Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável.(Illustration credit: Jessica Triana)

A única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender mais depressa do que os seus concorrentes. – Arie de Geus –

Se a única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender, então como pode uma empresa acelerar esse processo de aprendizagem? Será que as empresas têm capacidade para aprender? Será que o êxito de uma empresa advém da sua capacidade de aprender?

Comecemos pelo princípio. O que são Bases de Conhecimento?

Uma base de conhecimento é uma base de dados que tem como finalidade gerir conhecimento. É um acumulado de informação sobre um determinado assunto. Uma base de conhecimento é um meio onde a informação pode ser recolhida, organizada, partilhada, aprendida e utilizada.

Todas as empresas, grandes ou pequenas, possuem informação, no entanto na maioria dos casos não gerem esta informação. Alguns dos problemas mais comuns que encontramos nas empresas são:

  • Falta de documentação, ou documentação pobre, sobre informação relevante dos projetos realizados;
  • Informação difícil de encontrar;
  • Diferenças substanciais entre o mesmo tipo de documento;
  • Diferentes tipos de conteúdo relacionados como o mesmo tópico estão localizados separadamente;
  • Novos projetos, como o mesmos erros de projetos passados.

É fácil entender que uma base de conhecimento não só resolve os problemas descritos, como também ajuda a atingir objetivos corporativos, nomeadamente:

Poupa tempo. Ao estar a informação organizada, não só é fácil de encontrar mas também fácil de distribuir para clientes, fornecedores e colaboradores internos, facilitando os canais de comunicação com informação fiável.

Poupa dinheiro. Sabe quantas horas são desperdiçadas na sua empresa ao tentar encontrar informação sobre um determinado assunto?. Quantos emails são enviados? Quantos telefonemas são feitos?. Além dos custos, nesse espaço de tempo os seus colaboradores deixaram de produzir, de aprender. Sabe como isto é prejudicial em termos de ambiente de trabalho?. Definitivamente com uma base de conhecimento a empresa poupa uma substancial quantia de dinheiro.

Aumenta a eficiência. Com uma base de conhecimento os colaboradores podem encontrar facilmente os documentos relacionados com um determinado assunto, aumenta a produtividade, facilita a partilha, evita a duplicação de trabalho, ajuda a aprender com os erros, promove a utilização de boas práticas, permite que o conhecimento fique na empresa assim o colaborador mude de emprego, em poucas palavras permite à empresa criar uma base sólida para o crescimento.

Cria uma imagem positiva da sua empresa perante os seus clientes. Com uma base de conhecimento os clientes não precisam de ficar à espera por informação solicitada. Uma base de conhecimento é uma ferramenta que o vai ajudar a fidelizar e manter relações satisfatórias de longo prazo com os seus clientes.

Já imaginou trabalhar numa empresa onde pode ir buscar informação sobre projetos passados, o que fizemos bem, o que fizemos menos bem e informação sobre como podíamos ter feito melhor?. Já imaginou a curva de aprendizagem dos seus colaboradores? Já imaginou o impacte que isto significa para a imagem que a empresa tem perante os clientes?

Com a utilização e o tempo, o valor de uma base de conhecimento aumenta, preparando uma base sólida para o crescimento. É uma responsabilidade organizacional contribuir para a melhoria continua.

What does make a project a success?

What does make a project a success?
I recently participated in a relatively small project that demonstrated to be a great success. Everything went so smooth from the beginning and through all phases until the implementation that I asked myself what made this project such a success? Why it was easy to move through the different stages without many issues?

Here the key success factors:

The Sponsor: this person had a profound need to get the problem solved as quickly as possible as the current situation was hurting the business in terms of cost, inefficiency and lack of control. His participation on the project was key as he motivated the Project Manager and the stakeholders to move forward with the selected solution. The sponsor played a very active role, demonstrating clear ownership, helping to drive decisions, defending the project at all times and supporting the Project Manager as needed. As an example, two stakeholders were against the proposed solution because they were not so keen to adapt to the change since they had the feeling of losing control when centralizing the information. The Sponsor stood up emphasizing the benefits this implementation will bring to the business such us reducing the compensation costs and improving customer satisfaction as everyone would have now access to the information allowing the easy identification of booking conflicts right in advance. Moving from templates in Excel to an automated centralized system represented a change that was good handled by training and proper communication. More information about on the Sponsor’s role can be found here.

The Project Manager (PM): this person set the right expectations from the very beginning. The PM sat down with the sponsor and key stakeholders to understand the goals of the project once he received the mandate to work on it. He kept the project scope under control, verifying changes before approving them, looking at the planning and its deviations and getting close communication with the project team and the sponsor. The PM executed continuous follow up on tasks and agreed actions, taking care that everything moves as planned while keeping open communication with the team. He shared good news as well as bad ones, controlling the risks and providing the information needed to reach a decision. Although some issues arose during the project he was able to manage them and get them timely sorted out. When the PM found out that the delivery and installation of the initial server budgeted for the project was going to be delayed for more than three months due to change on priorities, he quickly explored other alternatives with the Infrastructure team, fortunately an unused server was located and made available for the project in a record time and also representing a important reduce in costs.
Once the project was closed, the PM continued monitoring the deliveries to verify the expected benefits were reached while keeping contact with the stakeholders to check on additional needs to be covered which will derive in a new project.

The Project Team: The team was composed of 15 main stakeholders acting also as team members and 3 business owners located across Europe, Middle East Africa, with a Steering Committee of 6 participants. The fact that every team member would benefit of the results delivered by the project, influenced the level of commitment and engagement the team demonstrated along the project. The team motivation also played an important factor on getting things done; every team member had a clear understanding of his responsibilities and knew exactly how he contributed to the project’s objectives. The team was very excited as the project moved forward and they started to see the first results.

The Stakeholders: these people had a clear understanding of what the project intended to solve and the risks of not going ahead with it. They provided clear requirements, constraints and wishes which were properly balanced and covered by specified deliverables. Their level of satisfaction along the project and more importantly once results were achieved, they were in accordance with their initial expectations.

The Project Objectives: the project had clear objectives defined at the early start, describing what the project will deliver and the steps required to achieve them. These objectives were aligned with the organization strategy and agreed by stakeholders. These objectives let keep the project on course. Since requirements are never perfect and something is always required that was not envisioned initially, this project didn’t escape to that. Some stakeholders wanted to adapt the system 100% to the current process at their location; most of the project team stepped in, making sure the project remained aligned with the initial objectives and requirements, understanding the need expressed by those stakeholders and providing an alternative solution that was in sync with the original scope.

The Success Criteria: how success on the project is defined? How do we know the project has been completed? How success will be measured? Answers to these questions were provided at the very beginning of the project during the definition phase, getting the agreement of all stakeholders and assuring the project can deliver the expected results. Once the deliverables were completed they were measured against the success criteria before sign off. And during the project, the temptation to provide a bit more of what the customer was expecting was well controlled by the Project Manager, as that could go in detriment of the project schedule and/or budget. Having said that, those extra requirements were properly documented and kept for future enhancements of the solution.

All of the above contributed to this project’s success. Now we are getting prepared for the second phase of this project, which take in consideration such enhancements and other features discussed during the initial phase but left out of the scope mainly due time constraints. The story continues…

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Have You Ever Succeeded in a Project Without a Sponsor?

Introducing Itcize.org

Itcize - Resources to support non-profit organizations in their missionsWe believe that Information Technology solutions, awareness, education, and resources are valuable assets to support non-profit organizations in their missions. Enabling them to manage information, communicate, perform, account and handle various others IT related tasks, will allow them to keep growing, thus improving our society and environment: our world.

We have developed three programs:

  • Online Outreach Program: We offer tools and services to help non-profits achieve and sustain a strong web presence. Having a “web 2.0” strategy help to leverage the power of community, collaboration and collective expertise to bring great results.
  • Staff Technology Capacity Program: Training programs in Technology give conditions to reduce the lack of knowledge affecting internal staff, and create a positive environment for obtaining better results with technologic solutions.
  • Staff Project Management Capacity Program : Non-profit organizations have to understand international Project Management standards, good practices and tools, in order to be more efficient in their missions.

We provide this programs for non-profit organizations, offering to each one an average of 10.000€ in services per year. At his moment, for every 50€ in donations we can give an average of 170€ in services. But with more volunteers we can do better.

Technology can do amazing things. Non-profits are always challenged with small budgets and funds for services and programs, making IT a low priority area compared with others. Help non-profits become more productive and efficient.

ITCIZE is a fundamental part of Emeteclass’s way of doing programs that focus on creating value for our society.

Solução de Gestão Documental na Área da Construção

Implementação de uma solução de gestão documental com a finalidade de gerir o crescente fluxo de informação de um projeto complexo na área da construção.

O DESAFIO
Equipa de cerca de 150 colaboradores distribuídos em localizações geográficas distintas e mais de 550 projetos. A natureza do projeto obriga a que os colaboradores estejam distribuídos geograficamente, e dado o alto número de documentos a serem distribuídos para a pessoa correcta no tempo certo, era importante não perder o controlo da documentação emitida tanto por entidades externas como internamente. A implementação de processos automáticos de distribuição de documentos e a minimização de erros na distribuição era um factor de êxito para o projeto.

Anteriormente, os documentos eram fotocopiados para cada pessoa envolvida, e distribuídos manualmente. A empresa precisava de uma solução independente da posição geográfica, com capacidade para armazenar grandes quantidades de informação, desmaterializar documentos, e ainda, conseguir que a informação fosse distribuída correctamente e atempadamente, aumentando a produtividade dos colaboradores.

A SOLUÇÃO: BUZZSAW® COMO FERRAMENTA COLABORATIVA NO CENTRO DA ESTRATÉGIA
Foi implementada uma solução Web, que permite a constante troca de documentos entre a sede e as diferentes equipas de projeto localizadas em estaleiros de obra. Depois de ser criado o Plano de Classificação, foi preparada uma matriz de distribuição de documentos que suporta as diferentes equipas formadas para cada um dos projetos.

O processo de desmaterialização e distribuição de documentos foi estruturado através da utilização do Buzzsaw® e de ferramentas desenvolvidas internamente, com a finalidade de:

  • Enviar documentos às diferentes equipas de projeto.
  • Receber documentos das equipas de projeto diretamente na sede.
  • Automatização do fluxo de distribuição de documentos.
  • Permitir, em diversas situações, a troca de informação com empreiteiros.

BENEFICIOS
A utilização do Sistema de Informação proposto, permite a troca de informação entre a sede e as equipas de projeto de uma maneira rápida e controlada.

Redução e Optimização de Custos

  • Diminuição de custos associados a deslocações, consequente da implementação do envio electrónico de documentos.
  • Redução de custos associados à eliminação de fotocópias/impressão de documentos.

Aumento da Produtividade

  • Redução do tempo de processamento de documentos.
  • Aumento da % de produtividade dos colaboradores: menos tempo em deslocações e mais tempo para análise de documentos.

Benefícios Ambientais

  • Redução de papel: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição da emissão do papel, protegendo o ambiente.
  • Redução de CO2: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição das deslocações entre as equipas de projeto e a sede, protegendo o ambiente.

Outros Benefícios

  • Rapidez: É enviado um e-mail com links diretamente ao colaborador que está envolvido no projeto.
  • Facilidade de arquivo: O documento é armazenado automaticamente na estrutura de arquivo da organização, seguindo o Plano de Classificação da empresa.
  • Facilidade de pesquisa do documento para posterior visualização.
  • Maior controlo da documentação com a centralização do arquivo.

“As organizações estão constantemente à procura de estratégias de redução de custos. A gestão documental é uma oportunidade não só para diminuir custos mas que pode também ter efeitos ambientais positivos permitindo às empresas serem socialmente mais responsáveis”

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Autodesk® Buzzsaw® software-as-a-service (SaaS) features document, model, and data management tools to support Building Information Modeling (BIM) workflows with more secure access to project information from your desktop, web, or mobile device.

Have You Ever Succeeded in a Project Without a Sponsor?

How many times a Project Manager has had the feeling that he/she is the only one interested in keeping a project alive providing results? A Project Manager might deliver the desired results of a project without a Sponsor but that will cost him/her a lot of time, effort, mistakes, frustrations and perhaps also some enemies on the way. The absence or the inappropriate selection of a sponsor is one of the main reasons for a project to fail.

The sponsor role in a project is key for its success. But what’s a sponsor? Why is this role so important?

The sponsor is the person engaged and ultimate accountable for the project, who lives for the project, who will fight against the wind to get the project achieved its goals, who will get hurt if the project fails, who will push to get the resources needed to get the desired results and finally who will ensure the project remains viable and aligned with the company’s vision and strategies.

A Project Manager not only needs to have a sponsor, he/she ultimately needs the “right sponsor” for the project and not just a name to fill in the project organization chart. This is an active role that requires to be filled normally by a Senior Manager, closest to the project, interested on the project’s goals and with the time to dedicate to it. Ideally this person should have knowledge of Project Management practices, understanding not only the scope and outcomes of the project but also all deliverables and the Project Management documents that support it.

Having the right level of commitment from the Sponsor is also very important; the Sponsor should be there when problems/conflicts are originated and/or the Project Manager needs his/her support to move on with the planned activities as blockers are presented on the project development.

On the other hand, the Project Manager may not have all the information about the strategy and the vision of the company; this may cause project’s results getting into a wrong path.

Before accepting any mandate to start working on a project, always asks for a Project Sponsor; this will save you lot of troubles since the beginning and will let you set the right expectations upfront.