Gestão de Conteúdo

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável

by Mirla Ferreira | 11th May 2012

Café Filosófico: Bases de Conhecimento Como Vantagem Competitiva Sustentável .(Illustration credit: Jessica Triana)
A única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender mais depressa do que os seus concorrentes. – Arie de Geus -

Se a única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender, então como pode uma empresa acelerar esse processo de aprendizagem? Será que as empresas têm capacidade para aprender? Será que o êxito de uma empresa advém da sua capacidade de aprender?

Comecemos pelo princípio. O que são Bases de Conhecimento?

Uma base de conhecimento é uma base de dados que tem como finalidade gerir conhecimento. É um acumulado de informação sobre um determinado assunto. Uma base de conhecimento é um meio onde a informação pode ser recolhida, organizada, partilhada, aprendida e utilizada.

Todas as empresas, grandes ou pequenas, possuem informação, no entanto na maioria dos casos não gerem esta informação. Alguns dos problemas mais comuns que encontramos nas empresas são:

Falta de documentação, ou documentação pobre, sobre informação relevante dos projetos realizados;
Informação difícil de encontrar;
Diferenças substanciais entre o mesmo tipo de documento;
Diferentes tipos de conteúdo relacionados como o mesmo tópico estão localizados separadamente;
Novos projetos, como o mesmos erros de projetos passados.

É fácil entender que uma base de conhecimento não só resolve os problemas descritos, como também ajuda a atingir objetivos corporativos, nomeadamente:

Poupa tempo. Ao estar a informação organizada, não só é fácil de encontrar mas também fácil de distribuir para clientes, fornecedores e colaboradores internos, facilitando os canais de comunicação com informação fiável.

Poupa dinheiro. Sabe quantas horas são desperdiçadas na sua empresa ao tentar encontrar informação sobre um determinado assunto?. Quantos emails são enviados? Quantos telefonemas são feitos?. Além dos custos, nesse espaço de tempo os seus colaboradores deixaram de produzir, de aprender. Sabe como isto é prejudicial em termos de ambiente de trabalho?. Definitivamente com uma base de conhecimento a empresa poupa uma substancial quantia de dinheiro.

Aumenta a eficiência. Com uma base de conhecimento os colaboradores podem encontrar facilmente os documentos relacionados com um determinado assunto, aumenta a produtividade, facilita a partilha, evita a duplicação de trabalho, ajuda a aprender com os erros, promove a utilização de boas práticas, permite que o conhecimento fique na empresa assim o colaborador mude de emprego, em poucas palavras permite à empresa criar uma base sólida para o crescimento.

Cria uma imagem positiva da sua empresa perante os seus clientes. Com uma base de conhecimento os clientes não precisam de ficar à espera por informação solicitada. Uma base de conhecimento é uma ferramenta que o vai ajudar a fidelizar e manter relações satisfatórias de longo prazo com os seus clientes.

Já imaginou trabalhar numa empresa onde pode ir buscar informação sobre projetos passados, o que fizemos bem, o que fizemos menos bem e informação sobre como podíamos ter feito melhor?. Já imaginou a curva de aprendizagem dos seus colaboradores? Já imaginou o impacte que isto significa para a imagem que a empresa tem perante os clientes?

Com a utilização e o tempo, o valor de uma base de conhecimento aumenta, preparando uma base sólida para o crescimento. É uma responsabilidade organizacional contribuir para a melhoria continua.

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Providing Resort Members With Profile Management Service

by Emeteclass | 27th December 2011

Emeteclass has developed a Drupal module for a Resort Members Service Company, allowing members to manage their profiles in real time.

Service providers improve the level of customer service using tools like Member Profile Management. This user-friendly tool is a good communication channel for customers and service providers and facilitates the relationship between them. The profile data is updated by the customer, this feature helps to reduce the number of phone calls, and of course, cause a cost reduction for the customer. On the other hand, for the service provider, this feature reduces the number of errors in data produced by the support team, at the same time decreasing the number of support calls to the help desk team.

So, adopting a centralized customer profile with an additional self-edit functionality, can::

Increase the level of service.
Decrease costs, and improve revenues.
Reduce the number of errors in data produced by the support team
More accurate customer data profile.
Increase overall customer satisfaction.
Serve customer better and more efficiently.

… just by allowing the customer to manage his own account!

Introducing Itcize.org

by Emeteclass | 30th May 2011

Itcize - Resources to support non-profit organizations in their missions We believe that Information Technology solutions, awareness, education, and resources are valuable assets to support non-profit organizations in their missions. Enabling them to manage information, communicate, perform, account and handle various others IT related tasks, will allow them to keep growing, thus improving our society and environment: our world.

We have developed three programs:

Online Outreach Program: We offer tools and services to help non-profits achieve and sustain a strong web presence. Having a “web 2.0” strategy help to leverage the power of community, collaboration and collective expertise to bring great results.
Staff Technology Capacity Program: Training programs in Technology give conditions to reduce the lack of knowledge affecting internal staff, and create a positive environment for obtaining better results with technologic solutions.
Staff Project Management Capacity Program : Non-profit organizations have to understand international Project Management standards, good practices and tools, in order to be more efficient in their missions.

We provide this programs for non-profit organizations, offering to each one an average of 10.000€ in services per year. At his moment, for every 50€ in donations we can give an average of 170€ in services. But with more volunteers we can do better.

Technology can do amazing things. Non-profits are always challenged with small budgets and funds for services and programs, making IT a low priority area compared with others. Help non-profits become more productive and efficient.

ITCIZE is a fundamental part of Emeteclass’s way of doing programs that focus on creating value for our society.

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Venelusa: A Internet é o Presente

by Emeteclass | 13th May 2011

Venelusa - Mediação Imobiliária, Lda. A Venelusa, empresa de mediação imobiliária, alerta sobre a importância da internet na prestação de serviços, e descreve como a utilização do software de gestão de conteúdos é essencial para garantir a divulgação diária e actualizada de informação aos utilizados.

Quém é a Venelusa?
A Venelusa está presente no mercado imobiliário desde 2006 e encontra-se vocacionada à comercialização / venda de apartamentos, moradias, terrenos, arrendamentos.
Outra área de negócios importante, da qual a Venelusa se destaca de outras agências imobiliárias é que possui uma grande experiência e credibilidade nos trespasses comerciais e ou compra / venda de empresas. Oferecemos uma gama alargada de oportunidades altamente atractivas, proporcionando o acompanhamento contínuo e dedicado dos seus colaboradores a fim de encontrar a solução certa para cada caso. Venha investir connosco e seja empreendedor, nós temos o que procura!!

A Internet é o Presente
Para a Venelusa, Mediação Imobiliária, Lda, estar ligada ao mundo através de um website é muito importante, uma vez que hoje em dia toda a informação que se queira pode ser obtida via internet. Numa área como a nossa que é a prestação de seviços no imobiliário / vendas, é imprescindível a presença online, uma vez que nos permite atingir um maior número de pessoas através de publicidade e a um custo que não seria sustentável se fosse através dos meios tradicionais.

No nosso site www.venelusa.com são geridos os conteúdos por nós próprios dando-nos assim a liberdade de actualizações diárias, gerando assim uma maior interação entre a empresa e as pessoas que nos visitam.

Hoje em dia ter uma página na internet se tornou indispensável para empresas de todos os tamanhos: grande, médio ou pequeno porte. Esta ferramenta possibilita comunicação junto ao seu cliente sobre os seus produtos e serviços, apresentando seus diferenciais. Mas não basta ter um site “bonitinho” e esperar que chova clientes! Pelo contrário, ter um site na internet é apenas o primeiro passo para a empresa que está iniciando no mundo virtual, é o começo de muito trabalho para que essa ferramenta seja utilizada de forma inteligente, que possa corresponder positivamente ao tempo e dinheiro investidos.

Conheça mais sobre a Venelusa

Utiliza algum dos nossos serviços/produtos? Escreva-nos

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Solução de Gestão Documental na Área da Construção

by Mirla Ferreira | 11th April 2011

Implementação de uma solução de gestão documental com a finalidade de gerir o crescente fluxo de informação de um projeto complexo na área da construção.

O DESAFIO
Equipa de cerca de 150 colaboradores distribuídos em localizações geográficas distintas e mais de 550 projetos. A natureza do projeto obriga a que os colaboradores estejam distribuídos geograficamente, e dado o alto número de documentos a serem distribuídos para a pessoa correcta no tempo certo, era importante não perder o controlo da documentação emitida tanto por entidades externas como internamente. A implementação de processos automáticos de distribuição de documentos e a minimização de erros na distribuição era um factor de êxito para o projeto.

Anteriormente, os documentos eram fotocopiados para cada pessoa envolvida, e distribuídos manualmente. A empresa precisava de uma solução independente da posição geográfica, com capacidade para armazenar grandes quantidades de informação, desmaterializar documentos, e ainda, conseguir que a informação fosse distribuída correctamente e atempadamente, aumentando a produtividade dos colaboradores.

A SOLUÇÃO: BUZZSAW® COMO FERRAMENTA COLABORATIVA NO CENTRO DA ESTRATÉGIA
Foi implementada uma solução Web, que permite a constante troca de documentos entre a sede e as diferentes equipas de projeto localizadas em estaleiros de obra. Depois de ser criado o Plano de Classificação, foi preparada uma matriz de distribuição de documentos que suporta as diferentes equipas formadas para cada um dos projetos.

O processo de desmaterialização e distribuição de documentos foi estruturado através da utilização do Buzzsaw® e de ferramentas desenvolvidas internamente, com a finalidade de:

Enviar documentos às diferentes equipas de projeto.
Receber documentos das equipas de projeto diretamente na sede.
Automatização do fluxo de distribuição de documentos.
Permitir, em diversas situações, a troca de informação com empreiteiros.

BENEFICIOS
A utilização do Sistema de Informação proposto, permite a troca de informação entre a sede e as equipas de projeto de uma maneira rápida e controlada.

Redução e Optimização de Custos

Diminuição de custos associados a deslocações, consequente da implementação do envio electrónico de documentos.
Redução de custos associados à eliminação de fotocópias/impressão de documentos.

Aumento da Produtividade

Redução do tempo de processamento de documentos.
Aumento da % de produtividade dos colaboradores: menos tempo em deslocações e mais tempo para análise de documentos.

Benefícios Ambientais

Redução de papel: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição da emissão do papel, protegendo o ambiente.
Redução de CO2: Ao distribuir eletronicamente os documentos está-se a contribuir para a diminuição das deslocações entre as equipas de projeto e a sede, protegendo o ambiente.

Outros Benefícios

Rapidez: É enviado um e-mail com links diretamente ao colaborador que está envolvido no projeto.
Facilidade de arquivo: O documento é armazenado automaticamente na estrutura de arquivo da organização, seguindo o Plano de Classificação da empresa.
Facilidade de pesquisa do documento para posterior visualização.
Maior controlo da documentação com a centralização do arquivo.

“As organizações estão constantemente à procura de estratégias de redução de custos. A gestão documental é uma oportunidade não só para diminuir custos mas que pode também ter efeitos ambientais positivos permitindo às empresas serem socialmente mais responsáveis”

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