Escritório de Projetos (PMO): A Ponte Entre a Estratégia Empresarial e a Gestão De Projetos

Escritório de Projetos (PMO): A Ponte Entre a Estratégia Empresarial e a Gestão De Projetos

Seleccionar e iniciar projetos é a maneira como se transforma a estratégia em ação.

Muito se fala sobre a avaliação e selecção de projetos e a importância de seleccionar projetos que estejam de acordo com a estratégia empresarial. No entanto, não é suficiente fazer uma selecção adequada, temos de garantir que o projeto tenha êxito, é aí onde reside a importância do Escritório de Projetos (PMO).

O foco do PMO é coordenar todos os programas e projetos da organização e ser o centro de excelência que suporta os gestores de projetos na implementação das funções necessárias para concluir o projeto com êxito.

Quando analisamos em detalhe o ambiente organizacional, reparamos que, a maioria das acções que executamos no dia-a-dia pertencem a algum projeto. Desde abrir uma nova filial, contratar um funcionário, adquirir um equipamento, elaborar uma proposta, quase todas as funções precisam de ser planeadas, executadas, monitorizadas e controladas. O outro tipo de acções que executamos no dia-a-dia, pertencem à área operativa, e isso requer, certamente, conhecimentos de gestão de operações.

Benefícios do PMO

Gestão da Empresa

Participar na iniciação de projetos.
Disponibilizar fundos para projectos.
Maximizar a utilização de recursos.
Aumentar e fortalecer a capacidade de governação da empresa.
Aumentar a eficiência.
Optimizar recursos financeiros.
Aumentar a satisfação do cliente através de obtenção de resultados.

Gestão de Portfolio

Optimizar a gestão de portfólio.
Coerência na prática da gestão de portfólio.
Alinhar os projetos a estratégia empresarial,

Gestão de Programas e Projetos

Suporte ao Gestor de Projetos.
Criação e recolha de métricas.
Suporte na gestão de riscos.
Relatório de desempenho.
Formação em Gestão Projetos, e competências essenciais.

Interessado na Implementação de um PMO?
Participe da nossa formação Implementação De Um Escritório De Projetos (PMO), uma formação focalizada nas técnicas para construir um PMO eficaz.

“Uma vez que a necessidade de ter um PMO se torna evidente, a tarefa mais difícil de fazer é superar as barreiras relacionadas com a sua implementação.”

Conte-nos sobre as estratégias de implementação do Escritório de Projetos (PMO) na sua empresa..

The Project Management Sustainability Calculator

“Can I see some data to back that up?” and “You can’t manage what you don’t measure.”

If I had a nickel for every time I heard these two sayings, I could at least buy a grande triple latte at Starbucks. (Possibly even a scone.) There are many tools, formulas, and calculators out there to measure sustainability?. Many of which are very good. When it comes to project management however, none quite fit. One challenge is that you can’t dictate a standard for measuring sustainability as it pertains to projects because there are no two that are the same. How then do you quantify the value of integrating sustainable methods to project delivery unless you can set baselines and develop metrics to set targets for improvement?

Our P5 Model looks at the triple bottom line from an integration standpoint. The graphic below illustrates how we correlate a project’s product and process impacts to each triple bottom line category, sub-category, and element. If this table looks familiar, it is because it is an adaptation from the sustainability checklist that was developed at the 2010 IPMA Expert Seminar ‘Survival and Sustainability as Challenges for Projects”. (Silvius 2010)

P5 Integration Graphic

A calculator for projects must have the ability to establish baselines and provide clear metrics that project stakeholders could easily digest and needed to be flexible enough to adapt to what is important to a variety of organizations and project types. Based on feedback from GPMs who are actively using our PRiSM methodology, our training providers, and course participants, we put our collective heads together and have released GPM® Calculator 1.0

Our tool, which we expect to refine and improve on a regular basis, measures the impact products (based on deliverables and objectives), processes and recourses against the eleven categories and three base bottom lines to deliver a six point rating system that can be translated into base scores. The executive dashboard (shown below) shows a simple pie chart that shows direct impact of a single project, while the two line graphs a the botttom show the measure of process and product.

P5 Dashboard

The P5 dashboard displays in real time, nine charts that measure economic, social, and environmental impact that the user defined objectives, deliverables, processess have.

P5 Dashboard

The easy to use interface, uses a six point color coded scale and custom inputs to allow for ease of use and configurability to all project sizes and types.

P5 Impact Sheet

This tool has been made available to our training partners and to our subscribed members. This measurement tool along with our partner Objective World’s xD Sustainability Manager, which uses our PRiSM methodology are just a couple of the ways that we are raising the bar.

Sustainability starts with project management!

The original article was posted in Treading Lightly and tagged with Green Project Management, Sustainabilty in Project Management, Triple Bottome Line, Project Processes, PRiSM

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O Valor da Gestão de Projetos nas Pequenas e Médias Empresas (PMEs)

O Valor da Gestão de Projetos nas PMEs(Illustration credit: Jessica Triana)
O que o impede, ainda, de utilizar as boas práticas da gestão de projetos na sua empresa?

Não pense que a gestão de projetos é só para grandes empresas. A eficácia e eficiência não têm nada a ver com o tamanho da empresa, mas sim com a forma de trabalhar. A gestão de projetos é uma ferramenta que o ajuda a trabalhar de forma inteligente.

Se está interessado em executar o seu trabalho de uma forma organizada, respeitando o âmbito, cumprindo o prazo, dentro do custo e com a qualidade desejada, é imprescindível que desenvolva um processo que lhe permita “ter o trabalho feito” de uma forma eficiente e efetiva. As pequenas e médias empresas tendem a desenvolver a ideia de que são demasiado pequenas para ter uma metodologia em gestão de projetos, desconhecendo que, independentemente do tamanho, qualquer empresa deve ter um método consistente para a realização de seus projetos, criando uma base para atingir novos níveis de produtividade.

Dada a natureza competitiva do ambiente de negócios atualmente, a necessidade de iniciar projetos que sejam rentáveis para a empresa é fundamental e esta necessidade é tão crítica, se não mais crítica em empresas pequenas como em grandes empresas.

Como a Gestão de Projetos Beneficia às PMEs?

A Gestão de Projetos é uma ferramenta que, usada corretamente, pode transformar a sua organização:

Vantagem Competitiva

Uma das vantagens competitivas mais importantes é a elaboração de propostas com informação realmente fiável em termos de análise de custos, prazo, risco e qualidade. Estimativas fiáveis e uma boa análise de impactos entre as variáveis fundamentais, beneficia o relacionamento com o cliente, fazendo-o perceber que está a fazer negócio com profissionais.
A outra vantagem competitiva, e não menos importante, tem a ver com a gestão do conhecimento dentro da sua empresa. As lições aprendidas e as boas práticas podem ser registadas pelos seus colaboradores e automaticamente serem utilizadas em novos projetos. Esta forma de trabalhar, transforma informação em conhecimento e coloca a empresa empresa num nível superior.

Seleção e Avaliação de Projetos

Uma análise de custo/benefício permitirá à sua empresa seleccionar os projetos internos que lhe tragam mais benefícios. Esta análise garante que não se iniciem projetos com custos e prazos inexequíveis, que só prejudicam o balanço financeiro da empresa, assim como, projetos que não estejam alinhados com a sua estratégia empresarial. Um projeto mal sucedido cria mau ambiente entre colaboradores, transmitindo falta de profissionalismo aos seus clientes.

Planeamento e controlo eficiente do custo e do prazo.

Dinheiro e tempo, são fatores críticos de sucesso.
Como ajuda a Gestão de Projetos?
» Na fase de planeamento permite criar estimativas fiáveis de custos e prazos, mostrando logo desde o início a rentabilidade do projeto.
» Utilizando os indicadores de custo e prazo na fase de controlo, pode avaliar como está o projeto e fazer previsões para o futuro.
» Um dos fatores mais importantes em pequenas empresas é o fluxo de caixa (cash flow), ter consciência do dinheiro que precisa ter disponível ao longo do projeto, vai-lhe permitir tomar decisões acertadas para cumprir com as suas obrigações financeiras.

Base metodológica standard que permite o crescimento empresarial.

Adopte as boas práticas na área de gestão de projetos. Não tente reinventar a roda. As boas práticas criam um clima onde todos os colaboradores falam a mesma linguagem evitando conflitos. Todos sabem o que têm de fazer e do que são responsáveis, permitindo o crescimento individual e empresarial. Uma metodologia standard dentro da empresa, facilita a melhoria contínua e ajuda a identificar e eliminar processos obsoletos que estejam ainda em vigor dentro da empresa.

A Gestão de Projetos oferece valor a empresas de qualquer tamanho, é fácil de implementar e não é preciso um grande investimento.

Como começar?

» Seleccione uma área da sua empresa onde queira aplicar a Gestão de Projetos.
» Capacite colaboradores de diferentes níveis em Gestão de Projetos e em competências essenciais como comunicação, liderança e motivação.
» Crie um PMO (Project Management Office), com a finalidade de, através de uma forma centralizada e organizada, melhorar as práticas e resultados da gestão de projetos dentro da organização.
» Crie modelos simples para serem utilizados pelos colaboradores de uma forma consistente.
» Crie métricas para medir a eficácia dos Gestores de Projetos dentro da organização.

Interesado na Gestão de Projetos?

Participe das nossas formações, focalizadas nas boas práticas da Gestão de Projetos.

Agora é a sua vez

O que o impede, ainda, de utilizar as boas práticas da gestão de projetos na sua empresa?

Skills To Succeed At Work

Skills To Succeed At Work
Today, many companies are reporting that their number one constraint on growth is the inability to hire workers with the necessary skills. – William J. Clinton

Develop soft skills not only help you achieve success in the workplace but in life. What are soft skills? What do employers look for in new employees? What soft skills we have to learn? These are frequent questions in professional environments.

Each company looks for a different mix of soft skills and experience depending on the business it’s in. Soft skills are important because they help people to do a better job, increase productivity, quality, retention and at the same time reduce stress and conflicts. Soft skills represent an indicator of job performance like hard skills. Successful people usually develop skills, attitudes and behaviour that help them to have a positive impact on the choices inside their organization.

The most common skills companies look for are:

» Ability to give, receive, accept and learn from construct criticism
» Assertiveness and negotiations,
» Creative thinking
» Effective decision making
» Flexibility, adaptability and observation
» Good communications
» Influencing
» Leadership
» Positive attitude
» Problem solver
» Reflection
» Self-confidence
» Strong work ethic
» Teamwork and collaboration
» Time management and work organization
» Working well under pressure

Each person is different…

Are you really ready to work?
Your mix of skills and experience will be different and depend on job characteristics.Remember, it’s your combination of hard and soft skills that increase your chances of being considered for a job position.

Tell us what other soft skill do you think is important?

Want more?
You can learn more about soft skills in our courses. The courses will provide you with the essential personal development to achieve positive results and increase your contribution in the workplace.