About ‘Project Management Communication Tools’ Book. Expert Interview With Bill Dow

Bill Dow

BILL DOW is a result-oriented, industry recognized, passionate professional who has a strong background in PMO management, development methodologies, and tactical project execution.

Why you should listen to him:

Bill has successfully built several PMO’s, as well as having ran large industry impacting projects. His IT industry background spans government, health care, real estate, software, and wireless. He has strong organizational and planning skills, and focus on building customer partnerships. He has a proven track record on being able to drive strategy, vision, and be forward looking. He is also focused on staying on top of the latest project management industry trends. Through the books that he has published, he has created PMO and Project Communication tools that are used in companies all around the world.

He is the co-author of the Project Management Communication Bible. This is an 801 page reference manual, published in 2008 for Wiley publishing. It can be found on Amazon.com and consistently in the Top 100 for Project Management books.

The second book he wrote is called “The Tactical Guide for Building a PMO” . The book takes his personal experience in building and implementing PMO’s over a 10 year period and puts it into a format that is easy to read and use for any PMO Manager. This book can also be found on Amazon.com.

His third book “Project Management Communications Tools” will be release in the June 2015 timeframe. More information on this book can be found on his www.dowpublishingllc.com website in the coming weeks.

Bill is, also a part time Adjunct Professor at Bellevue College where he teaches several project management classes in the certification program. “I have a deep passion and enthusiasm for teaching and mentoring, so my work at Bellevue College is one of my great accomplishments.” – he says.

Interview:

Bill Dow has written a new book: ” Project Management Communication Tools“, that is the authoritative reference on one of the most important aspects of managing projects–project communications. You can buy his book on Amazon.

We decided to interview him about his wonderful work.

Mirla Ferreira: Hi Bill, I see in your new book, that you have mapped social media tools to project communication tools. What a great concept. Why, did you do that? What motivates you to connect those two worlds?

Bill Dow: Thanks Mirla, yes, I thought it was important to get the word out on social media from a project management communications perspective. So many times, project managers are rushing to use social media, my chapter walks project managers who the process.

Mirla Ferreira: How do you do that? How do you walk project managers though using social media on their projects?

Bill Dow: It is really easy, actually, I get the project manager thinking about why they are communicating the project information. For example, I have a chart where I map, communication tools to the 5 communication purpose for communication. They are Inform, Persuade, Motivate, Interact and Inspire. When project managers see that mapping table from social media tools, communication tools, and the purposes of communicating it ties it all together.

Mirla Ferreira: I also see a topic on Project Management BI in your new book? What is that?

Bill Dow: Great question, Project BI is a process of combining various project data sources into a single dashboard or report. The goals of the Project Management BI process is to allow executives, customers, team members to quickly interpret, understand, and act on this project information to improve the project’s chance of success. I have included a 8 step process for project managers to follow to compile their project information into dashboard reports.

Mirla Ferreira: Thanks Bill, I’m very grateful for your time “.

Share your experience/doubts about Project Management Communications Tools

Implementing A PMO Is Often Facing Challenges. Expert Interview With Bill Dow

Bill Dow

BILL DOW is a result-oriented, industry recognized, passionate professional who has a strong background in PMO management, development methodologies, and tactical project execution.

Why you should listen to him:

Bill has successfully built several PMO’s, as well as having ran large industry impacting projects. His IT industry background spans government, health care, real estate, software, and wireless. He has strong organizational and planning skills, and focus on building customer partnerships. He has a proven track record on being able to drive strategy, vision, and be forward looking. He is also focused on staying on top of the latest project management industry trends. Through the books that he has published, he has created PMO and Project Communication tools that are used in companies all around the world.

He is the co-author of the Project Management Communication Bible. This is an 801 page reference manual, published in 2008 for Wiley publishing. It can be found on Amazon.com and consistently in the Top 100 for Project Management books.

The second book he wrote is called “The Tactical Guide for Building a PMO” . The book takes his personal experience in building and implementing PMO’s over a 10 year period and puts it into a format that is easy to read and use for any PMO Manager. This book can also be found on Amazon.com.

His third book “Project Management Communications Tools” will be release in the June 2015 timeframe. More information on this book can be found on his www.dowpublishingllc.com website in the coming weeks.

Bill is, also a part time Adjunct Professor at Bellevue College where he teaches several project management classes in the certification program. “I have a deep passion and enthusiasm for teaching and mentoring, so my work at Bellevue College is one of my great accomplishments.” – he says.

Interview:

Mirla Ferreira: Hi Bill, as an author of “The Tactical Guide for Building a PMO” book, What do you think is the highlighter obstacle to implement a PMO that really works?

Bill Dow: I think that PMO Managers throw away process to quickly. Process is a good thing, too much process is not good, but too little doesn’t work either. There is something to be said for all project managers to be managing their projects in a repeatable and consistent manner. So many PMO managers are quick to throw out process because of the growing pressures to be agile, and I would say those folks have the biggest obstacles to be successful.

Mirla Ferreira: In your opinion, what are the best benefits of PMO as a service? In what circumstances should a company choose a PMO as a service approach?

Bill Dow: PMO as a service is a brand new concept that is just starting to take off. I would say that we are far too early to have this model working consistently across companies. Companies are so different and I think this concept of PMO as a Service has a long way to go before it is proven and we see consistent results. If companies are going to go with this concept, then they would be one that are much smaller and want to have outside experts driving their end to end efforts. Still too early frankly and not yet proven.

Mirla Ferreira: For you, what is the biggest challenge that professionals have when leading an effective, value driven PMO?

Bill Dow: The challenge is around executive support. I see PMO’s fail all the time and even document it in my book with a term called the “PMO Cycle”. Basically, it states very simply, when you lose your executive support, you lose your PMO. I have seen it happen many times myself and to my PMO Manager peers. It is a way of life of this profession and something that we to live with. So, go out there and secure the support from multiple executive for the best chance of your PMO succeeding into the future.

Mirla Ferreira: Thanks Bill, it was a pleasure talking to you today”.

Share your experience implementing a PMO!

Desenvolvimento Sustentável e o Gestor do Projeto

Desenvolvimento Sustentável e o Gestor do Projeto

Sustentabilidade é um conceito interessante. Tem sido utilizado no sentido do ambiente do nosso planeta, mas no dia 20 de Março de 1987, A Comissão de Berundtland das Nações Unidas utilizou um conceito diferente de sustentabilidade como parte do conceito de desenvolvimento sustentável “o desenvolvimento que procura satisfazer as necessidades da geração atual, sem comprometer a capacidade das gerações futuras de satisfazerem as suas próprias necessidades”

É engraçado ver como ainda precisamos de um conceito para nos lembrar como podemos ser melhores pessoas, para conseguirmos uma melhor sociedade.  ” Senso comum não é ação comum”, diz Shawn Achor.

As pessoas envolvidas em projetos devem pensar de uma forma responsável, tomando decisões que beneficiem não só a empresa mas também a sociedade e o meio ambiente. Como profissionais da gestão de projetos temos de manter o equilíbrio dos três pilares da sustentabilidade: Económico, Social e Ambiental nos projetos.

Neste ponto e com esta responsabilidade nos vêm a mente muitas perguntas: Como podemos integrar as boas práticas da Gestão de Projetos, a Responsabilidade Social, Energia, Ambiente, Qualidade, Partes Interessadas, Finanças, Aquisições, etc?. Parece confuso. É muita informação e no final de contas não é fácil de implementar. Afortunadamente temos a disposição um framework que integra todos estes conceitos, é um framework que nos guia no sentido de integrar a sustentabilidade nos projetos.

Como diz Joel Carboni “A Sustentabilidade começa com a Gestão de Projetos!”

The GPM® Reference Guide to Sustainability in Project Management.

“Com mais de 65 anos de experiência combinada em gestão de projetos, os autores Joel Carboni, Monica Gonzalez, e Jeff Hodgkinson criaram um guia de referência para a gestão de projetos com as melhores práticas para a integração da sustentabilidade com base na metodologia PRiSM.

A crença de que a Gestão de Projetos pode dirigir – na prática, e não apenas em teoria – um planeta e uma economia sustentável, este manual de 157 páginas, aborda os principais aspectos da sustentabilidade relacionando padrões internacionais, a nova ISO 21500 Orientação sobre Gestão de Projetos, bem como a forma de construir um plano de gestão da sustentabilidade utilizando o Método GPM® P5 ™ “

Ainda não está disponível uma versão em português, mas pode dar uma olhada sobre este ebook em:  http://www.greenprojectmanagement.org/the-p5-standard

E você? Integra a sustentabilidade nos seus projetos?

Estivemos de visita na ECFI em Munique

European Conference on the Future of Internet -ECFI

No passado 17 e 18 de Setembro 2014, estivemos de visita na 2da Conferencia Europeia sobre a Internet do Futuro (European Conference on the Future of Internet -ECFI). O evento realizou-se em no Centro de Investigação da TUM – Universidade Técnica de Munique, em Garching. No segundo dia houve também um TechnoBruch na BMW, onde foi discutido como a Internet do Futuro vai revolucionar o setor industrial e, particularmente, a indústria automóvel.

O objetivo principal do evento foi dar a conhecer os avances que tem sido feitos através do programa FIWARE e o lançamento do programa FIWARE Accelerator Program. Este programa visa, a partir de setembro, distribuir 80 milhões de euros em financiamento directo através de concursos públicos, direccionados para pequenas e médias empresas que constroem produtos inovadores, soluções e aplicações baseadas na tecnologia FIWARE, a plataforma aberta criada na Europa para a Internet do Futuro.

Os 16 Accelerators estão distribuídos em diferentes áreas de ação como: eSaúde, Cidades Inteligentes, Multimédia, Manufatura Inteligente, Mobile, Agricultura Inteligente, Energia Inteligente, Indústrias Criativas, Interação Social, Logística da Cadeia Alimentar, Media e Conteúdos e, Aprendizagem e Formação.

Conheça mais sobre a #ECFI2 em: http://www.ecfi.eu/munich2014/

Mudamos o Escritório Para o Algarve Durante Dois Dias

Mudamos o Escritório Para o Algarve Durante Dois Dias

O Algarve é uma região do sul de Portugal, com 5 412 km². Perfeita para o verão, com muitas praias, lindas paisagens, e boa comida.

Com a finalidade de testar o nosso serviço de forma totalmente remota, decidimos criar um mini-projeto e mudar o nosso escritório para o Algarve durante dois dias. A experiencia não deixa de ser interessante, cheia de coisas boas e outras menos boas, que nos trazem muita aprendizagem e ideias para melhoria. O elemento de sucesso é sempre o mesmo, o cliente.

O desafio não é só dar suporte de forma remota, porque isso já acontece hoje em dia, o desafio é testar a nossa capacidade de mobilidade e avançar como programado nos projetos ativos que atualmente tem a empresa.

Quais são as nossas lições aprendidas? Muitas, deixamos aqui as mais importantes, para que possam servir de experiencia para outras iniciativas:

Toda a equipa deve definir as expectativas.
Todos os elementos da equipa devem definir as expectativas, mas para isso seguimos os seguintes passos:
a) Toda a equipa deve participar na experiência.
b) Confirmámos primeiro que todos sabem o verdadeiro objetivo da transferência de escritório.
c) Definimos uma expectativa geral como equipa.
d) Cada pessoa da equipa definiu as suas expectativas

Ligação a internet rápida e disponível.
Escolhemos uma ligação a internet, com todas as caracteristicas necessárias. Infelizmente, não tivemos muito sucesso. A ligação à internet que tínhamos não permitiu o suporte adequado. Em alguns projetos, certas reuniões tiveram que ficar como mensagens no Skype.

Seleccione as ferramentas mais eficientes.
Estamos habituados a trabalhar de forma remota, pelo que não tivemos de seleccionar nenhuma ferramenta nova. Skype, google docs, e a nossa aplicação de gestão de projetos PMISapp foram as mais utilizadas.

Mantenha o mesmo horário de trabalho.
O horário foi fácil de manter, pois a mudança ao Algarve não nos trouxe transtornos de horário. Os nossos clientes estrangeiros estão habituados ao nosso horário. Não tivemos problemas neste sentido, no entanto, é um ponto a considerar caso a experiência se repita no estrangeiro.

Viaje sem perturbar o horário de trabalho.
Nós escolhemos sair no dia anterior, e chegámos ao Algarve bastante tarde. O importante era estar antes do inicio do novo dia de trabalho. A equipa estava cansada, mas entusiasmada com a experiência. O ideal é viajar durante o fim de semana, e fazer a experiência a partir de uma segunda-feira. Tem de ter em conta a duração das viagens, e o transporte disponível.

A paciência é uma virtude a desenvolver.
O ambiente de trabalho não é feito só de tecnología, sempre temos material impresso importante no dia a dia. Faltaram alguns documentos, apontamentos esquecidos e ainda alguns post-its de trabalho. A única coisa a fazer é desenvolver a paciência, apontar os esquecimentos, guardar em formato digital algumas coisas, e seguir em frente.

Uma atividade de team-building
Esta é uma magnifica atividade de team-building. Os beneficios são muitos: melhora a comunicação, aumenta a motivação, permite-nos conhecermo-nos melhor uns aos outros, partilharmos estratégias, tudo isto num ambiente descontraído, diferente, enquanto realizamos o nosso trabalho.

Liberdade para criticar o projeto.
Tem de existir liberdade para criticar o projeto, caso contrario não se obtém a aprendizagem desejada. Durante estes dias a equipa conseguiu criticar de forma construtiva o projeto, melhorando assim a fluência do mesmo.

Foi uma experiência extremamente satisfatória… Quem sabe o destino … mas para o ano esperemos repetir!