About ‘Project Management Communication Tools’ Book. Expert Interview With Bill Dow

Bill Dow

BILL DOW is a result-oriented, industry recognized, passionate professional who has a strong background in PMO management, development methodologies, and tactical project execution.

Why you should listen to him:

Bill has successfully built several PMO’s, as well as having ran large industry impacting projects. His IT industry background spans government, health care, real estate, software, and wireless. He has strong organizational and planning skills, and focus on building customer partnerships. He has a proven track record on being able to drive strategy, vision, and be forward looking. He is also focused on staying on top of the latest project management industry trends. Through the books that he has published, he has created PMO and Project Communication tools that are used in companies all around the world.

He is the co-author of the Project Management Communication Bible. This is an 801 page reference manual, published in 2008 for Wiley publishing. It can be found on Amazon.com and consistently in the Top 100 for Project Management books.

The second book he wrote is called “The Tactical Guide for Building a PMO” . The book takes his personal experience in building and implementing PMO’s over a 10 year period and puts it into a format that is easy to read and use for any PMO Manager. This book can also be found on Amazon.com.

His third book “Project Management Communications Tools” will be release in the June 2015 timeframe. More information on this book can be found on his www.dowpublishingllc.com website in the coming weeks.

Bill is, also a part time Adjunct Professor at Bellevue College where he teaches several project management classes in the certification program. “I have a deep passion and enthusiasm for teaching and mentoring, so my work at Bellevue College is one of my great accomplishments.” – he says.

Interview:

Bill Dow has written a new book: ” Project Management Communication Tools“, that is the authoritative reference on one of the most important aspects of managing projects–project communications. You can buy his book on Amazon.

We decided to interview him about his wonderful work.

Mirla Ferreira: Hi Bill, I see in your new book, that you have mapped social media tools to project communication tools. What a great concept. Why, did you do that? What motivates you to connect those two worlds?

Bill Dow: Thanks Mirla, yes, I thought it was important to get the word out on social media from a project management communications perspective. So many times, project managers are rushing to use social media, my chapter walks project managers who the process.

Mirla Ferreira: How do you do that? How do you walk project managers though using social media on their projects?

Bill Dow: It is really easy, actually, I get the project manager thinking about why they are communicating the project information. For example, I have a chart where I map, communication tools to the 5 communication purpose for communication. They are Inform, Persuade, Motivate, Interact and Inspire. When project managers see that mapping table from social media tools, communication tools, and the purposes of communicating it ties it all together.

Mirla Ferreira: I also see a topic on Project Management BI in your new book? What is that?

Bill Dow: Great question, Project BI is a process of combining various project data sources into a single dashboard or report. The goals of the Project Management BI process is to allow executives, customers, team members to quickly interpret, understand, and act on this project information to improve the project’s chance of success. I have included a 8 step process for project managers to follow to compile their project information into dashboard reports.

Mirla Ferreira: Thanks Bill, I’m very grateful for your time “.

Share your experience/doubts about Project Management Communications Tools

Implementing A PMO Is Often Facing Challenges. Expert Interview With Bill Dow

Bill Dow

BILL DOW is a result-oriented, industry recognized, passionate professional who has a strong background in PMO management, development methodologies, and tactical project execution.

Why you should listen to him:

Bill has successfully built several PMO’s, as well as having ran large industry impacting projects. His IT industry background spans government, health care, real estate, software, and wireless. He has strong organizational and planning skills, and focus on building customer partnerships. He has a proven track record on being able to drive strategy, vision, and be forward looking. He is also focused on staying on top of the latest project management industry trends. Through the books that he has published, he has created PMO and Project Communication tools that are used in companies all around the world.

He is the co-author of the Project Management Communication Bible. This is an 801 page reference manual, published in 2008 for Wiley publishing. It can be found on Amazon.com and consistently in the Top 100 for Project Management books.

The second book he wrote is called “The Tactical Guide for Building a PMO” . The book takes his personal experience in building and implementing PMO’s over a 10 year period and puts it into a format that is easy to read and use for any PMO Manager. This book can also be found on Amazon.com.

His third book “Project Management Communications Tools” will be release in the June 2015 timeframe. More information on this book can be found on his www.dowpublishingllc.com website in the coming weeks.

Bill is, also a part time Adjunct Professor at Bellevue College where he teaches several project management classes in the certification program. “I have a deep passion and enthusiasm for teaching and mentoring, so my work at Bellevue College is one of my great accomplishments.” – he says.

Interview:

Mirla Ferreira: Hi Bill, as an author of “The Tactical Guide for Building a PMO” book, What do you think is the highlighter obstacle to implement a PMO that really works?

Bill Dow: I think that PMO Managers throw away process to quickly. Process is a good thing, too much process is not good, but too little doesn’t work either. There is something to be said for all project managers to be managing their projects in a repeatable and consistent manner. So many PMO managers are quick to throw out process because of the growing pressures to be agile, and I would say those folks have the biggest obstacles to be successful.

Mirla Ferreira: In your opinion, what are the best benefits of PMO as a service? In what circumstances should a company choose a PMO as a service approach?

Bill Dow: PMO as a service is a brand new concept that is just starting to take off. I would say that we are far too early to have this model working consistently across companies. Companies are so different and I think this concept of PMO as a Service has a long way to go before it is proven and we see consistent results. If companies are going to go with this concept, then they would be one that are much smaller and want to have outside experts driving their end to end efforts. Still too early frankly and not yet proven.

Mirla Ferreira: For you, what is the biggest challenge that professionals have when leading an effective, value driven PMO?

Bill Dow: The challenge is around executive support. I see PMO’s fail all the time and even document it in my book with a term called the “PMO Cycle”. Basically, it states very simply, when you lose your executive support, you lose your PMO. I have seen it happen many times myself and to my PMO Manager peers. It is a way of life of this profession and something that we to live with. So, go out there and secure the support from multiple executive for the best chance of your PMO succeeding into the future.

Mirla Ferreira: Thanks Bill, it was a pleasure talking to you today”.

Share your experience implementing a PMO!

As Conversas Que Transformam o Desempenho do seu Negócio, Dia Após Dia. Entrevista Com Sandy Richardson

Sandy Richardson

SANDY RICHARDSON é uma reconhecida especialista nas áreas de planeamento estratégico, mapeamento da estratégia, medição e gestão de desempenho, prestação de contas e desenvolvimento de estruturas de governança, e alinhamento organizacional.

Porque devemos ouvi-la:

É uma profissional da gestão de desempenho de negócios que acredita que cada organização merece ser o melhor que pode ser e tem uma verdadeira paixão para trabalhar com líderes empresariais visionários e colaboradores comprometidos em atingir os seus objetivos de desempenho.

Tem mais de 20 anos de experiência no desempenho da liderança empresarial, incluindo 7 anos de criação e execução de estratégia, liderança na gestão de balanced scorecard em empresas como a Canada Life Assurance Company e a Barrick Gold Corp, e 12 anos como consultora em planeamento estratégico e execução da estratégia em ambos os setores público e privado. Atualmente, ela está focalizada em ajudar os líderes empresariais e as suas equipas de trabalho a conseguir excepcionais resultados de desempenho do negócio, ajudando-os a identificar e a superar os seus desafios de execução da estratégia de forma rápida, eficaz e permanentemente.

É uma palestrante frequente e também escreve regularmente no seu blog, comentando sobre o processo e os benefícios da excelência na execução de estratégia e na construção de uma organização focada em estratégia.

Sandy Richardson é autora dos livros Business Results Revolutions e The Practical Guide to Strategy Mapping.

Conheça mais sobre Sandy Richardson

Entrevista:

Mirla Ferreira: Olá Sandy, quando lemos o seu livro Business Results Revolutions, entendemos que o sucesso sustentável é alcançado através de conversas que se focalizam em responder a questões “certas”. Pode-nos contar mais sobre esta abordagem?

Sandy Richardson: Um primeiro passo que é fundamental para alcançar o sucesso do negócio é saber quais são as questões certas a perguntar. Quando digo “certas” quero dizer questões que estão focadas em garantir que a sua empresa está na posição ideal para alcançar o máximo de clientes, resultados financeiros e sucesso. Claro, acredito que as três questões descritas no livro Business Results Revolution são as perguntas essenciais “certas”!

Uma vez que conhecemos estas questões, o que precisamos fazer é responde-las – COMO responder as questões é mais importante do que a mesma resposta! Quando olhamos para organizações bem sucedidas vemos que colocam um grande esforço na forma como respondem as perguntas e o seu método preferido é a conversa. Isto quer dizer, que essas organizações envolvem pessoas de dentro e de fora da empresa num diálogo de duas vias que permite a discussão ponderada e a troca de ideias em resposta a cada uma das questões do negócio. Além de garantir que uma organização tem as melhores respostas possíveis para as questões, as conversas inspiram altos níveis de compromisso e de investimento emocional dos colaboradores e clientes. Este, por sua vez, se traduz em melhores resultados para os clientes e melhores resultados para o negócio.

A pesquisa mostra que as organizações bem sucedidas utilizam um processo integrado de conversa que possui quatro elementos importantes: intencionalidade (eles têm um propósito claro), intimidade (que permitem a proximidade emocional e mental), interatividade (que inclui uma troca de ideias) e a inclusão (eles permitem a participação das pessoas na determinação do tópico de discussão). Quando as conversas incluem todos esses elementos, notamos uma melhoria significativa na confiança que temos nas respostas dadas para as questões-chave do negócio.

Todos na organização devem ser encorajados a desenvolver as capacidades de liderança de conversação. A boa notícia é que a conversa é uma competência que pode ser aprendida. Quando todas as pessoas da organização desenvolvam as suas habilidades de conversação, a qualidade das respostas vai melhorar. Há uma relação direta entre a qualidade das respostas para as questões de negócio e o nível dos resultados empresariais alcançados.

As conversas numa base contínua ajudam a empresa a garantir que as respostas às suas questões críticas de negócio são sempre atuais e relevantes. A conversa ajuda as empresas a ter sucesso, dando aos colaboradores um local onde podem salientar o que é que está a funcionar e o que não está a funcionar, para aprender e inovar juntos, e para que possam avançar juntos. Esta capacidade traduz-se em uma organização mais eficiente e capaz. A conversa com os clientes permite que as empresas permaneçam sensíveis e relevantes perante as necessidades de mudança dos seus clientes – uma capacidade que é fundamental para se manter à frente num mercado competitivo.

A recompensa por fazer da conversa a peça central de sua abordagem na criação e gestão da estratégia é uma força de trabalho focalizada e cheia de energia e uma organização que é um íman de clientes porque oferece elevados níveis de valor para o cliente, de forma consistente e confiável (um diferencial importante em quase todos os mercado que puder pensar), gerando altos níveis de fidelização de clientes, desempenho do negócio e crescimento.

Mirla Ferreira: Escuto as pessoas falar sobre as suas metas o tempo todo, no entanto, parece que existe alguma coisa que os faz resistir a qualquer ação o que não lhes permite por em prática essas metas. Isso também acontece com as organizações. Quais são os pontos básicos a considerar quando se tenta colocar a estratégia em ação?

Sandy Richardson: Há tantas coisas que estão no caminho da execução da estratégia, mas deixo aqui três segredos “obrigatórios” para o sucesso que eu descobri ao longo do tempo:

Envolver as pessoas, que pretende responsabilizar, na criação da estratégia, das atividades e das metas/resultados. As pessoas estão mais abertas a fazer as coisas quando participam na sua definição/criação. Por quê? Porque elas entendem de onde vêm, como se encaixam no quadro geral, e como contribuem para o sucesso. Quando isso é claro para as pessoas, é mais fácil que elas fiquem comprometidas com o trabalho que estão a fazer. . Além disso, quando os colaboradores estão envolvidos, é mais provável que as metas e ações que são criadas sejam mais viáveis – muitas vezes a estratégia do negócio é posta em termos de tão alto nível que é difícil ver como colocá-la em ação ou as ações que são definidas são muito exageradas para serem alcançadas de forma realista. O envolvimento dos trabalhadores no desenvolvimento de planos de ação pode ajudar a eliminar este problema. Finalmente, acho que envolver os colaboradores no processo da estratégia auda a construir a sua paixão por alcançar os resultados pretendidos – é fácil colocar a estratégia em ação quando está emocionalmente envolvido!

Atribuir responsabilidades claras e recompensar as pessoas. Às vezes, não fica claro de quem é a responsabilidade de fazer o trabalho – quando isso acontece, não é de admirar que atividades críticas relacionadas com a estratégia não estejam concluídas! Estabelecer expectativas claras de desempenho, atribuição de responsabilidade e prestação de contas para pessoas específicas são os primeiros passos para permitir a execução da estratégia com sucesso. A formalização dessas responsabilidades nas metas de cada pessoa coloca maior ênfase na importância de fazer as coisas com sucesso e abre a porta para premiar os colaboradores através do processo de gestão de desempenho. Quando as responsabilidades são formalizadas, desta forma, as organizações tem mais probabilidade de traduzir com sucesso a sua estratégia em ação.

Dar aos trabalhadores (e a organização) os recursos necessários para executar a estratégia. Muitas vezes vejo as organizações estabelecer uma nova direção estratégica, sem pensar o que é que a organização precisa para alcançar essa estratégia. Muitas vezes para executar com êxito a estratégia a organização requer fazer coisas novas ou fazer as coisas existentes de forma diferente. Muitas vezes, não é realista esperar que os recursos e competências existentes serão suficientes para permitir novos níveis de desempenho. Isso geralmente requer investimento em ferramentas e recursos adicionais e / ou investimento em formação e construção de novas competências individuais e ou organizacionais.
No final, não importa quanto os seus colaboradores são responsáveis, – se eles não têm acesso aos recursos que precisam para executar a estratégia bem, os esforços de execução da estratégia estarão sub-optimizada.

Para a maioria das organizações, ao se concentraram em fazer estas três coisas bem, estariam em posição muito mais favorável quando se trata de executar a estratégia.

Mirla Ferreira: Por que é tão importante a resposta a terceira questão: “Temos a certeza?”

Sandy Richardson: É sempre importante confirmar ou validar que a organização esteja a fazer o que ela disse que ia ser feito, e que fazer o que disse que ia fazer se traduza realmente em clientes desejados e resultados financeiros. Responder a questão “Temos a certeza?” ajuda a fazer exatamente isso.

Na verdade, acontece que a questão “Temos a certeza?” esta realmente composta por três perguntas:
“Temos a certeza que a nossa organização está posicionada para executar a estratégia como planeado?
“Temos a certeza que a nossa empresa está realmente a executar a estratégia como planeado?, e
“Temos a certeza que a proposta de valor para os clientes está produzir clientes fiéis?

Responder a estas perguntas ajuda a avaliar a forma como a empresa está a fazer as coisas atualmente e ajuda a identificar lacunas e oportunidades de melhoria. Quando tem essa informação, pode agir de forma focalizada o que irá traduzir-se em clientes e em níveis mais elevados de desempenho do negócio.

No entanto, se não é bom o suficiente para adivinhar as respostas para as três questões “Temos a certeza?” – tem que saber as respostas certas. A melhor maneira de encontrar a resposta certa é através de uma combinação de métricas e conversas.

Ao medir os resultados dá-lhe boas informações para começar, mas a medição nem sempre é tão poderosa quanto poderia pensar. Raramente nos dá as ideias que precisamos para conhecer o que realmente está a acontecer. É aí que entra a conversa. A conversa acrescenta profundidade e discernimento aos resultados de medição, dando-lhe a confiança que precisa para responder às três questões “Temos a certeza?” e tomar as ações adequadas, se necessário.

Mirla Ferreira: Obrigada pelo teu tempo Sandy!”

Leia o artigo original em Inglês

Agora é hora de tomar alguma ação. Quero ver quantas empresas querem focalizar os modelos estratégicos em conversas de estratégia!

Produtos, Projetos e Estratégia. Entrevista Com Ricardo Vargas

Ricardo Vargas

RICARDO VARGAS Especialista em gestão de projetos, riscos e portfólio.

Porque devemos ouvi-lo:

Ricardo Viana Vargas é especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos. Foi, nos últimos 15 anos, responsável por mais de 80 projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 18 bilhões de dólares.

Atualmente, é diretor do Grupo de Práticas de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS, na sigla em inglês) e vive em Copenhagen, na Dinamarca. Seu trabalho tem como foco a melhoria da gestão dos projetos humanitários, de construção da paz e de desenvolvimento de infraestrutura em dezenas de países, como Haiti, Afeganistão, Iraque e Sudão do Sul.

Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de 600 mil membros e profissionais certificados em 175 países.

Ricardo Vargas escreveu doze livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 250 mil exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award e em 2011 o PMI IS CoP Professional Development Award pela sua contribuição para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos. Recebeu também o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos.

Conheça mais sobre Ricardo Vargas diretamente no seu website ricardo-vargas.com

Entrevista:

Mirla Ferreira: Olá Ricardo…. Em linhas gerais muitos responsáveis de empresas não sabem bem “por onde começar”. Qual é a sua opinião? Devemos começar por elaborar a estratégia, os produtos que suportam essa estratégia e os projetos associados? Ou pelo contrario, começamos por criar produtos que preencham uma necessidade do mercado, criamos as estratégias e logo os projetos?

Ricardo Vargas: Na minha visão a estratégia permeia todo o direcionamento. Se vc não tem uma estratégia vc não sabe nem qual projeto escolher. O grande problema das organizações é que pensar estrategicamente é abstrato e nem sempre conclusivo. Aí todos preferem pensar apenas nos projetos. Esse é o desafio permanente.

Mirla Ferreira: Segundo a sua experiencia porque é tão difícil fazer uma boa Gestão de Portfólio. Qual é o maior desafio que as empresas enfrentam nesta área?

Ricardo Vargas: É difícil por causa da falta de estratégia e pela falta de critérios claros. A disputa pelos projetos deixa de ser um assunto técnico focado em critérios claros e passa a ser uma disputa de poder onde quem é mais forte tem os projetos escolhidos…

Mirla Ferreira: Considera que a criação de um PMO na empresa ajudaria a estabelecer o equilíbrio necessário entre Produtos, Projetos e Estratégia?

Ricardo Vargas: Depende do PMO. Se for um escritório estratégico de projetos com foco em portfólio sim. Agora se for um PMO operacional esse benefício certamente não é atingido, uma vez que o foco está no cumprimento de prazos e custos.

Mirla Ferreira: Excelente. Muito obrigada pelo seu tempo, Ricardo. Foi um prazer poder conhecer a sua opinião sobre um tema tão interessante como este. Até à próxima!


Ricado Vargas – Critérios de Seleção de Projetos


International Project Management Day. Expert Interview With Frank Saladis

Frank Saladis

FRANK SALADIS Founder IPM Day

Why you should listen to him:

Frank P. Saladis, PMP, is a Consultant and Instructor / Facilitator within the project management profession. He is a senior trainer and consultant for the International Institute for Learning and has conducted numerous project management training seminars domestically and internationally. He is a Project Management Professional and has been a featured presenter at the Project Management Institute ® Annual Symposiums and World Congresses and many other project management events. Mr. Saladis is a graduate of the PMI Leadership Institute Masters Class and has held several positions within The Project Management Institute including President of the NYC Chapter, President of the PMI Assembly of Chapter Presidents and Chair of the Education and Training Specific Interest Group. Mr. Saladis served as editor of the internationally distributed project management newsletter for allPM.com, and is the author of “Positive Leadership In Project Management,” co- author of Value Driven Project Management with Dr. Harold Kerzner, and numerous articles about project leadership. Mr. Saladis is the originator of International Project Management Day and was recognized as PMI Person of the Year for 2006.

Interview:

Mirla Ferreira Project Managers focus their days getting projects completed on time, and within budget and scope, meaning that Project Management is a profession with a lot of accountability in organizations. What was your main idea when you created “International Project Management Day”? Why an International Project Management Day is so important for the profession?

Frank Saladis International Project Management Day was created to set aside some time to recognize the dedication and commitment project managers provide to their organizations. Many people really don’t understand the role of the project manager and how challenging that position can be. It is often referred to as ” the unappreciated profession.” project managers must provide leadership, managerial skills, and must have a strong sense of business to achieve project success. Often the work of the project manager is not properly recognized. International Project Management Day is a way of saying thank- you to the many thousands of project managers who work very hard to meet their organizations needs.

Mirla Ferreira Do you think organizations have to create a culture with a clear focus on Talent Management? In your experience, what is the most important thing when developing mentor programs for Project Managers?

Frank Saladis A few thoughts: project management training provides an individual with “life skills” such as planning, organizing, leading, managing, dealing with conflict and working with people effectively. The project manager is part of a very special group of talented individuals who understand the importance of teamwork and also in achieving business objectives. Organizations who promote project management will have a solid talent pool to support the missions and objectives and will find “talent management” to be less difficult. The truly effective project manager is adaptive to the organizations needs and can develop an effective strategy to meet the challenges of each new assignment.

When developing mentor programs for project managers it is important to emphasize the leadership aspect of the assignment. Project managers are accountable for success. They must motivate their teams, set clear direction, and focus on the big picture. Leaders create an environment of pride, respect and trust. All of these are essential for project and organizational success.

Mirla Ferreira For you .. What is the biggest challenge facing Project Managers today?

Frank Saladis There are many challenges a project manager must deal with but one of the most significant challenges is the lack of managerial support, the gap between what executives perceive to be project management and the actual project ,and the tendency of upper management ignore the processes that are put in place to manage a project effectively, such as change control. Project managers must develop the skills and capability to manage upward and work to clearly set expectations with sponsors and executive management.

IPM Day is always the first Thursday in November. Are you planing to schedule some event or activity in recognition of the Project Management Profession?