PMAuthority.com – Helping to keep the talent bar high globally

PMAuthority.com - Helping to keep the talent bar high globally

Hoje é o lançamento oficial da revista digital PMAuthority.com.

PMAuthority.com foi criada para reunir e partilhar informação sobre as competências essenciais de Gestão de Projetos, Estratégia & Gestão e Liderança.

Pode desfrutá-la aqui: http://pmauthority.com

O Valor da Gestão de Projetos nas Pequenas e Médias Empresas (PMEs)

O Valor da Gestão de Projetos nas PMEs(Illustration credit: Jessica Triana)
O que o impede, ainda, de utilizar as boas práticas da gestão de projetos na sua empresa?

Não pense que a gestão de projetos é só para grandes empresas. A eficácia e eficiência não têm nada a ver com o tamanho da empresa, mas sim com a forma de trabalhar. A gestão de projetos é uma ferramenta que o ajuda a trabalhar de forma inteligente.

Se está interessado em executar o seu trabalho de uma forma organizada, respeitando o âmbito, cumprindo o prazo, dentro do custo e com a qualidade desejada, é imprescindível que desenvolva um processo que lhe permita “ter o trabalho feito” de uma forma eficiente e efetiva. As pequenas e médias empresas tendem a desenvolver a ideia de que são demasiado pequenas para ter uma metodologia em gestão de projetos, desconhecendo que, independentemente do tamanho, qualquer empresa deve ter um método consistente para a realização de seus projetos, criando uma base para atingir novos níveis de produtividade.

Dada a natureza competitiva do ambiente de negócios atualmente, a necessidade de iniciar projetos que sejam rentáveis para a empresa é fundamental e esta necessidade é tão crítica, se não mais crítica em empresas pequenas como em grandes empresas.

Como a Gestão de Projetos Beneficia às PMEs?

A Gestão de Projetos é uma ferramenta que, usada corretamente, pode transformar a sua organização:

Vantagem Competitiva

Uma das vantagens competitivas mais importantes é a elaboração de propostas com informação realmente fiável em termos de análise de custos, prazo, risco e qualidade. Estimativas fiáveis e uma boa análise de impactos entre as variáveis fundamentais, beneficia o relacionamento com o cliente, fazendo-o perceber que está a fazer negócio com profissionais.
A outra vantagem competitiva, e não menos importante, tem a ver com a gestão do conhecimento dentro da sua empresa. As lições aprendidas e as boas práticas podem ser registadas pelos seus colaboradores e automaticamente serem utilizadas em novos projetos. Esta forma de trabalhar, transforma informação em conhecimento e coloca a empresa empresa num nível superior.

Seleção e Avaliação de Projetos

Uma análise de custo/benefício permitirá à sua empresa seleccionar os projetos internos que lhe tragam mais benefícios. Esta análise garante que não se iniciem projetos com custos e prazos inexequíveis, que só prejudicam o balanço financeiro da empresa, assim como, projetos que não estejam alinhados com a sua estratégia empresarial. Um projeto mal sucedido cria mau ambiente entre colaboradores, transmitindo falta de profissionalismo aos seus clientes.

Planeamento e controlo eficiente do custo e do prazo.

Dinheiro e tempo, são fatores críticos de sucesso.
Como ajuda a Gestão de Projetos?
» Na fase de planeamento permite criar estimativas fiáveis de custos e prazos, mostrando logo desde o início a rentabilidade do projeto.
» Utilizando os indicadores de custo e prazo na fase de controlo, pode avaliar como está o projeto e fazer previsões para o futuro.
» Um dos fatores mais importantes em pequenas empresas é o fluxo de caixa (cash flow), ter consciência do dinheiro que precisa ter disponível ao longo do projeto, vai-lhe permitir tomar decisões acertadas para cumprir com as suas obrigações financeiras.

Base metodológica standard que permite o crescimento empresarial.

Adopte as boas práticas na área de gestão de projetos. Não tente reinventar a roda. As boas práticas criam um clima onde todos os colaboradores falam a mesma linguagem evitando conflitos. Todos sabem o que têm de fazer e do que são responsáveis, permitindo o crescimento individual e empresarial. Uma metodologia standard dentro da empresa, facilita a melhoria contínua e ajuda a identificar e eliminar processos obsoletos que estejam ainda em vigor dentro da empresa.

A Gestão de Projetos oferece valor a empresas de qualquer tamanho, é fácil de implementar e não é preciso um grande investimento.

Como começar?

» Seleccione uma área da sua empresa onde queira aplicar a Gestão de Projetos.
» Capacite colaboradores de diferentes níveis em Gestão de Projetos e em competências essenciais como comunicação, liderança e motivação.
» Crie um PMO (Project Management Office), com a finalidade de, através de uma forma centralizada e organizada, melhorar as práticas e resultados da gestão de projetos dentro da organização.
» Crie modelos simples para serem utilizados pelos colaboradores de uma forma consistente.
» Crie métricas para medir a eficácia dos Gestores de Projetos dentro da organização.

Interesado na Gestão de Projetos?

Participe das nossas formações, focalizadas nas boas práticas da Gestão de Projetos.

Agora é a sua vez

O que o impede, ainda, de utilizar as boas práticas da gestão de projetos na sua empresa?

Skills To Succeed At Work

Skills To Succeed At Work
Today, many companies are reporting that their number one constraint on growth is the inability to hire workers with the necessary skills. – William J. Clinton

Develop soft skills not only help you achieve success in the workplace but in life. What are soft skills? What do employers look for in new employees? What soft skills we have to learn? These are frequent questions in professional environments.

Each company looks for a different mix of soft skills and experience depending on the business it’s in. Soft skills are important because they help people to do a better job, increase productivity, quality, retention and at the same time reduce stress and conflicts. Soft skills represent an indicator of job performance like hard skills. Successful people usually develop skills, attitudes and behaviour that help them to have a positive impact on the choices inside their organization.

The most common skills companies look for are:

» Ability to give, receive, accept and learn from construct criticism
» Assertiveness and negotiations,
» Creative thinking
» Effective decision making
» Flexibility, adaptability and observation
» Good communications
» Influencing
» Leadership
» Positive attitude
» Problem solver
» Reflection
» Self-confidence
» Strong work ethic
» Teamwork and collaboration
» Time management and work organization
» Working well under pressure

Each person is different…

Are you really ready to work?
Your mix of skills and experience will be different and depend on job characteristics.Remember, it’s your combination of hard and soft skills that increase your chances of being considered for a job position.

Tell us what other soft skill do you think is important?

Want more?
You can learn more about soft skills in our courses. The courses will provide you with the essential personal development to achieve positive results and increase your contribution in the workplace.

Tools & Techniques In Project Management

Tools And Techniques In Project Management
According to the PMBOK® Guide, project management is the process of the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements. PMBOK® Guide, Fourth Edition p.6

The application of skills, tools and techniques can enhance the chances of success in projects. There exists a wide range of different project management tools and techniques which can be used to support project managers in making effective decisions during the lifecycle of projects.

What is a tool? and What is a technique?
A tool is an item or implement used for a specific purpose. A tool can be a physical object or a technical object such as a web authoring tool or software program.

A technique is a systematic procedure, or routine used to accomplish a specific activity or task.

Our Goal
By creating the following list, we have two goals in mind:

  • To provide a specific list to the project team, so by having a quick access to the tools and techniques in project management, the team will enhance the chances of success in its projects.
  • To learn, keep focus and organize project team time.

Some project management tools & techniques

» Acquisition
» Advertising
» Affinity diagrams
» Alternatives analysis
» Alternatives identification
» Analogous estimating
» Applying leads and lags
» Approved change requests review
» Assumption analysis
» Benchmarking
» Bidder conferences
» Bottom-up estimating
» Brainstorming
» Cause and effect diagrams
» Change control meetings
» Checklist analysis
» Claims administration
» Co-location
» Communication methods
» Communication models
» Communication requirement analysis
» Communication technology
» Conflict management
» Contingent response strategies
» Contract change control system
» Contract types
» Control charts
» Cost aggregation
» Cost of quality
» Cost-benefit analysis
» Critical chain method
» Critical path method
» Data gathering and representation techniques
» Decomposition
» Dependency determination
» Design of experiments
» Diagramming techniques
» Documentation reviews
» Earned value management
» Expert judgment
» Facilitated workshops
» Flowcharting
» Focus group
» Force fields analysis
» Forecasting
» Forecasting methods
» Funding limit reconciliation
» Ground rules
» Group creativity techniques
» Group decision making techniques
» Histogram
» Historical relationships
» Independent estimates
» Information distribution tools
» Information gathering techniques
» Inspection
» Internet search
» Interpersonal skills
» Interviews
» Issue log
» Make-or-buy Analysis
» Management skills
» Matrix diagrams
» Negotiate settlements
» Negotiation
» Networking
» Nominal group analysis
» Observation and conversation
» Observations
» Organization charts and position descriptions
» Organizational theory
» Parametric estimating
» Pareto chart
» Payment systems
» Performance reporting
» Performance reviews
» Performance Reviews
» Planning meetings and analysis
» Pre-Assignment
» Precedence diagramming method
» Prioritization matrices
» Probability and impact matrix
» Process analysis
» Procurement audits
» Procurement negotiations
» Procurement performance reviews
» Product analysis
» Project management estimating software
» Project management information system
» Project management software
» Project performance appraisals
» Proposal evaluation techniques
» Proprietary quality management methodologies
» Prototypes
» Published estimating data
» Quality audits
» Quantitative risk analysis and modeling techniques
» Questionnaires and surveys
» Recognition and rewards
» Records management system
» Reporting systems
» Reserve analysis
» Resource leveling
» Risk audits
» Risk categorization
» Risk data quality  assessment
» Risk probability and impact assessment
» Risk reassessment
» Risk urgency assessment
» Rolling wave planning
» Run chart
» Scatter diagram
» Schedule compression
» Schedule network  analysis
» Scheduling tool
» Stakeholder analysis
» Statistical sampling
» Status meeting
» Strategy for negative risks or threats
» Strategy for positive risks or opportunities
» SWOT analysis
» Team-building activities
» Technical performance measurement
» Templates
» Three-point estimates
» To-complete performance index
» Training
» Variance analysis
» Variance and trend analysis
» Vendor bid analysis
» Virtual teams
» What-if scenario analysis

Our recommendation
When using this tools and techniques do not forget to get involved with real life. Try to learn from others, go to conferences, join groups, and engage with people face to face. Learning from others is the real value of your network.

How Do You Work?
What is (or will be) the impact of using the right tools and techniques in your projects?

Want more?
You can learn more about project management tools and techniques in our course PMP® Exam Preparation.

Providing Resort Members With Profile Management Service

Emeteclass has developed a Drupal module for a Resort Members Service Company, allowing members to manage their profiles in real time.

Service providers improve the level of customer service using tools like Member Profile Management. This user-friendly tool is a good communication channel for customers and service providers and facilitates the relationship between them. The profile data is updated by the customer, this feature helps to reduce the number of phone calls, and of course, cause a cost reduction for the customer. On the other hand, for the service provider, this feature reduces the number of errors in data produced by the support team, at the same time decreasing the number of support calls to the help desk team.

So, adopting a centralized customer profile with an additional self-edit functionality, can::

  • Increase the level of service.
  • Decrease costs, and improve revenues.
  • Reduce the number of errors in data produced by the support team
  • More accurate customer data profile.
  • Increase overall customer satisfaction.
  • Serve customer better and more efficiently.

… just by allowing the customer to manage his own account!