(Illustration credit: Jessica Triana) Seleccionar e iniciar projetos é a maneira como se transforma a estratégia em ação.
Muito se fala sobre a avaliação e selecção de projetos e a importância de seleccionar projetos que estejam de acordo com a estratégia empresarial. No entanto, não é suficiente fazer uma selecção adequada, temos de garantir que o projeto tenha êxito, é aí onde reside a importância do Escritório de Projetos (PMO).
O foco do PMO é coordenar todos os programas e projetos da organização e ser o centro de excelência que suporta os gestores de projetos na implementação das funções necessárias para concluir o projeto com êxito.
Quando analisamos em detalhe o ambiente organizacional, reparamos que, a maioria das acções que executamos no dia-a-dia pertencem a algum projeto. Desde abrir uma nova filial, contratar um funcionário, adquirir um equipamento, elaborar uma proposta, quase todas as funções precisam de ser planeadas, executadas, monitorizadas e controladas. O outro tipo de acções que executamos no dia-a-dia, pertencem à área operativa, e isso requer, certamente, conhecimentos de gestão de operações.
Benefícios do PMO
Gestão da Empresa
Participar na iniciação de projetos.
Disponibilizar fundos para projectos.
Maximizar a utilização de recursos.
Aumentar e fortalecer a capacidade de governação da empresa.
Aumentar a eficiência.
Optimizar recursos financeiros.
Aumentar a satisfação do cliente através de obtenção de resultados.
Gestão de Portfolio
Optimizar a gestão de portfólio.
Coerência na prática da gestão de portfólio.
Alinhar os projetos a estratégia empresarial,
Gestão de Programas e Projetos
Suporte ao Gestor de Projetos.
Criação e recolha de métricas.
Suporte na gestão de riscos.
Relatório de desempenho.
Formação em Gestão Projetos, e competências essenciais.
“Uma vez que a necessidade de ter um PMO se torna evidente, a tarefa mais difícil de fazer é superar as barreiras relacionadas com a sua implementação.”
Conte-nos sobre as estratégias de implementação do Escritório de Projetos (PMO) na sua empresa..
Com background nas artes cênicas, cinema e televisão é uma das pioneiras da economia criativa no Brasil. Seu trabalho atual é realizar palestras,oficinas e consultorias, em países de quatro continentes, sobre como aplicar em desenvolvimento local, nacional e empresarial a sistematização que desenvolveu numa rara combinação de economia criativa, sustentabilidade e processos colaborativos em rede . Sua atuação transdisciplinar, depois de iniciada no setor cultural, se expande na ação com empresas, terceiro setor, governos e instituições de fomento, organismos multilaterais e redes colaborativas. É proprietária da Enthusiasmo Cultural e criadora do movimento Crie Futuros.
Uma das fundadoras do Núcleo de Estudos do Futuro da PUC, parte do Millenium Project das Nações Unidas. Membro do Conselho do Instituto Nacional de Moda e Design/ Calendário Oficial da Moda Brasileira. Assessora Sénior da Special Unit On South-South Cooperation , ONU, 2005/2011.
Publicações: Desejável Mundo Novo (2012); capítulo em Economia Criativa – um conjunto de visões ( 2012) ; capítulo em Sustentar a Vida (2011); coordenadora e coautora de Economia Criativa e Desenvolvimento Local (2010); prefácio de Creative Monetary Evaluation (2009); Introdução ao Compêndio de Indicadores de Sustentabilidade de Nações (2008); uma das organizadoras dos quatro volumes de Economia Criativa, publicados pelo IN- MOD/São Paulo Fashion Week (2007-2010)além de artigos em publicações de cultura, sustentabilidade e desenvolvimento em âmbito iberoamericano.
Entrevista:
Mirla Ferreira: Lala, o seu trabalho mostra porque a Economia Criativa é estratégica no século XXI, nos mostra as oportunidades que oferece, assim como, as condições necessárias para seu florescimento. Pode-nos explicar em que consiste essa Economia Criativa? Lala Deheinzelin: Economia criativa é um termo bastante novo, e que na verdade não é nada que foi criado recentemente, más é a junção de tudo o que existe como atividade económica e que trabalha com criatividade e cultura como matéria-prima. Todas essas actividades têm coisas em comum, precisam de um ambiente semelhante, e precisam do mesmo tipo de estímulo para formulação de políticas, então a ideia de economia criativa é agrupar tudo isso como um setor para poder formular políticas para isso.
Com a perspectiva de sustentabilidade percebemos a economia criativa, não como sendo uma das estratégias do século XXI senão “a grande estratégia”. Estamos a falar de um recurso que é a criatividade e a cultura, que é absolutamente abundante nos países e é um recurso mágico… mágico porque?… Porque quanto mais usa, mais tem. E o que tem de genial é que é uma atividade económica que não se desenrola unicamente na dimensão económica, ela tem contacto com as outras três dimensões que fazem parte da nossa vida, a simbólica, a social, e a ambiental, quando você trabalha com isso, você consegue transformar isso tudo … por isso é que ela é tão poderosa, porque na verdade, você consegue através de algo que as pessoas fazem, mudar todo o entorno.
Economia Criativa é uma economia baseada em recursos intangíveis, que, além de cultura, conhecimento e criatividade, engloba os ativos intangíveis, a experiência, a diversidade cultural. Tudo aquilo que qualifica e diferencia pessoas, empreendimentos, comunidades, projetos.
Mirla Ferreira: Sabemos que é por meio do trabalho que a pessoa alcança o progresso pelo qual anela, desde o bem-estar material até ao desenvolvimento da inteligência. Neste momento de crise, onde o desemprego se alastra como uma doença perigosa da sociedade, criando miséria. Qual seria a postura mais saudável, dentro do conceito de economia criativa sustentável, que poderiam adoptar os empresários para criar um futuro promissor?
Lala Deheinzelin: Temos recursos naturais, culturais e humanos incomparáveis.. as nossas lideranças não têm consciência ainda do valor que isso tem…
Nós somos, porém não estamos ricos … Existe aí uma diferença muito grande entre o ser e o estar. “Porque nós não estamos ricos?” … Porque a gente não da valor e não investe naquilo que nos é mais precioso. Vivemos a passagem de séculos em que sociedade, economia e política, se organizam em torno dos recursos materiais, como terra, ouro ou petróleo, que por serem tangíveis se consomem com o uso e são finitos. E essa finitude cria uma economia da escassez baseada em modelos de competição. Porém, os recursos intangíveis como cultura, conhecimento, experiência são infinitos, renováveis, e podem apresentar uma economia de abundância, baseada em modelos de colaboração.
Hoje em dia tudo o que intangível vale mais do que é tangível, por exemplo, a marca da Coca-Cola vale mais do que a Coca-Cola, vivemos num momento em que os produtos e serviços se assemelham .. o que é que te distingue?.. é a tua cultura, inclusive como empresa. Não existe mais, numa visão de futuro, uma sobrevivência empresarial sem valores no sentido mais amplo, o seu valor económico vai diminuir se os seus valores éticos não crescerem, e isso está cada vez mais claro.
Mirla Ferreira: E a postura indivíduo? aquele que se encontra à procura de trabalho e que simplesmente não encontra uma oportunidade, perdendo a sua auto-estima dia após dia.
Lala Deheinzelin: A economia criativa depende de duas questões chaves para poder se desenvolver: a primeira é a auto-estima, sem a auto-estima não consegue reconhecer que aquilo que faz tem valor. Aumentar a auto-estima é fundamental.. A outra coisa que é chave é a questão da confiança, e a confiança não existe se não existe auto-estima, porque se você não acredita em você .. você não acredita no outro.. e sem estas duas coisas você também não consegue a ética… e a ética é fundamental, já vimos que o seu valor económico vai diminuir se os seus valores éticos não crescerem.
Mirla Ferreira: Eu acredito no futuro promissor do mundo empresarial. Vem-me a memória uma frase de Thomas Carlyle, “De nada serve ao homem queixar-se dos tempos em que vive. A única coisa boa que pode fazer é tentar melhorá-los”. Como é para Lala Deheinzelin o futuro empresarial?
Lala Deheinzelin: A Economia Criativa pode ser uma chave para a sustentabilidade e para um futuro promissor no mundo empresarial, um lugar onde possamos trabalhar com bem-estar. Neste tipo de economia a gente percebe que existem 4 pilares, que são infinitos.
O primeiro desses pilares é o dos intangíveis, infinito, são infinitos porque não se consomem mas se multiplicam com o uso. O segundo dos pilares, que é outro infinito, é das novas tecnologias, porque você tem um mundo real e muitos mundos virtuais, e a través da tecnologia você potencializa e tem como trabalhar esses intangíveis, Quando se junta esse pilar dos intangíveis com o pilar das novas tecnologias, você gera um terceiro pilar que também é infinito, e que é o mais fascinante de todos, que é o do colaborativo. Existe todo um universo, existe uma nova tendência de economia colaborativa que é fantástica, que são todas as maneiras de trabalhar junto.. a gente olha e fala….. ah ah tudo bacana …seriamos felizes. Qual é o grande problema? .. É que tudo isso está invisível, porque as nossas réguas, todo o jeito que tem de medir, de dar valor, de comparar, de ver evidencias, são feitas para o financeiro, quantitativo e numérico. Então esses três infinitos estão como se fossem invisíveis. A questão toda é .. como é que a gente desenvolve outras métricas, outras moedas, outros indicadores? este é o 4 pilar, é uma visão multidimensional de riqueza, novas moedas e indicadores. É o desafio para o qual trabalho constantemente…
Lala Deheinzelin no TEDxPorto – Criar Estilos De Vida Sustentáveis
“De nada serve ao homem queixar-se dos tempos em que vive. A única coisa boa que pode fazer é tentar melhorá-los.” – Thomas Carlyle
Estamos no meio de um processo de transformação no mundo empresarial. É frequente observar, cada vez mais, que a motivação das pessoas dentro da organização passa por estímulos dedicados ao trabalho em equipa, bom relacionamento entre funcionários, uma liderança que respeite os valores pessoais, uma boa resolução de conflitos, em suma, passa pela ética profissional.
Se a sua empresa tem falta de integração de colaboradores, baixa produtividade, insatisfação de clientes, vícios corporativos, falta de comunicação, alta rotação de pessoal, insatisfação nos funcionários, é chegado o momento de avaliar e procurar integrar na gestão estratégica da empresa, não só o factor económico, senão o factor ambiental, social e ético.
Viktor Frankl, sobrevivente dos campos de concentração da Segunda Guerra Mundial, muito conhecido pela sua célebre frase: “Pode-se tirar tudo de um homem excepto uma coisa: a última das liberdades humanas – escolher a própria atitude em qualquer circunstância, escolher o próprio caminho”, é psiquiatra fundador da logoterapia. Com a finalidade de medir os objetivos futuros, realizou um estudo com 7.948 alunos de 48 faculdades da Universidade John Hopkins e chegou aos seguintes resultados: 16% declararam que seu objetivo principal era ganhar muito dinheiro, 78% declararam encontrar um objetivo e um sentido para a vida. A pesquisa é citada por Viktor Frankl, numa conferência em Toronto em 1972. Não, não é uma pesquisa nova, existem outras, mas esta mostra que desde 1972 a maioria das pessoas quer para o seu futuro “um sentido para a vida”. Este sentido não passa só pela família e pela sociedade onde estamos inseridos, senão também pela empresa onde trabalhamos.
Sinais de Alerta
Existem sinais por todo lado, como indicadores do mau estado das empresas, da procura da mudança, do descontentamento de colaboradores, clientes e fornecedores com a falta de valores que ainda existe em muitas empresas.
» Desemprego é um dos sinais mais fortes da transformação do mundo empresarial.
» Problemas frequentes no trabalho, falta de produtividade, e stress que prejudica a saúde.
» Problemas frequentes com colegas de trabalho,
» Empresas tradicionais, não permitem ao colaborar auto realizar-se, pelo que cada dia existem mais pessoas a procurar fazer alguma coisa diferente.
» Existe uma forte crença de que existem coisas mais importantes para fazer do que ter um emprego que não nos preenche.
Sinais de Mudança
O mundo mudou, as nossas carreiras também estão a mudar. Existe, mundo fora, empresas onde além de dar cumprimento às necessidades básicas de seus funcionários em termos de vencimento e segurança, permitem que as pessoas que lá trabalham possam auto-realizarse.
» No início da década de 90, redes académicas foram formadas: a Society for Business Ethics nos EUA, e a EBEN European Business Ethics Network na Europa, criando-se revistas especializadas como a aBusiness Ethics Quarterly (1991) e a Business Ethics: a European Review (1992).
» Nesta mesma ocasião foi criada a ISBEE – International Society for Business, Economics, and Ethics. O Prof. Georges Enderle, então na Universidade de St.Gallen, na Suíça, iniciou a elaboração da primeira pesquisa em âmbito global, apresentada no 1º Congresso Mundial da ISBEE, no Japão, em 1996. Foi ressaltada a existência de três modos inter-relacionados de abordagem da ética no âmbito das empresas: falar sobre ética, pensar sobre ética e atuar eticamente.
» A Ética começa a formar parte da gestão estratégica empresarial. É um elemento que vai determinar a sobrevivência da empresa.
» A sustentabilidade vai deixar de ser uma opção, para ser o modo normal de operar das empresas.
» Os colaboradores passam a ser a parte central da empresa,
» Os vícios corporativos começam a ser transformados em bons hábitos.
» Felicidade no trabalho é já um valor a ter em conta no campo profissional.
» As empresas estão a valorizar o ser humano, criando metas em conjunto, não só a nível da carreira profissional senão a nível de comportamentos esperados dentro da organização.
» A procura de emprego, começa a basear-se em empresas que partilhem o mesmo conjunto de valores.
» Existe um alto investimento, por partes das empresas, em melhorar competências como: liderança, desenvolvimento pessoal, comunicação, motivação, resolução de problemas e coaching.
» Gestão estratégica, gestão de projetos, gestão da mudança, gestão de recursos humanos, gestão da produção e, em geral, qualquer área de gestão inclui orientações de ética a serem consideradas boas práticas empresariais.
» As empresas já começaram a contratar não só pelas competências técnicas, senão também pelas competências comportamentais.
O Futuro
Responsabilidades sociais, motivação, comunicação, liderança, trabalho em equipe, são alguns elementos que estão fortemente ligados com a ética. O resultado das empresas onde integram a ética em todos os níveis de funcionamento, produzem não só colaboradores mais contentes, com mais produtividade, senão clientes mais satisfeitos e felizes.
O líder joga um papel fundamental, deve ser capaz de transmitir confiança a todas as partes envolvidas. Uma boa empresa já não é aquela que apresenta lucro, mas a que também oferece um ambiente gratificante, é socialmente responsável, existe respeito, e onde as pessoas podem desenvolver conhecimentos, virtudes, e sentir-se bem com aquilo que fazem.
Fica aqui o convite ….. “Faça da felicidade um hábito!”
E você?, esta também a participar de uma forma positiva desta transformação do mundo empresarial?
Conte-nos a sua história!
Interessado em obter a Certificação PMP®? … Mas .. Por onde começar? …
Esta é a questão que surge no inicio. É nesse momento que pedimos ajuda a alguém que nos possa orientar: O que queremos saber? …. Como estudou? Onde fez o curso de preparação?Por onde estudou? Fez simulações? Quantas simulações fez? Quanto tempo é necessário para aprender todos os assuntos? …. E muitas outras….
Passar no exame do PMP® é um desafio e requer alguns sacrifícios da nossa parte, pelo que o objetivo deverá ser passar no exame à PRIMEIRA TENTATIVA.
Vamos então aprender, o que FUNCIONA e o que NÃO FUNCIONA em termos de preparação para o exame, vamos começar pelo que NÃO FUNCIONA:
O que NÃO FUNCIONA:
Estudar só pelo PMBOK®. O PMBOK® – Project Management Body of Knowledge – é o Guia oficial do PMI®, no entanto, é teórico, não inclui exercícios, não inclui exemplos de situações práticas e não inclui todos os conceitos que aparecem no exame. Estudar por vários livros ao mesmo tempo, fazer downloads da internet de material disponível. Existem muitos livros disponíveis e também existe na Internet muito material. No entanto, cada livro tem a sua própria abordagem e vai ficar confundido se começar a ler tudo o que encontra por aí. Por outro lado, existe muito material na internet obsoleto, que corresponde a versões desatualizadas do PMBOK. Se estudar por vários livros e por material que encontra na Internet só vai ficar atrapalhado, confuso, pouco esclarecido e não vai conseguir passar no exame. NÃO PERCA O FOCO. Estudar num idioma e fazer o exame em outro idioma. Se você estudar num idioma e fizer o exame noutro idioma vai desconhecer os termos que aparecem no exame, vai ficar confundido, vai perder tempo e vai começar a ficar nervoso. Pensar em termos de projetos pequenos. As perguntas do exame estão desenhadas para comprovar a sua experiencia como gestor de projetos, mas de grandes projetos. Projetos com pelo menos 200 ou 300 pessoas, pelo que pensar em projetos pequenos pode levar a que selecione a resposta errada. Decorar TODAS as ITTO (Inputs, Tools & Techniques, Outputs). Não vale a pena decorar TODAS as ITTO’s, deve pelo contrário compreender os processos a sua sequência e as ITTO’s mais relevantes de cada processo. Achar que tem muita experiência como Gestor de Projetos e que isso é suficiente para passar no exame. Muitas pessoas falham por desconhecer os termos do PMI®. Pode ter muita experiencia como Gestor de Projetos mas precisa saber os termos que o PMI® requer que se saibam para passar no exame.
O que FUNCIONA:
Participe numa formação de Preparação para o Exame PMP®. As formações de preparação para o exame PMP®, oferecem uma excelente orientação em termos de dicas, vocabulário, conceitos e exercícios práticos que o ajudam a ter uma preparação mais eficiente para a obtenção do certificado, ao mesmo tempo que lhe garantem as 35 horas de formação em gestão de projetos, exigidas pelo PMI®. Selecione um livro e uma aplicação de simulação de exame. Deverá selecionar um livro e uma aplicação de simulação de exame. Enquanto o livro será a sua base de estudo, a simulação de exames será fundamental para ir treinando o tipo de questões, as respostas e ir-se familiarizando com a forma como são apresentadas as questões. Escolha o material de apoio no idioma em que vai fazer o exame. Estude na mesma base em que irá fazer o exame, é muito mais eficaz pois e familiariza-o com os termos apresentados nas perguntas. Planeie o seu estudo. Se fizer um cálculo, ao todo são 12 tópicos para estudar. Se estudar um por semana, precisa de pelo menos 3 meses.
Poderá questionar-se: “Tenho que estudar para o exame? Só com a formação não é suficiente para passar?”… Não, não é suficiente.. tem mesmo que estudar ..
“mas TRÊS meses? Tanto TEMPO?” .. sim … esse tempo todo… e porquê? Simplesmente porque é muita INFORMAÇÃO, é mesmo muita informação. Conceitos, fórmulas, exercícios, deve pelo menos estudar três vezes o livro que escolheu para estudar. ATENÇÃO, não é só LER é ESTUDAR, repetir a informação pelo menos três vezes faz com que a compreenda e não a esqueça. CRIE uma ROTINA de estudo, onde se comprometa consigo mesmo a estudar para apresentar o exame. Seja DISCIPLINADO, cumpra a sua rotina com assiduidade e pontualidade e execute-a durante os 3 meses. Faça simulações curtas de questões relacionadas com as varias áreas de conhecimento. As simulações o irão ajudar a preparar-se para o exame, assim como, a identificar possíveis áreas de conhecimento que necessitam de mais estudo. As simulações ajudam a compreender, aprender e decorar termos necessários para passar o exame. Faça pelo menos duas simulações de 4 horas na semana antes de ir fazer o exame. Isto ajuda a treinar a resistencia, e saber se vai ficar muito cansado depois de estar 4 horas a responder a perguntas. Também o ajudam a detetar se ainda tem algum ponto fraco relacionado com alguma área de conhecimento. Tome um dia de folga antes de apresentar o exame.
No dia do exame:
Chegue ao local antes do horário marcado para reduzir o stress.
Esteja calmo e confiante, o equilíbrio é importante. Se está bem preparado não tem nada com que se preocupar.
Nos primeiros minutos é aconselhável escrever as fórmulas, conceitos ou qualquer termo que considere mais difícil. Desta forma, essa informação fica disponível para ser consultada durante o exame e evita o esquecimento por cansaço.
Não fique aflito se aparecerem termos que você desconhece. Lembre-se que existem 25 questões que não são consideradas para a nota final, e essa pode ser uma delas.
Marque só a sua resposta depois de ter lido TODAS as respostas apresentadas.
Responda às questões do ponto de vista do PMI não do seu.
Esqueça que vai ter 100% das respostas corretas.
Faça um intervalo, se assim o desejar, pois voltará com mais energia para a segunda parte do exame, mas lembre-se …… o tempo corre na mesma.
É agradável no fim do exame ler, no ecrã do computador: CONGRATULATIONS! e sair de lá com o seu certificado.
.(Illustration credit: Jessica Triana) A única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender mais depressa do que os seus concorrentes. – Arie de Geus -
Se a única vantagem competitiva sustentável é a capacidade de aprender, então como pode uma empresa acelerar esse processo de aprendizagem? Será que as empresas têm capacidade para aprender? Será que o êxito de uma empresa advém da sua capacidade de aprender?
Comecemos pelo princípio. O que são Bases de Conhecimento?
Uma base de conhecimento é uma base de dados que tem como finalidade gerir conhecimento. É um acumulado de informação sobre um determinado assunto. Uma base de conhecimento é um meio onde a informação pode ser recolhida, organizada, partilhada, aprendida e utilizada.
Todas as empresas, grandes ou pequenas, possuem informação, no entanto na maioria dos casos não gerem esta informação. Alguns dos problemas mais comuns que encontramos nas empresas são:
Falta de documentação, ou documentação pobre, sobre informação relevante dos projetos realizados;
Informação difícil de encontrar;
Diferenças substanciais entre o mesmo tipo de documento;
Diferentes tipos de conteúdo relacionados como o mesmo tópico estão localizados separadamente;
Novos projetos, como o mesmos erros de projetos passados.
É fácil entender que uma base de conhecimento não só resolve os problemas descritos, como também ajuda a atingir objetivos corporativos, nomeadamente:
Poupa tempo. Ao estar a informação organizada, não só é fácil de encontrar mas também fácil de distribuir para clientes, fornecedores e colaboradores internos, facilitando os canais de comunicação com informação fiável.
Poupa dinheiro. Sabe quantas horas são desperdiçadas na sua empresa ao tentar encontrar informação sobre um determinado assunto?. Quantos emails são enviados? Quantos telefonemas são feitos?. Além dos custos, nesse espaço de tempo os seus colaboradores deixaram de produzir, de aprender. Sabe como isto é prejudicial em termos de ambiente de trabalho?. Definitivamente com uma base de conhecimento a empresa poupa uma substancial quantia de dinheiro.
Aumenta a eficiência. Com uma base de conhecimento os colaboradores podem encontrar facilmente os documentos relacionados com um determinado assunto, aumenta a produtividade, facilita a partilha, evita a duplicação de trabalho, ajuda a aprender com os erros, promove a utilização de boas práticas, permite que o conhecimento fique na empresa assim o colaborador mude de emprego, em poucas palavras permite à empresa criar uma base sólida para o crescimento.
Cria uma imagem positiva da sua empresa perante os seus clientes. Com uma base de conhecimento os clientes não precisam de ficar à espera por informação solicitada. Uma base de conhecimento é uma ferramenta que o vai ajudar a fidelizar e manter relações satisfatórias de longo prazo com os seus clientes.
Já imaginou trabalhar numa empresa onde pode ir buscar informação sobre projetos passados, o que fizemos bem, o que fizemos menos bem e informação sobre como podíamos ter feito melhor?. Já imaginou a curva de aprendizagem dos seus colaboradores? Já imaginou o impacte que isto significa para a imagem que a empresa tem perante os clientes?
Com a utilização e o tempo, o valor de uma base de conhecimento aumenta, preparando uma base sólida para o crescimento. É uma responsabilidade organizacional contribuir para a melhoria continua.
(Illustration credit: Jessica Triana)
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