Solução de Gestão Documental na Área da Construção

Implementação de uma solução de gestão documental com a finalidade de gerir o crescente fluxo de informação de um projeto complexo na área da construção.

Equipa de cerca de 150 colaboradores distribuídos em localizações geográficas distintas e mais de 550 projetos. A natureza do projeto obriga a que os colaboradores estejam distribuídos geograficamente, e dado o alto número de documentos a serem distribuídos para a pessoa correcta no tempo certo, era importante não perder o controlo da documentação emitida tanto por entidades externas como internamente. A implementação de processos automáticos de distribuição de documentos e a minimização de erros na distribuição era um factor de êxito para o projeto.

Anteriormente, os documentos eram fotocopiados para cada pessoa envolvida, e distribuídos manualmente. A empresa precisava de uma solução independente da posição geográfica, com capacidade para armazenar grandes quantidades de informação, desmaterializar documentos, e ainda, conseguir que a informação fosse distribuída correctamente e atempadamente, aumentando a produtividade dos colaboradores.

Foi implementada uma solução Web, que permite a constante troca de documentos entre a sede e as diferentes equipas de projeto localizadas em estaleiros de obra. Depois de ser criado o Plano de Classificação, foi preparada uma matriz de distribuição de documentos que suporta as diferentes equipas formadas para cada um dos projetos.

O processo de desmaterialização e distribuição de documentos foi estruturado através da utilização do Buzzsaw® e de ferramentas desenvolvidas internamente, com a finalidade de:

  • Enviar documentos às diferentes equipas de projeto.
  • Receber documentos das equipas de projeto diretamente na sede.
  • Automatização do fluxo de distribuição de documentos.
  • Permitir, em diversas situações, a troca de informação com empreiteiros.

A utilização do Sistema de Informação proposto, permite a troca de informação entre a sede e as equipas de projeto de uma maneira rápida e controlada.

Redução e Optimização de Custos

  • Diminuição de custos associados a deslocações, consequente da implementação do envio electrónico de documentos.
  • Redução de custos associados à eliminação de fotocópias/impressão de documentos.

Aumento da Produtividade

  • Redução do tempo de processamento de documentos.
  • Aumento da % de produtividade dos colaboradores: menos tempo em deslocações e mais tempo para análise de documentos.

Benefícios Ambientais

  • Redução de papel: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição da emissão do papel, protegendo o ambiente.
  • Redução de CO2: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição das deslocações entre as equipas de projeto e a sede, protegendo o ambiente.

Outros Benefícios

  • Rapidez: É enviado um e-mail com links diretamente ao colaborador que está envolvido no projeto.
  • Facilidade de arquivo: O documento é armazenado automaticamente na estrutura de arquivo da organização, seguindo o Plano de Classificação da empresa.
  • Facilidade de pesquisa do documento para posterior visualização.
  • Maior controlo da documentação com a centralização do arquivo.

“As organizações estão constantemente à procura de estratégias de redução de custos. A gestão documental é uma oportunidade não só para diminuir custos mas que pode também ter efeitos ambientais positivos permitindo às empresas serem socialmente mais responsáveis”

Autodesk® Buzzsaw® software-as-a-service (SaaS) features document, model, and data management tools to support Building Information Modeling (BIM) workflows with more secure access to project information from your desktop, web, or mobile device.

Have You Ever Succeeded in a Project Without a Sponsor?

How many times a Project Manager has had the feeling that he/she is the only one interested in keeping a project alive providing results? A Project Manager might deliver the desired results of a project without a Sponsor but that will cost him/her a lot of time, effort, mistakes, frustrations and perhaps also some enemies on the way. The absence or the inappropriate selection of a sponsor is one of the main reasons for a project to fail.

The sponsor role in a project is key for its success. But what’s a sponsor? Why is this role so important?

The sponsor is the person engaged and ultimate accountable for the project, who lives for the project, who will fight against the wind to get the project achieved its goals, who will get hurt if the project fails, who will push to get the resources needed to get the desired results and finally who will ensure the project remains viable and aligned with the company’s vision and strategies.

A Project Manager not only needs to have a sponsor, he/she ultimately needs the “right sponsor” for the project and not just a name to fill in the project organization chart. This is an active role that requires to be filled normally by a Senior Manager, closest to the project, interested on the project’s goals and with the time to dedicate to it. Ideally this person should have knowledge of Project Management practices, understanding not only the scope and outcomes of the project but also all deliverables and the Project Management documents that support it.

Having the right level of commitment from the Sponsor is also very important; the Sponsor should be there when problems/conflicts are originated and/or the Project Manager needs his/her support to move on with the planned activities as blockers are presented on the project development.

On the other hand, the Project Manager may not have all the information about the strategy and the vision of the company; this may cause project’s results getting into a wrong path.

Before accepting any mandate to start working on a project, always asks for a Project Sponsor; this will save you lot of troubles since the beginning and will let you set the right expectations upfront.

Sustainability Management as a Project Management Knowledge Area

Sustainability Management as a Project Management Knowledge AreaAn Initial Approach to Integrate Sustainability Management into the Project Management Body of Knowledge.

In a world where an ever-increasing population is demanding more and more resources, global sustainability is getting significant relevance in everything we undertake. Nowadays people involved in projects should think in a socially responsible way, making decisions which benefit not only the businesses but also the society and the environment. Governments are imposing regulations, environmental organisations and social groups are rising their hands and companies are including sustainability in their business practices as they realised they can deliver sustainable products while getting more profits. All these factors are impacting the way project managers develop their work and evaluate project constraints. In that sense, every phase in a project presents a potential opportunity for project managers to incorporate sustainability principles while moving towards delivery of sustainable products and services.

As project manager professionals, we think our profession has reached the point of maturity where sustainability management could be effectively integrated into project management practices. This approach would assure project managers will fully consider sustainability in projects as an important component throughout the project life cycle and it will also enable the delivery of sustainable outcomes. In addition, this approach complementing and reinforcing the sense of social responsibility described on it.

The main objective goes beyond the “green” wave the world is experiencing at all levels in our economies. More than “green”, the outcome of projects should be sustainable to the full extent of the concept. This is the big picture, the big challenge all project managers face today in developing solutions for a sustainable future.

Marianela Abarca, MBA, PMP. Business Consultant (Lausanne, Switzerland)
Mirla Ferreira, MBA, PMP. Emeteclass Lda (Aveiro, Portugal)

Yourself Thinking as a Communication Channel

Yourself Thinking is an essential aspect of a communication and one that can determine the success of a project. Thought it is something great, represents a continuum in life. We communicate with ourselves all the time.

Yourself Thinking represents inspiration, decision making, motivation, is the way how people interact with the world, with human factors. As Project Manager you have to observe this behavior in order to increase understanding and how to do your job better.

Why it is important for the project?

  • because the quality of thoughts is becoming increasingly important for the decision making process
  • because we know many of the project problems are associated with a negative attitude, such as fear, intimidation, and so on.
  • because all that is said or done is the result of an internal process of thought.

“Invest a few moments in thinking. It will pay good interest” – Richard Denny

The PMBook® describes the theoretical communication channels with the following formula (N*(N-1))/2, this formula represents only part of the communications chanels. In my opinion and based in my personal experience we have to integrate the Yourself Thinking on communications channels as (N*(N-1))/2 + N, for a more realistic approach.