Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável.(Illustration credit: Jessica Triana)

A única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender mais depressa do que os seus concorrentes. – Arie de Geus –

Se a única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender, então como pode uma empresa acelerar esse processo de aprendizagem? Será que as empresas têm capacidade para aprender? Será que o êxito de uma empresa advém da sua capacidade de aprender?

Comecemos pelo princípio. O que são Bases de Conhecimento?

Uma base de conhecimento é uma base de dados que tem como finalidade gerir conhecimento. É um acumulado de informação sobre um determinado assunto. Uma base de conhecimento é um meio onde a informação pode ser recolhida, organizada, partilhada, aprendida e utilizada.

Todas as empresas, grandes ou pequenas, possuem informação, no entanto na maioria dos casos não gerem esta informação. Alguns dos problemas mais comuns que encontramos nas empresas são:

  • Falta de documentação, ou documentação pobre, sobre informação relevante dos projetos realizados;
  • Informação difícil de encontrar;
  • Diferenças substanciais entre o mesmo tipo de documento;
  • Diferentes tipos de conteúdo relacionados como o mesmo tópico estão localizados separadamente;
  • Novos projetos, como o mesmos erros de projetos passados.

É fácil entender que uma base de conhecimento não só resolve os problemas descritos, como também ajuda a atingir objetivos corporativos, nomeadamente:

Poupa tempo. Ao estar a informação organizada, não só é fácil de encontrar mas também fácil de distribuir para clientes, fornecedores e colaboradores internos, facilitando os canais de comunicação com informação fiável.

Poupa dinheiro. Sabe quantas horas são desperdiçadas na sua empresa ao tentar encontrar informação sobre um determinado assunto?. Quantos emails são enviados? Quantos telefonemas são feitos?. Além dos custos, nesse espaço de tempo os seus colaboradores deixaram de produzir, de aprender. Sabe como isto é prejudicial em termos de ambiente de trabalho?. Definitivamente com uma base de conhecimento a empresa poupa uma substancial quantia de dinheiro.

Aumenta a eficiência. Com uma base de conhecimento os colaboradores podem encontrar facilmente os documentos relacionados com um determinado assunto, aumenta a produtividade, facilita a partilha, evita a duplicação de trabalho, ajuda a aprender com os erros, promove a utilização de boas práticas, permite que o conhecimento fique na empresa assim o colaborador mude de emprego, em poucas palavras permite à empresa criar uma base sólida para o crescimento.

Cria uma imagem positiva da sua empresa perante os seus clientes. Com uma base de conhecimento os clientes não precisam de ficar à espera por informação solicitada. Uma base de conhecimento é uma ferramenta que o vai ajudar a fidelizar e manter relações satisfatórias de longo prazo com os seus clientes.

Já imaginou trabalhar numa empresa onde pode ir buscar informação sobre projetos passados, o que fizemos bem, o que fizemos menos bem e informação sobre como podíamos ter feito melhor?. Já imaginou a curva de aprendizagem dos seus colaboradores? Já imaginou o impacte que isto significa para a imagem que a empresa tem perante os clientes?

Com a utilização e o tempo, o valor de uma base de conhecimento aumenta, preparando uma base sólida para o crescimento. É uma responsabilidade organizacional contribuir para a melhoria continua.

Providing Resort Members With Profile Management Service

Emeteclass has developed a Drupal module for a Resort Members Service Company, allowing members to manage their profiles in real time.

Service providers improve the level of customer service using tools like Member Profile Management. This user-friendly tool is a good communication channel for customers and service providers and facilitates the relationship between them. The profile data is updated by the customer, this feature helps to reduce the number of phone calls, and of course, cause a cost reduction for the customer. On the other hand, for the service provider, this feature reduces the number of errors in data produced by the support team, at the same time decreasing the number of support calls to the help desk team.

So, adopting a centralized customer profile with an additional self-edit functionality, can::

  • Increase the level of service.
  • Decrease costs, and improve revenues.
  • Reduce the number of errors in data produced by the support team
  • More accurate customer data profile.
  • Increase overall customer satisfaction.
  • Serve customer better and more efficiently.

… just by allowing the customer to manage his own account!

Venelusa: A Internet é o Presente

Venelusa - Mediação Imobiliária, Lda.A Venelusa, empresa de mediação imobiliária, alerta sobre a importância da internet na prestação de serviços, e descreve como a utilização do software de gestão de conteúdos é essencial para garantir a divulgação diária e actualizada de informação aos utilizados.

Quém é a Venelusa?
A Venelusa está presente no mercado imobiliário desde 2006 e encontra-se vocacionada à comercialização / venda de apartamentos, moradias, terrenos, arrendamentos.
Outra área de negócios importante, da qual a Venelusa se destaca de outras agências imobiliárias é que possui uma grande experiência e credibilidade nos trespasses comerciais e ou compra / venda de empresas. Oferecemos uma gama alargada de oportunidades altamente atractivas, proporcionando o acompanhamento contínuo e dedicado dos seus colaboradores a fim de encontrar a solução certa para cada caso. Venha investir connosco e seja empreendedor, nós temos o que procura!!

A Internet é o Presente
Para a Venelusa, Mediação Imobiliária, Lda, estar ligada ao mundo através de um website é muito importante, uma vez que hoje em dia toda a informação que se queira pode ser obtida via internet. Numa área como a nossa que é a prestação de seviços no imobiliário / vendas, é imprescindível a presença online, uma vez que nos permite atingir um maior número de pessoas através de publicidade e a um custo que não seria sustentável se fosse através dos meios tradicionais.

No nosso site www.venelusa.com são geridos os conteúdos por nós próprios dando-nos assim a liberdade de actualizações diárias, gerando assim uma maior interação entre a empresa e as pessoas que nos visitam.

Hoje em dia ter uma página na internet se tornou indispensável para empresas de todos os tamanhos: grande, médio ou pequeno porte. Esta ferramenta possibilita comunicação junto ao seu cliente sobre os seus produtos e serviços, apresentando seus diferenciais. Mas não basta ter um site “bonitinho” e esperar que chova clientes! Pelo contrário, ter um site na internet é apenas o primeiro passo para a empresa que está iniciando no mundo virtual, é o começo de muito trabalho para que essa ferramenta seja utilizada de forma inteligente, que possa corresponder positivamente ao tempo e dinheiro investidos.

Conheça mais sobre a Venelusa

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Solução de Gestão Documental na Área da Construção

Implementação de uma solução de gestão documental com a finalidade de gerir o crescente fluxo de informação de um projeto complexo na área da construção.

O DESAFIO
Equipa de cerca de 150 colaboradores distribuídos em localizações geográficas distintas e mais de 550 projetos. A natureza do projeto obriga a que os colaboradores estejam distribuídos geograficamente, e dado o alto número de documentos a serem distribuídos para a pessoa correcta no tempo certo, era importante não perder o controlo da documentação emitida tanto por entidades externas como internamente. A implementação de processos automáticos de distribuição de documentos e a minimização de erros na distribuição era um factor de êxito para o projeto.

Anteriormente, os documentos eram fotocopiados para cada pessoa envolvida, e distribuídos manualmente. A empresa precisava de uma solução independente da posição geográfica, com capacidade para armazenar grandes quantidades de informação, desmaterializar documentos, e ainda, conseguir que a informação fosse distribuída correctamente e atempadamente, aumentando a produtividade dos colaboradores.

A SOLUÇÃO: BUZZSAW® COMO FERRAMENTA COLABORATIVA NO CENTRO DA ESTRATÉGIA
Foi implementada uma solução Web, que permite a constante troca de documentos entre a sede e as diferentes equipas de projeto localizadas em estaleiros de obra. Depois de ser criado o Plano de Classificação, foi preparada uma matriz de distribuição de documentos que suporta as diferentes equipas formadas para cada um dos projetos.

O processo de desmaterialização e distribuição de documentos foi estruturado através da utilização do Buzzsaw® e de ferramentas desenvolvidas internamente, com a finalidade de:

  • Enviar documentos às diferentes equipas de projeto.
  • Receber documentos das equipas de projeto diretamente na sede.
  • Automatização do fluxo de distribuição de documentos.
  • Permitir, em diversas situações, a troca de informação com empreiteiros.

BENEFICIOS
A utilização do Sistema de Informação proposto, permite a troca de informação entre a sede e as equipas de projeto de uma maneira rápida e controlada.

Redução e Optimização de Custos

  • Diminuição de custos associados a deslocações, consequente da implementação do envio electrónico de documentos.
  • Redução de custos associados à eliminação de fotocópias/impressão de documentos.

Aumento da Produtividade

  • Redução do tempo de processamento de documentos.
  • Aumento da % de produtividade dos colaboradores: menos tempo em deslocações e mais tempo para análise de documentos.

Benefícios Ambientais

  • Redução de papel: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição da emissão do papel, protegendo o ambiente.
  • Redução de CO2: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição das deslocações entre as equipas de projeto e a sede, protegendo o ambiente.

Outros Benefícios

  • Rapidez: É enviado um e-mail com links diretamente ao colaborador que está envolvido no projeto.
  • Facilidade de arquivo: O documento é armazenado automaticamente na estrutura de arquivo da organização, seguindo o Plano de Classificação da empresa.
  • Facilidade de pesquisa do documento para posterior visualização.
  • Maior controlo da documentação com a centralização do arquivo.

“As organizações estão constantemente à procura de estratégias de redução de custos. A gestão documental é uma oportunidade não só para diminuir custos mas que pode também ter efeitos ambientais positivos permitindo às empresas serem socialmente mais responsáveis”

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Autodesk® Buzzsaw® software-as-a-service (SaaS) features document, model, and data management tools to support Building Information Modeling (BIM) workflows with more secure access to project information from your desktop, web, or mobile device.

ALORA: Percebendo a Gestão de Conteúdo.

Alora - Comércio Importação Artigos DecorativosAlora partilha a sua experiencia sobre a utilização de aplicações de gestão de conteúdo para alinhar, de uma forma mais dinâmica, o conteúdo do website com os objectivos estratégicos da empresa.

Quem é ALORA?
Alora é uma empresa portuguesa , que iniciou a sua actividade em 1989 e é especializada em importação de artigos de decoração , brinde , e artigos para floristas . As instalaçõe estão localizadas em Alfena, perto do PORTO, onde poderá visitar o show- room, com mais de 1000 produtos em exposição.

Alora é uma empresa de grande prestígio a nível nacional, estando presente nas melhores feiras e exposições do país.

Percebendo a Gestão de Conteúdos?
Nestes dias todas as empresas tem um website. Se não o tiver, não é considerada uma empresa “verdadeira”. Na maioria das vezes a gestão de conteúdo do website fica com a empresa que o desenvolve, muitas vezes sobre um pagamento anual de manutenção. Este esquema já não é viável e é importante a gestão de conteúdo ficar do lado dos profissionais da empresa.

As razões fundamentais são as seguintes:

  • não existem pagamentos anuais de manutenção
  • a informação é alterada directamente por um profissional da empresa garantindo uma informação sempre actualizada e fiável a nível terminologia técnica.
  • desta forma a informação que apresenta o website está sempre alinhada com os objectivos estratégicos da empresa.

Que funcionalidade básica deve permitir a aplicação de Gestão de Conteúdo?
A aplicação de gestão de conteúdo, para actualização do websites, básicamente deve apresentar a seguinte funcionalidade:

  • Utilizador e palavra passe para garantir a segurança das alterações a efectuar no website. Desta forma só uma pessoa devidamente autorizada poderá realizar as alterações.
  • Alteração de texto, imagens, cores, e vídeos quando aplicável.

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