedimos ajuda a alguém que nos possa orientar: O que queremos saber? …. Como estudou? Onde fez o curso de preparação?Por onde estudou? Fez simulações? Quantas simulações fez? Quanto tempo é necessário para aprender todos os assuntos? …. E muitas outras….

Passar no exame do PMP® é um desafio e requer alguns sacrifícios da nossa parte, pelo que o objetivo deverá ser passar no exame à PRIMEIRA TENTATIVA.

Vamos então aprender, o que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA em termos de preparação para o exame, vamos começar pelo que NÃO FUNCIONA:

O que NÃO FUNCIONA:

Estudar só pelo PMBOK®. O PMBOK® – Project Management Body of Knowledge – é o Guia oficial do PMI®, no entanto, é teórico, não inclui exercícios, não inclui exemplos de situações práticas e não inclui todos os conceitos que aparecem no exame.

Estudar por vários livros ao mesmo tempo, fazer downloads da internet de material disponível. Existem muitos livros disponíveis e também existe na Internet muito material. No entanto, cada livro tem a sua própria abordagem e vai ficar confundido se começar a ler tudo o que encontra por aí. Por outro lado, existe muito material na internet obsoleto, que corresponde a versões desatualizadas do PMBOK. Se estudar por vários livros e por material que encontra na Internet só vai ficar atrapalhado, confuso, pouco esclarecido e não vai conseguir passar no exame. NÃO PERCA O FOCO.

Estudar num idioma e fazer o exame em outro idioma. Se você estudar num idioma e fizer o exame noutro idioma vai desconhecer os termos que aparecem no exame, vai ficar confundido, vai perder tempo e vai começar a ficar nervoso.

Pensar em termos de projetos pequenos. As perguntas do exame estão desenhadas para comprovar a sua experiencia como gestor de projetos, mas de grandes projetos. Projetos com pelo menos 200 ou 300 pessoas, pelo que pensar em projetos pequenos pode levar a que selecione a resposta errada.

Decorar TODAS as ITTO (Inputs, Tools & Techniques, Outputs). Não vale a pena decorar TODAS as ITTO’s, deve pelo contrário compreender os processos a sua sequência e as ITTO’s mais relevantes de cada processo.

Achar que tem muita experiência como Gestor de Projetos e que isso é suficiente para passar no exame. Muitas pessoas falham por desconhecer os termos do PMI®. Pode ter muita experiencia como Gestor de Projetos mas precisa saber os termos que o PMI® requer que se saibam para passar no exame.

O que FUNCIONA:

Participe numa formação de Preparação para o Exame PMP®. As formações de preparação para o exame PMP®, oferecem uma excelente orientação em termos de dicas, vocabulário, conceitos e exercícios práticos que o ajudam a ter uma preparação mais eficiente para a obtenção do certificado, ao mesmo tempo que lhe garantem as 35 horas de formação em gestão de projetos, exigidas pelo PMI®.

Selecione um livro e uma aplicação de simulação de exame. Deverá selecionar um livro e uma aplicação de simulação de exame. Enquanto o livro será a sua base de estudo, a simulação de exames será fundamental para ir treinando o tipo de questões, as respostas e ir-se familiarizando com a forma como são apresentadas as questões.

Escolha o material de apoio no idioma em que vai fazer o exame. Estude na mesma base em que irá fazer o exame, é muito mais eficaz pois e familiariza-o com os termos apresentados nas perguntas.

Planeie o seu estudo. Se fizer um cálculo, ao todo são 12 tópicos para estudar. Se estudar um por semana, precisa de pelo menos 3 meses.
Poderá questionar-se: “Tenho que estudar para o exame? Só com a formação não é suficiente para passar?”… Não, não é suficiente.. tem mesmo que estudar ..
“mas TRÊS meses? Tanto TEMPO?” .. sim … esse tempo todo… e porquê? Simplesmente porque é muita INFORMAÇÃO, é mesmo muita informação. Conceitos, fórmulas, exercícios, deve pelo menos estudar três vezes o livro que escolheu para estudar. ATENÇÃO, não é só LER é ESTUDAR, repetir a informação pelo menos três vezes faz com que a compreenda e não a esqueça.

CRIE uma ROTINA de estudo, onde se comprometa consigo mesmo a estudar para apresentar o exame. Seja DISCIPLINADO, cumpra a sua rotina com assiduidade e pontualidade e execute-a durante os 3 meses.

Faça simulações curtas de questões relacionadas com as varias áreas de conhecimento. As simulações o irão ajudar a preparar-se para o exame, assim como, a identificar possíveis áreas de conhecimento que necessitam de mais estudo. As simulações ajudam a compreender, aprender e decorar termos necessários para passar o exame.

Faça pelo menos duas simulações de 4 horas na semana antes de ir fazer o exame. Isto ajuda a treinar a resistencia, e saber se vai ficar muito cansado depois de estar 4 horas a responder a perguntas. Também o ajudam a detetar se ainda tem algum ponto fraco relacionado com alguma área de conhecimento.

Tire um dia de folga antes de apresentar o exame.

No dia do exame:

  • Chegue ao local antes do horário marcado para reduzir o stress.
  • Esteja calmo e confiante, o equilíbrio é importante. Se está bem preparado não tem nada com que se preocupar.
  • Nos primeiros minutos é aconselhável escrever as fórmulas, conceitos ou qualquer termo que considere mais difícil. Desta forma, essa informação fica disponível para ser consultada durante o exame e evita o esquecimento por cansaço.
  • Não fique aflito se aparecerem termos que você desconhece. Lembre-se que existem 25 questões que não são consideradas para a nota final, e essa pode ser uma delas.
  • Marque só a sua resposta depois de ter lido TODAS as respostas apresentadas.
  • Responda às questões do ponto de vista do PMI não do seu.
  • Esqueça que vai ter 100% das respostas corretas.
  • Faça um intervalo, se assim o desejar, pois voltará com mais energia para a segunda parte do exame, mas lembre-se …… o tempo corre na mesma.

É agradável no fim do exame ler, no ecrã do computador: CONGRATULATIONS! e sair de lá com o seu certificado.

Acreditem …. VALE A PENA!