Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável.(Illustration credit: Jessica Triana)

A única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender mais depressa do que os seus concorrentes. – Arie de Geus –

Se a única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender, então como pode uma empresa acelerar esse processo de aprendizagem? Será que as empresas têm capacidade para aprender? Será que o êxito de uma empresa advém da sua capacidade de aprender?

Comecemos pelo princípio. O que são Bases de Conhecimento?

Uma base de conhecimento é uma base de dados que tem como finalidade gerir conhecimento. É um acumulado de informação sobre um determinado assunto. Uma base de conhecimento é um meio onde a informação pode ser recolhida, organizada, partilhada, aprendida e utilizada.

Todas as empresas, grandes ou pequenas, possuem informação, no entanto na maioria dos casos não gerem esta informação. Alguns dos problemas mais comuns que encontramos nas empresas são:

  • Falta de documentação, ou documentação pobre, sobre informação relevante dos projetos realizados;
  • Informação difícil de encontrar;
  • Diferenças substanciais entre o mesmo tipo de documento;
  • Diferentes tipos de conteúdo relacionados como o mesmo tópico estão localizados separadamente;
  • Novos projetos, como o mesmos erros de projetos passados.

É fácil entender que uma base de conhecimento não só resolve os problemas descritos, como também ajuda a atingir objetivos corporativos, nomeadamente:

Poupa tempo. Ao estar a informação organizada, não só é fácil de encontrar mas também fácil de distribuir para clientes, fornecedores e colaboradores internos, facilitando os canais de comunicação com informação fiável.

Poupa dinheiro. Sabe quantas horas são desperdiçadas na sua empresa ao tentar encontrar informação sobre um determinado assunto?. Quantos emails são enviados? Quantos telefonemas são feitos?. Além dos custos, nesse espaço de tempo os seus colaboradores deixaram de produzir, de aprender. Sabe como isto é prejudicial em termos de ambiente de trabalho?. Definitivamente com uma base de conhecimento a empresa poupa uma substancial quantia de dinheiro.

Aumenta a eficiência. Com uma base de conhecimento os colaboradores podem encontrar facilmente os documentos relacionados com um determinado assunto, aumenta a produtividade, facilita a partilha, evita a duplicação de trabalho, ajuda a aprender com os erros, promove a utilização de boas práticas, permite que o conhecimento fique na empresa assim o colaborador mude de emprego, em poucas palavras permite à empresa criar uma base sólida para o crescimento.

Cria uma imagem positiva da sua empresa perante os seus clientes. Com uma base de conhecimento os clientes não precisam de ficar à espera por informação solicitada. Uma base de conhecimento é uma ferramenta que o vai ajudar a fidelizar e manter relações satisfatórias de longo prazo com os seus clientes.

Já imaginou trabalhar numa empresa onde pode ir buscar informação sobre projetos passados, o que fizemos bem, o que fizemos menos bem e informação sobre como podíamos ter feito melhor?. Já imaginou a curva de aprendizagem dos seus colaboradores? Já imaginou o impacte que isto significa para a imagem que a empresa tem perante os clientes?

Com a utilização e o tempo, o valor de uma base de conhecimento aumenta, preparando uma base sólida para o crescimento. É uma responsabilidade organizacional contribuir para a melhoria continua.

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Mirla Ferreira

Mirla Ferreira

Project Management Consultant & Trainer at Emeteclass. She focuses on helping companies to implement a consistent Project Management process using international best practices. She also is Co-founder and speaker at The 1st Floor Challenge. Say hi to her anytime @mirlaferreira. Linkedin profile.