Tools & Techniques In Project Management

Tools And Techniques In Project Management
According to the PMBOK® Guide, project management is the process of the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements. PMBOK® Guide, Fourth Edition p.6

The application of skills, tools and techniques can enhance the chances of success in projects. There exists a wide range of different project management tools and techniques which can be used to support project managers in making effective decisions during the lifecycle of projects.

What is a tool? and What is a technique?
A tool is an item or implement used for a specific purpose. A tool can be a physical object or a technical object such as a web authoring tool or software program.

A technique is a systematic procedure, or routine used to accomplish a specific activity or task.

Our Goal
By creating the following list, we have two goals in mind:

  • To provide a specific list to the project team, so by having a quick access to the tools and techniques in project management, the team will enhance the chances of success in its projects.
  • To learn, keep focus and organize project team time.

Some project management tools & techniques

» Acquisition
» Advertising
» Affinity diagrams
» Alternatives analysis
» Alternatives identification
» Analogous estimating
» Applying leads and lags
» Approved change requests review
» Assumption analysis
» Benchmarking
» Bidder conferences
» Bottom-up estimating
» Brainstorming
» Cause and effect diagrams
» Change control meetings
» Checklist analysis
» Claims administration
» Co-location
» Communication methods
» Communication models
» Communication requirement analysis
» Communication technology
» Conflict management
» Contingent response strategies
» Contract change control system
» Contract types
» Control charts
» Cost aggregation
» Cost of quality
» Cost-benefit analysis
» Critical chain method
» Critical path method
» Data gathering and representation techniques
» Decomposition
» Dependency determination
» Design of experiments
» Diagramming techniques
» Documentation reviews
» Earned value management
» Expert judgment
» Facilitated workshops
» Flowcharting
» Focus group
» Force fields analysis
» Forecasting
» Forecasting methods
» Funding limit reconciliation
» Ground rules
» Group creativity techniques
» Group decision making techniques
» Histogram
» Historical relationships
» Independent estimates
» Information distribution tools
» Information gathering techniques
» Inspection
» Internet search
» Interpersonal skills
» Interviews
» Issue log
» Make-or-buy Analysis
» Management skills
» Matrix diagrams
» Negotiate settlements
» Negotiation
» Networking
» Nominal group analysis
» Observation and conversation
» Observations
» Organization charts and position descriptions
» Organizational theory
» Parametric estimating
» Pareto chart
» Payment systems
» Performance reporting
» Performance reviews
» Performance Reviews
» Planning meetings and analysis
» Pre-Assignment
» Precedence diagramming method
» Prioritization matrices
» Probability and impact matrix
» Process analysis
» Procurement audits
» Procurement negotiations
» Procurement performance reviews
» Product analysis
» Project management estimating software
» Project management information system
» Project management software
» Project performance appraisals
» Proposal evaluation techniques
» Proprietary quality management methodologies
» Prototypes
» Published estimating data
» Quality audits
» Quantitative risk analysis and modeling techniques
» Questionnaires and surveys
» Recognition and rewards
» Records management system
» Reporting systems
» Reserve analysis
» Resource leveling
» Risk audits
» Risk categorization
» Risk data quality  assessment
» Risk probability and impact assessment
» Risk reassessment
» Risk urgency assessment
» Rolling wave planning
» Run chart
» Scatter diagram
» Schedule compression
» Schedule network  analysis
» Scheduling tool
» Stakeholder analysis
» Statistical sampling
» Status meeting
» Strategy for negative risks or threats
» Strategy for positive risks or opportunities
» SWOT analysis
» Team-building activities
» Technical performance measurement
» Templates
» Three-point estimates
» To-complete performance index
» Training
» Variance analysis
» Variance and trend analysis
» Vendor bid analysis
» Virtual teams
» What-if scenario analysis

Our recommendation
When using this tools and techniques do not forget to get involved with real life. Try to learn from others, go to conferences, join groups, and engage with people face to face. Learning from others is the real value of your network.

How Do You Work?
What is (or will be) the impact of using the right tools and techniques in your projects?

Want more?
You can learn more about project management tools and techniques in our course PMP® Exam Preparation.

O que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA na Preparação para o Exame PMP®

O que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA na Preparação para o Exame PMP®(Illustration credit: Jessica Triana)

Interessado em obter a Certificação PMP®? … Mas .. Por onde começar? …

Esta é a questão que surge no inicio. É nesse momento que pedimos ajuda a alguém que nos possa orientar: O que queremos saber? …. Como estudou? Onde fez o curso de preparação?Por onde estudou? Fez simulações? Quantas simulações fez? Quanto tempo é necessário para aprender todos os assuntos? …. E muitas outras….

Passar no exame do PMP® é um desafio e requer alguns sacrifícios da nossa parte, pelo que o objetivo deverá ser passar no exame à PRIMEIRA TENTATIVA.

Vamos então aprender, o que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA em termos de preparação para o exame, vamos começar pelo que NÃO FUNCIONA:

O que NÃO FUNCIONA:

Estudar só pelo PMBOK®. O PMBOK® – Project Management Body of Knowledge – é o Guia oficial do PMI®, no entanto, é teórico, não inclui exercícios, não inclui exemplos de situações práticas e não inclui todos os conceitos que aparecem no exame.

Estudar por vários livros ao mesmo tempo, fazer downloads da internet de material disponível. Existem muitos livros disponíveis e também existe na Internet muito material. No entanto, cada livro tem a sua própria abordagem e vai ficar confundido se começar a ler tudo o que encontra por aí. Por outro lado, existe muito material na internet obsoleto, que corresponde a versões desatualizadas do PMBOK. Se estudar por vários livros e por material que encontra na Internet só vai ficar atrapalhado, confuso, pouco esclarecido e não vai conseguir passar no exame. NÃO PERCA O FOCO.

Estudar num idioma e fazer o exame em outro idioma. Se você estudar num idioma e fizer o exame noutro idioma vai desconhecer os termos que aparecem no exame, vai ficar confundido, vai perder tempo e vai começar a ficar nervoso.

Pensar em termos de projetos pequenos. As perguntas do exame estão desenhadas para comprovar a sua experiencia como gestor de projetos, mas de grandes projetos. Projetos com pelo menos 200 ou 300 pessoas, pelo que pensar em projetos pequenos pode levar a que selecione a resposta errada.

Decorar TODAS as ITTO (Inputs, Tools & Techniques, Outputs). Não vale a pena decorar TODAS as ITTO’s, deve pelo contrário compreender os processos a sua sequência e as ITTO’s mais relevantes de cada processo.

Achar que tem muita experiência como Gestor de Projetos e que isso é suficiente para passar no exame. Muitas pessoas falham por desconhecer os termos do PMI®. Pode ter muita experiencia como Gestor de Projetos mas precisa saber os termos que o PMI® requer que se saibam para passar no exame.

O que FUNCIONA:

Participe numa formação de Preparação para o Exame PMP®. As formações de preparação para o exame PMP®, oferecem uma excelente orientação em termos de dicas, vocabulário, conceitos e exercícios práticos que o ajudam a ter uma preparação mais eficiente para a obtenção do certificado, ao mesmo tempo que lhe garantem as 35 horas de formação em gestão de projetos, exigidas pelo PMI®.

Selecione um livro e uma aplicação de simulação de exame. Deverá selecionar um livro e uma aplicação de simulação de exame. Enquanto o livro será a sua base de estudo, a simulação de exames será fundamental para ir treinando o tipo de questões, as respostas e ir-se familiarizando com a forma como são apresentadas as questões.

Escolha o material de apoio no idioma em que vai fazer o exame. Estude na mesma base em que irá fazer o exame, é muito mais eficaz pois e familiariza-o com os termos apresentados nas perguntas.

Planeie o seu estudo. Se fizer um cálculo, ao todo são 12 tópicos para estudar. Se estudar um por semana, precisa de pelo menos 3 meses.
Poderá questionar-se: “Tenho que estudar para o exame? Só com a formação não é suficiente para passar?”… Não, não é suficiente.. tem mesmo que estudar ..
“mas TRÊS meses? Tanto TEMPO?” .. sim … esse tempo todo… e porquê? Simplesmente porque é muita INFORMAÇÃO, é mesmo muita informação. Conceitos, fórmulas, exercícios, deve pelo menos estudar três vezes o livro que escolheu para estudar. ATENÇÃO, não é só LER é ESTUDAR, repetir a informação pelo menos três vezes faz com que a compreenda e não a esqueça.

CRIE uma ROTINA de estudo, onde se comprometa consigo mesmo a estudar para apresentar o exame. Seja DISCIPLINADO, cumpra a sua rotina com assiduidade e pontualidade e execute-a durante os 3 meses.

Faça simulações curtas de questões relacionadas com as varias áreas de conhecimento. As simulações o irão ajudar a preparar-se para o exame, assim como, a identificar possíveis áreas de conhecimento que necessitam de mais estudo. As simulações ajudam a compreender, aprender e decorar termos necessários para passar o exame.

Faça pelo menos duas simulações de 4 horas na semana antes de ir fazer o exame. Isto ajuda a treinar a resistencia, e saber se vai ficar muito cansado depois de estar 4 horas a responder a perguntas. Também o ajudam a detetar se ainda tem algum ponto fraco relacionado com alguma área de conhecimento.

Tire um dia de folga antes de apresentar o exame.

No dia do exame:

  • Chegue ao local antes do horário marcado para reduzir o stress.
  • Esteja calmo e confiante, o equilíbrio é importante. Se está bem preparado não tem nada com que se preocupar.
  • Nos primeiros minutos é aconselhável escrever as fórmulas, conceitos ou qualquer termo que considere mais difícil. Desta forma, essa informação fica disponível para ser consultada durante o exame e evita o esquecimento por cansaço.
  • Não fique aflito se aparecerem termos que você desconhece. Lembre-se que existem 25 questões que não são consideradas para a nota final, e essa pode ser uma delas.
  • Marque só a sua resposta depois de ter lido TODAS as respostas apresentadas.
  • Responda às questões do ponto de vista do PMI não do seu.
  • Esqueça que vai ter 100% das respostas corretas.
  • Faça um intervalo, se assim o desejar, pois voltará com mais energia para a segunda parte do exame, mas lembre-se …… o tempo corre na mesma.

É agradável no fim do exame ler, no ecrã do computador: CONGRATULATIONS! e sair de lá com o seu certificado.

Acreditem …. VALE A PENA!

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável.(Illustration credit: Jessica Triana)

A única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender mais depressa do que os seus concorrentes. – Arie de Geus –

Se a única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender, então como pode uma empresa acelerar esse processo de aprendizagem? Será que as empresas têm capacidade para aprender? Será que o êxito de uma empresa advém da sua capacidade de aprender?

Comecemos pelo princípio. O que são Bases de Conhecimento?

Uma base de conhecimento é uma base de dados que tem como finalidade gerir conhecimento. É um acumulado de informação sobre um determinado assunto. Uma base de conhecimento é um meio onde a informação pode ser recolhida, organizada, partilhada, aprendida e utilizada.

Todas as empresas, grandes ou pequenas, possuem informação, no entanto na maioria dos casos não gerem esta informação. Alguns dos problemas mais comuns que encontramos nas empresas são:

  • Falta de documentação, ou documentação pobre, sobre informação relevante dos projetos realizados;
  • Informação difícil de encontrar;
  • Diferenças substanciais entre o mesmo tipo de documento;
  • Diferentes tipos de conteúdo relacionados como o mesmo tópico estão localizados separadamente;
  • Novos projetos, como o mesmos erros de projetos passados.

É fácil entender que uma base de conhecimento não só resolve os problemas descritos, como também ajuda a atingir objetivos corporativos, nomeadamente:

Poupa tempo. Ao estar a informação organizada, não só é fácil de encontrar mas também fácil de distribuir para clientes, fornecedores e colaboradores internos, facilitando os canais de comunicação com informação fiável.

Poupa dinheiro. Sabe quantas horas são desperdiçadas na sua empresa ao tentar encontrar informação sobre um determinado assunto?. Quantos emails são enviados? Quantos telefonemas são feitos?. Além dos custos, nesse espaço de tempo os seus colaboradores deixaram de produzir, de aprender. Sabe como isto é prejudicial em termos de ambiente de trabalho?. Definitivamente com uma base de conhecimento a empresa poupa uma substancial quantia de dinheiro.

Aumenta a eficiência. Com uma base de conhecimento os colaboradores podem encontrar facilmente os documentos relacionados com um determinado assunto, aumenta a produtividade, facilita a partilha, evita a duplicação de trabalho, ajuda a aprender com os erros, promove a utilização de boas práticas, permite que o conhecimento fique na empresa assim o colaborador mude de emprego, em poucas palavras permite à empresa criar uma base sólida para o crescimento.

Cria uma imagem positiva da sua empresa perante os seus clientes. Com uma base de conhecimento os clientes não precisam de ficar à espera por informação solicitada. Uma base de conhecimento é uma ferramenta que o vai ajudar a fidelizar e manter relações satisfatórias de longo prazo com os seus clientes.

Já imaginou trabalhar numa empresa onde pode ir buscar informação sobre projetos passados, o que fizemos bem, o que fizemos menos bem e informação sobre como podíamos ter feito melhor?. Já imaginou a curva de aprendizagem dos seus colaboradores? Já imaginou o impacte que isto significa para a imagem que a empresa tem perante os clientes?

Com a utilização e o tempo, o valor de uma base de conhecimento aumenta, preparando uma base sólida para o crescimento. É uma responsabilidade organizacional contribuir para a melhoria continua.

What does make a project a success?

What does make a project a success?
I recently participated in a relatively small project that demonstrated to be a great success. Everything went so smooth from the beginning and through all phases until the implementation that I asked myself what made this project such a success? Why it was easy to move through the different stages without many issues?

Here the key success factors:

The Sponsor: this person had a profound need to get the problem solved as quickly as possible as the current situation was hurting the business in terms of cost, inefficiency and lack of control. His participation on the project was key as he motivated the Project Manager and the stakeholders to move forward with the selected solution. The sponsor played a very active role, demonstrating clear ownership, helping to drive decisions, defending the project at all times and supporting the Project Manager as needed. As an example, two stakeholders were against the proposed solution because they were not so keen to adapt to the change since they had the feeling of losing control when centralizing the information. The Sponsor stood up emphasizing the benefits this implementation will bring to the business such us reducing the compensation costs and improving customer satisfaction as everyone would have now access to the information allowing the easy identification of booking conflicts right in advance. Moving from templates in Excel to an automated centralized system represented a change that was good handled by training and proper communication. More information about on the Sponsor’s role can be found here.

The Project Manager (PM): this person set the right expectations from the very beginning. The PM sat down with the sponsor and key stakeholders to understand the goals of the project once he received the mandate to work on it. He kept the project scope under control, verifying changes before approving them, looking at the planning and its deviations and getting close communication with the project team and the sponsor. The PM executed continuous follow up on tasks and agreed actions, taking care that everything moves as planned while keeping open communication with the team. He shared good news as well as bad ones, controlling the risks and providing the information needed to reach a decision. Although some issues arose during the project he was able to manage them and get them timely sorted out. When the PM found out that the delivery and installation of the initial server budgeted for the project was going to be delayed for more than three months due to change on priorities, he quickly explored other alternatives with the Infrastructure team, fortunately an unused server was located and made available for the project in a record time and also representing a important reduce in costs.
Once the project was closed, the PM continued monitoring the deliveries to verify the expected benefits were reached while keeping contact with the stakeholders to check on additional needs to be covered which will derive in a new project.

The Project Team: The team was composed of 15 main stakeholders acting also as team members and 3 business owners located across Europe, Middle East Africa, with a Steering Committee of 6 participants. The fact that every team member would benefit of the results delivered by the project, influenced the level of commitment and engagement the team demonstrated along the project. The team motivation also played an important factor on getting things done; every team member had a clear understanding of his responsibilities and knew exactly how he contributed to the project’s objectives. The team was very excited as the project moved forward and they started to see the first results.

The Stakeholders: these people had a clear understanding of what the project intended to solve and the risks of not going ahead with it. They provided clear requirements, constraints and wishes which were properly balanced and covered by specified deliverables. Their level of satisfaction along the project and more importantly once results were achieved, they were in accordance with their initial expectations.

The Project Objectives: the project had clear objectives defined at the early start, describing what the project will deliver and the steps required to achieve them. These objectives were aligned with the organization strategy and agreed by stakeholders. These objectives let keep the project on course. Since requirements are never perfect and something is always required that was not envisioned initially, this project didn’t escape to that. Some stakeholders wanted to adapt the system 100% to the current process at their location; most of the project team stepped in, making sure the project remained aligned with the initial objectives and requirements, understanding the need expressed by those stakeholders and providing an alternative solution that was in sync with the original scope.

The Success Criteria: how success on the project is defined? How do we know the project has been completed? How success will be measured? Answers to these questions were provided at the very beginning of the project during the definition phase, getting the agreement of all stakeholders and assuring the project can deliver the expected results. Once the deliverables were completed they were measured against the success criteria before sign off. And during the project, the temptation to provide a bit more of what the customer was expecting was well controlled by the Project Manager, as that could go in detriment of the project schedule and/or budget. Having said that, those extra requirements were properly documented and kept for future enhancements of the solution.

All of the above contributed to this project’s success. Now we are getting prepared for the second phase of this project, which take in consideration such enhancements and other features discussed during the initial phase but left out of the scope mainly due time constraints. The story continues…

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