Implementing A PMO Is Often Facing Challenges. Expert Interview With Bill Dow

Bill Dow

BILL DOW is a result-oriented, industry recognized, passionate professional who has a strong background in PMO management, development methodologies, and tactical project execution.

Why you should listen to him:

Bill has successfully built several PMO’s, as well as having ran large industry impacting projects. His IT industry background spans government, health care, real estate, software, and wireless. He has strong organizational and planning skills, and focus on building customer partnerships. He has a proven track record on being able to drive strategy, vision, and be forward looking. He is also focused on staying on top of the latest project management industry trends. Through the books that he has published, he has created PMO and Project Communication tools that are used in companies all around the world.

He is the co-author of the Project Management Communication Bible. This is an 801 page reference manual, published in 2008 for Wiley publishing. It can be found on Amazon.com and consistently in the Top 100 for Project Management books.

The second book he wrote is called “The Tactical Guide for Building a PMO” . The book takes his personal experience in building and implementing PMO’s over a 10 year period and puts it into a format that is easy to read and use for any PMO Manager. This book can also be found on Amazon.com.

His third book “Project Management Communications Tools” will be release in the June 2015 timeframe. More information on this book can be found on his www.dowpublishingllc.com website in the coming weeks.

Bill is, also a part time Adjunct Professor at Bellevue College where he teaches several project management classes in the certification program. “I have a deep passion and enthusiasm for teaching and mentoring, so my work at Bellevue College is one of my great accomplishments.” – he says.

Interview:

Mirla Ferreira: Hi Bill, as an author of “The Tactical Guide for Building a PMO” book, What do you think is the highlighter obstacle to implement a PMO that really works?

Bill Dow: I think that PMO Managers throw away process to quickly. Process is a good thing, too much process is not good, but too little doesn’t work either. There is something to be said for all project managers to be managing their projects in a repeatable and consistent manner. So many PMO managers are quick to throw out process because of the growing pressures to be agile, and I would say those folks have the biggest obstacles to be successful.

Mirla Ferreira: In your opinion, what are the best benefits of PMO as a service? In what circumstances should a company choose a PMO as a service approach?

Bill Dow: PMO as a service is a brand new concept that is just starting to take off. I would say that we are far too early to have this model working consistently across companies. Companies are so different and I think this concept of PMO as a Service has a long way to go before it is proven and we see consistent results. If companies are going to go with this concept, then they would be one that are much smaller and want to have outside experts driving their end to end efforts. Still too early frankly and not yet proven.

Mirla Ferreira: For you, what is the biggest challenge that professionals have when leading an effective, value driven PMO?

Bill Dow: The challenge is around executive support. I see PMO’s fail all the time and even document it in my book with a term called the “PMO Cycle”. Basically, it states very simply, when you lose your executive support, you lose your PMO. I have seen it happen many times myself and to my PMO Manager peers. It is a way of life of this profession and something that we to live with. So, go out there and secure the support from multiple executive for the best chance of your PMO succeeding into the future.

Mirla Ferreira: Thanks Bill, it was a pleasure talking to you today”.

Share your experience implementing a PMO!

Desarrollo Sostenible y el Gerente de Proyectos

Desarrollo Sostenible y el Gerente de Proyectos

La sostenibilidad es un concepto interesante. Se ha utilizado en el sentido del medio ambiente de nuestro planeta, pero el 20 de marzo de 1987, la Comisión Berundtland de las Naciones Unidas ha utilizado un concepto diferente de la sostenibilidad como parte del concepto de desarrollo sostenible “el desarrollo que busca satisfacer las necesidades de la generación presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades ”

Es curioso ver cómo todavía tenemos un concepto para recordarnos cómo podemos ser mejores personas, para lograr una sociedad mejor. “Sentido común no es acción común,” dice Shawn Achor.

Las personas que participan en los proyectos deben pensar de manera responsable, tomando decisiones que beneficien no sólo a la empresa, sino también a la sociedad y el medio ambiente. Como profesionales de la gestión de proyectos tenemos que mantener el equilibrio entre los tres pilares de la sostenibilidad: Económico, Social y Ambiental en los proyectos.

En este punto y con esta responsabilidad nos vienen muchas preguntas a la mente: ¿Cómo podemos integrar las mejores prácticas de Gestión de Proyectos, Responsabilidad Social, Energía, Medio Ambiente, Calidad, Partes Interesadas, Finanzas, Compras, etc?. Suena confuso. Es una gran cantidad de información y, al final, no es fácil de implementar. Por suerte tenemos a disposición un framework que integra todos estos conceptos es un framework que nos guía hacia la integración de la sostenibilidad en los proyectos.

Como dice Joel Carboni “La sostenibilidad comienza con la Gestión de Proyectos!”

The GPM® Reference Guide to Sustainability in Project Management.

“Con más de 65 años de experiencia combinada en gestión de proyectos, los autores Joel Carboni, Mónica González, y Jeff Hodgkinson crearon un guía de referencia para la gestión de proyectos con las mejores prácticas para la integración de la sostenibilidad con base en la metodología PRiSM.

La creencia de que la Gestión de Proyectos puede conducir – en la práctica, no sólo en teoría – un planeta y una economía sostenible, este libro de 157 páginas, cubre los principales aspectos de la sostenibilidad relacionando las normas internacionales, la nueva norma ISO 21500 sobre Gestión e Orientación de Proyectos, así como la forma de construir un plan de manejo sostenible utilizando el Método GPM® P5 ™ ”

Existe la versión en español. Puedes dar un vistazo a este ebook en:  http://www.greenprojectmanagement.org/the-p5-standard

Y usted? Integra la sostenibilidad en sus proyectos?

Visitamos la ECFI en Múnich

European Conference on the Future of Internet -ECFI

El 17 y 18 de Septiembre 2014, estuvimos de visita en la 2da Conferencia Europea sobre la Internet del Futuro (European Conference on the Future of Internet -ECFI). El evento se realizo en el Centro de Investigación de la TUM – Universidad Técnica de Múnich, en Garching. En el segundo día hubo también un TechnoBruch en la BMW, donde se discutió como la Internet del Futuro va a revolucionar el sector industrial y, particularmente la industria automóvil.

El objetivo principal del evento fue dar a conocer los avances que se han hecho a través del programa FIWARE y el lanzamiento del programa FIWARE Accelerator Program. Este programa tiene como finalidad, a partir de septiembre, distribuir 80 millones de euros en financiamiento directo a través de concursos públicos, direccionados para pequeñas y medianas empresas que construyen productos innovadores, soluciones y aplicaciones utilizando la tecnología FIWARE, la plataforma abierta creada en Europa para la Internet del Futuro.

Los 16 Accelerators están distribuidos en diferentes áreas de acción como: eSalud, Ciudades Inteligentes, Multimedia, Manufactura Inteligente, Mobile, Agricultura Inteligente, Energía Inteligente, Industrias Creativas, Interacción Social, Logística de la Cadena Alimentar, , Media y Contenidos y, Aprendizaje y Formación.

Conozca mas sobre #ECFI2 en: http://www.ecfi.eu/munich2014/

Mudamos o Escritório Para o Algarve Durante Dois Dias

Mudamos o Escritório Para o Algarve Durante Dois Dias

O Algarve é uma região do sul de Portugal, com 5 412 km². Perfeita para o verão, com muitas praias, lindas paisagens, e boa comida.

Com a finalidade de testar o nosso serviço de forma totalmente remota, decidimos criar um mini-projeto e mudar o nosso escritório para o Algarve durante dois dias. A experiencia não deixa de ser interessante, cheia de coisas boas e outras menos boas, que nos trazem muita aprendizagem e ideias para melhoria. O elemento de sucesso é sempre o mesmo, o cliente.

O desafio não é só dar suporte de forma remota, porque isso já acontece hoje em dia, o desafio é testar a nossa capacidade de mobilidade e avançar como programado nos projetos ativos que atualmente tem a empresa.

Quais são as nossas lições aprendidas? Muitas, deixamos aqui as mais importantes, para que possam servir de experiencia para outras iniciativas:

Toda a equipa deve definir as expectativas.
Todos os elementos da equipa devem definir as expectativas, mas para isso seguimos os seguintes passos:
a) Toda a equipa deve participar na experiência.
b) Confirmámos primeiro que todos sabem o verdadeiro objetivo da transferência de escritório.
c) Definimos uma expectativa geral como equipa.
d) Cada pessoa da equipa definiu as suas expectativas

Ligação a internet rápida e disponível.
Escolhemos uma ligação a internet, com todas as caracteristicas necessárias. Infelizmente, não tivemos muito sucesso. A ligação à internet que tínhamos não permitiu o suporte adequado. Em alguns projetos, certas reuniões tiveram que ficar como mensagens no Skype.

Seleccione as ferramentas mais eficientes.
Estamos habituados a trabalhar de forma remota, pelo que não tivemos de seleccionar nenhuma ferramenta nova. Skype, google docs, e a nossa aplicação de gestão de projetos PMISapp foram as mais utilizadas.

Mantenha o mesmo horário de trabalho.
O horário foi fácil de manter, pois a mudança ao Algarve não nos trouxe transtornos de horário. Os nossos clientes estrangeiros estão habituados ao nosso horário. Não tivemos problemas neste sentido, no entanto, é um ponto a considerar caso a experiência se repita no estrangeiro.

Viaje sem perturbar o horário de trabalho.
Nós escolhemos sair no dia anterior, e chegámos ao Algarve bastante tarde. O importante era estar antes do inicio do novo dia de trabalho. A equipa estava cansada, mas entusiasmada com a experiência. O ideal é viajar durante o fim de semana, e fazer a experiência a partir de uma segunda-feira. Tem de ter em conta a duração das viagens, e o transporte disponível.

A paciência é uma virtude a desenvolver.
O ambiente de trabalho não é feito só de tecnología, sempre temos material impresso importante no dia a dia. Faltaram alguns documentos, apontamentos esquecidos e ainda alguns post-its de trabalho. A única coisa a fazer é desenvolver a paciência, apontar os esquecimentos, guardar em formato digital algumas coisas, e seguir em frente.

Uma atividade de team-building
Esta é uma magnifica atividade de team-building. Os beneficios são muitos: melhora a comunicação, aumenta a motivação, permite-nos conhecermo-nos melhor uns aos outros, partilharmos estratégias, tudo isto num ambiente descontraído, diferente, enquanto realizamos o nosso trabalho.

Liberdade para criticar o projeto.
Tem de existir liberdade para criticar o projeto, caso contrario não se obtém a aprendizagem desejada. Durante estes dias a equipa conseguiu criticar de forma construtiva o projeto, melhorando assim a fluência do mesmo.

Foi uma experiência extremamente satisfatória… Quem sabe o destino … mas para o ano esperemos repetir!

Gestão de Projetos é Essencialmente ‘Mudança’

A gestão de projetos muda o local de trabalho

A gestão de projetos muda o ambiente: Se realizar e entregar os projetos com ética pode produzir um impacto positivo na sociedade preservando os recursos naturais e produzindo mudanças a nível económico e social.

A gestão de projetos muda as oportunidades: Com uma cultura de gestão de projetos escolhemos apenas projetos rentáveis ​​e que estão alinhados com a estratégia organizacional, aumentando assim as oportunidades. Nos focalizamos apenas no que é importante para a empresa.

A gestão de projetos muda o lucro: Pare de ter surpresas no projeto. Pare de perder tempo e dinheiro nos seus projetos. A gestão de projetos o ajuda a finalizar os projetos com o valor monetário calculado no planeamento.

A gestão de projetos muda as competências das pessoas: a gestão de projetos dedica tempo e esforço para planear como irá melhorar o desempenho dos recursos humanos envolvidos no projeto, seja a nível individual, seja como equipa.

A gestão de projeto muda o risco: Realizar a gestão de riscos em projetos ajuda a evitar muitos problemas e ajuda a que outros problemas sejam menos prováveis de acontecer. Quando eliminamos as incertezas, as estimativas do trabalho a realizar são mais precisas, economizando tempo e dinheiro no projeto.

A gestão de projetos muda os conflictos: o conflito é inevitável, é uma consequência das interações organizacionais, mas as boas práticas de gestão de projetos ajudam a evitar muitos deles.

A gestão de projetos muda a qualidade: a falta de atenção à qualidade adiciona riscos consideráveis ao projeto, o que resulta em retrabalho. Isso significa desperdício de tempo e dinheiro. Com foco na qualidade, podemos dedicar tempo à prevenção em vez de lidar com os problemas, entregando o produto ou serviço com a qualidade esperada pelo cliente.

A gestão de projeto muda o sucesso: a capacidade de uma organização para atingir os objetivos do projeto impacta significativamente a sua capacidade de prosperar.

A gestão de projetos muda o local de trabalho: a gestão de projetos é a melhor forma de integrar pessoas e processos utilizando uma abordagem abrangente: aprender, compreender e agir.

Com a gesrtão de projetos, podemos criar um impacto positivo na sociedade, aumentar as nossas oportunidades, aumentar o lucro, melhorar as competências e habilidades das pessoas, minimizar os conflitos, melhorar a qualidade de produtos e serviços, prevenir e minimizar os riscos e aumentar o nosso sucesso.

Definitivamente, com a gestão de projetos, podemos mudar o local de trabalho! Cada organização merece ser o melhor que pode ser.